Para mí la mejor aplicación de gestión de tareas es... La opinión de los editores de Xataka

La organización del tiempo ha sido siempre uno de los grandes retos a la hora de trabajar, y de ahí que actualmente existan una gran variedad de aplicaciones que nos prometen ayudarnos a gestionar nuestras tareas. ¿Pero cuál de ellas es la mejor? Como esta siempre es una respuesta subjetiva, le hemos preguntado a los editores de nuestro equipo por su opinión.

En las siguientes líneas vas a ver qué aplicaciones de gestión de tareas utilizan los editores de Xataka y otros medios de Weblogs SL. Hemos intentado buscar todo tipo de perfiles, desde algunos responsables editoriales hasta editores de algunos blogs que no están tan centrados en la tecnología, y verás que los editores utilizamos desde algunas aplicaciones específicas para estas gestiones hasta otras muchísimo más genéricas.

Alberto Carlos Diéguez

Editor de Espinof

"No nos engañemos. La organización personal es un auténtico tostonazo. Y, quitando la agenda/calendario para eventos, la mayor parte de aplicaciones y programas pensados para organizarnos mejor no superan en efectividad/usabilidad a una pila de post-its pegados en el frigorífico o el monitor del ordenador (de hecho tengo un semanario en papel)."

"Después de intentarlo con muchas (Asana y Trello funciona bien, pero para el trabajo individual dan mucha pereza), he llegado a la conclusión de que el Microsoft To-Do es la mejor alternativa para alguien tan perezoso como yo. To-Do es bastante sencilla: pones ítems, las programas o no y las tienes a mano en el menú de Windows. Además, teniendo en cuenta que hay app para Android, las tareas se sincronizan y te olvidas."

"Una de las cosas que me gustan de la aplicación es la sección de "Mi día", pensada para ser rellenada nada más ponerte a trabajar con lo que quieres completar hoy. Eso sí, aviso que las tareas previamente programadas no se meten automáticamente en el "Mi día" correspondiente, característica que echo de menos. Una aplicación que no es el súmmum de la productividad pero que para lo cotidiano sirve de maravilla."

Anna Martí

Editora de Xataka

"Cuando centras tu trabajo en la red, por necesidad o por comodidad, al final estás cómoda con servicios multiplataforma y que tengas disponibles con cualquier dispositivo y en cualquier sistema. Esto, junto al hecho de que mi tipo de tareas no implica una organización avanzada (más allá de crearlas y como mucho algunas anotaciones o avisos), hicieron que tras los años y mucho intento frustrado de encontrar mi app ideal de gestión de tareas ésta fuese... El calendario que viene por defecto en los móviles."

"Hace unos años hubo cierto boom con el "GTD" y empezaron a salir apps y servicios como hongos, y durante ese momento estuve probando Wunderlist y Evernote. Al final vi que me daba más trabajo usar apps de terceros que quedarme con el calendario que me viniese en el móvil, basando toda mi organización en Google Calendar, y de este modo tengo siempre a mi disposición y a tiro de clic mi agenda, y en ocasiones ni siquiera he de introducir yo la tarea (por ejemplo, tengo automatizado que todo lo referente a reservas de viajes me aparezca en el calendario). Fácil, multiplataforma y gratis."

Aurelio Jiménez

Editor de El Blog Salmón

"Para ser sincero, lo tendría jodido si tuviese que trabajar sin Trello. Todos mis trabajos con clientes están allí, ordenados con paneles, columnas y tarjetas."

"Para proyectos colaborativos también es una pasada porque puedo configurarlo como me de la gana (etiquetas, miembros, menciones directas…) y tener toda la información estructurada y a un solo golpe visual de distancia."

"Supongo que para algunos profesionales no será totalmente funcional pero para los bloggers que trabajamos a mil por hora, es el sitio perfecto para tenerlo todo organizado."

Chema Rodríguez

Coordinador de Genbeta Dev

"Hace un año más o menos me fijé el objetivo de usar en serio Todoist para organizar las tareas del trabajo y, en general, muchas de mis tareas de mi vida cotidiana. Antes había pasado por varias alternativas como usar Evernote como una lista de TO-DO, pero aunque sigo utilizándolo, solo lo hago para rellenar notas con links o apuntes de algo que esté investigando. También opté por Google Calendar para programarme eventos recurrentes para terminar tareas, pero seguía sin convencerme. Así que me centré 100% en Todoist y me forzé a revisarlo cada día para guiar mi productividad."

"A todo el mundo que empieza con Todoist le recomiendo este post, donde el CEO de Doist cuenta cómo surgió la idea de la compañía y cómo lo usa él. Aunque, Todoist sigue los principios de GTD, es bastante más flexible que otras herramientas. Tal como lo uso, todo lo que se me ocurre o me surge como tarea lo apunto en la bandeja de entrada, y regularmente lo voy repartiendo en los distintos proyects según su agrupación lógica, lo cual me ayuda a enfocarse en áreas concretas, ya sea cosas del trabajo, cosas de casa, tareas recurrentes, posts que quiero hacer, cosas a revisar o algún proyecto más efímero como una mudanza o viaje."

"Otra de las cosas fundamentales para mi es la forma en la que puedo programar tareas para ciertos días concretos o que se repitan cada semana o cada mes. También cuenta con un sistema de etiquetas y prioridades que ayuda hacer filtros y organizar las tareas. Además de definir recordatorios inteligentes por geo-posición o tiempo."

"Y no podría vivir sin las extensiones e integraciones que dispone. Por ejemplo, la extensión de Chrome en Gmail para convertir cualquier correo en una tarea de Todoist, IFTTT o Zapier configurando algunos triggers para me cree tareas cuando hay un nuevo video en Youtube de un curso que estoy siguiendo, un nuevo post que tengo que revisar o en Github alguien quiere que revise un Pull Request. Y sin duda, la integración con PomoDone que me permite manejar cada tarea para concentrarme en ella usando Pomodoros."

"Por supuesto, la integración entre escritorio y móvil es perfecta. Ya que todo lo que gestiono en la app de mac, aparece instantáneamente en la app de Android o el iPad. Además de poder utilizar Google Assistant para añadir tareas."

"Su sistema de Karma me ayuda para competir conmigo mismo y conseguir completar más tareas cada día, semana o mes. Así puedo ver la evolución de mi constancia siguiendo esta herramienta."

Cristian Rus

Editor de Applesfera

"Mi gestor de tareas favorito y el que uso actualmente es Things. Things es uno de los gestores de tareas que mejor sabe cuidar la experiencia de usuario con una interfaz sublime. Por cómo está construida la app hace que sea fácil de añadir y completar tareas. Aunque quizás lo que más me gusta de esta app es que consigue no agobiar ni generar caos por muchas tareas que haya. Los desarrolladores ponen un esmero tremendo en cuidarla y actualizarla constantemente, de hecho para la última gran versión tardaron 5 años en lanzarla."

"Solamente está disponible para iOS y macOS. Esto es a la vez su mayor desventaja y su mayor ventaja. Al estar limitado a las plataformas de Apple requiere que tengas un dispositivo de Apple para usarlo, sin embargo también le permite aprovechar al máximo las funciones de estos dispositivos. Por ejemplo en los iPhone dispone de feedback háptico para cualquier acción y tanto en iOS como en macOS la interfaz es idéntica. Si quieres un gestor de tareas completo y amigable, Things es la mejor opción (siempre que seas usuario de iPhone, iPad y Mac)."

Eva Rodríguez

Editora de Xataka

"Profesionalmente me ha tocado usar aplicaciones como Slack, Trello o Asana y personalmente he experimentado con Todoist o Blink y, en todos los casos encuentro que se trata de herramientas muy completas pero que requieren una inversión de tiempo para configurarlas alto para lo que yo estoy dispuesta a invertir, por eso tiro de Recordatorios, una app que viene en el ecosistema de Apple."

"Esta app se organiza por listas y, en cada lista, podemos introducir las acciones a llevar a cabo con la posibilidad de incorporar avisos, periodicidad, prioridades e incluso un texto. Me gusta porque es muy sencilla, rápida y clara. Además todo se sincroniza entre mis dispositivos de Apple."

Javier Lacort

Editor de Xataka

"Llevo usando Wunderlist desde 2012, aunque en algunas ocasiones he tratado de reemplazarlo por alguna solución que sí se vaya actualizando -desde que fue comprada por Microsoft apenas las tiene, y la atención se la lleva To-Do, con muchas carencias-, ninguna me da la combinación de simplicidad y versatilidad que me da Wunderlist. "

"Tareas con recordatorios y fechas de vencimiento, posibilidad de añadir notas, posibilidad de compartir listas, notificaciones push, multiplataforma... Ninguna alternativa ha sido capaz de destronarla, para mí. Perfecta para listas compartidas, como la compra doméstica o tareas para un viaje, y para gestión de tareas personales. "

Javier Pastor

Editor de Xataka

"No uso ninguna herramienta en particular y soy bastante desastre en ese apartado. Utilizo el calendario de Google como una agenda en la que ir creando ciertas alarmas y citas, y activo los avisos por correo electrónico para que me lleguen esos correos recordándome esa cita o tarea pendiente. Como normalmente estoy frente al PC y con el correo abierto, el sistema me funciona y apunto solo aquello más importante para no estar saturado de notificaciones."

"Otra de las opciones con las que he trabajado ocasionalmente es con los recordatorios que puedes poner con el asistente de voz de Google, algo que utilizo desde el móvil o el reloj inteligente que tengo cuando me lo pongo. Es menos frecuente, pero me sirve también para organizarme un poco y estar pendiente de ciertos eventos."

José García Nieto

Editor de Xataka Android y Xataka Móvil

"Una de esas herramientas que no pueden faltar en mi barra de marcadores ni en el móvil es Trello. La descubrí hace muchos años y se ha convertido en un must para mi organización personal y profesional. Para más inri, es completamente gratuita y, aunque tiene opciones de pago, la versión free es más que suficiente para un uso normal."

"Utilizo Trello para todo, literalmente, desde la lista de la compra hasta para guardar las reservas de un viaje. Tengo varias etiquetas creadas con diferentes colores según el ámbito de la tarea (cosas de Webedia, personales, de casa, eventos...) y lo organizo todo en cinco columnas: ideas, pendientes, en progreso, a la espera y listo. Así puedo comprobar de un solo vistazo cómo va todo. Es de esas herramientas que cuesta creer que sean gratis, pero lo es."

Lady Fitness

Directora de Vitónica

"Streaks es una app muy visual que te permite programar hasta un total de 12 tareas de las temáticas que tú elijas. Está enfocada sobre todo a conseguir buenos hábitos, pero se puede utilizar también para tareas relacionadas con el trabajo, siempre que tu idea sea repetirlas cada día o cada X tiempo durante un largo período de tiempo (por ejemplo, enviar una newsletter una vez a la semana, o publicar en Instagram dos veces al día). Su uso es súper sencillo y muy motivante porque te permite ir haciendo “check” cada vez que completas una tarea (con musiquilla incluida)."

"A la hora de programar tareas lo único que tenemos que hacer es escribir el nombre de lo que queremos hacer, elegir un dibujito que tenga que ver con la tarea en cuestión (entre los cientos de los que dispone la aplicación) y, aquí viene lo más interesante, decirle a la app qué días de la semana tenemos que cumplir con esa tarea y cuándo queremos que nos envíe un recordatorio para hacerlo."

"Personalmente, me es muy útil para recordar que tengo que publicar en redes sociales, para acordarme de que tengo que preparar una reunión que está programada periódicamente o para recordar que tengo que hacer un entrenamiento de carrera (esto fuera del trabajo ya). Además, también podemos acceder a gráficas que nos digan si hemos cumplido con lo que teníamos que hacer."

Laura Palombi

Product Manager en Weblogs SL

"Uso tanto Trello como Google Keep porque los gestores actuales de tareas o de organización son todos en nube o con versiones nube, y es algo que es imprescindible. Así, si tengo un momento tranquilo me organizo en escritorio, llevo alertas en el móvil y puedo chequear si se me ha olvidado algo aún estando de viaje o fuera. También porque son herramientas con utilidad sencilla y directa, sin curva de aprendizaje, que te sirven para tener un panel visual de lo que necesitas organizar en tu vida, sin caer en la sobregestión. También son colaborativas, con lo que te puedes organizar en tu unidad familiar sin teléfonos escacharrados."

"Trello lo uso como organizador kanban (que es su base), es decir que tengo “postits” (cards) con acciones que hay que cumplir y las voy pasando por columnas de izquierda a derecha según cambian de prioridad o de estado. Por ejemplo, tenemos en casa muchos planes de mejora (para el jardín, pintar paredes…) y para evitar la ansiedad los tenemos todos en Trello; así vemos qué queremos ver lo primero, qué se queda “en nevera” o qué está bloqueado por otra dependencia (ej. hasta que no nos llame el proveedor de las baldosas no podemos desbloquear al albañil)."

"De Keep utilizo su utilidad de checkboxes para todas las listas. Tengo una lista fija de compras de alimentación, una de farmacia y una de bricolaje. Así si yo voy a ir a comprar un día, solo tengo que ver qué elementos hay en la lista, y voy tachando los que compre. La persona en casa ya sabe que de eso hay. También la uso muchísimo para viajes o mudanzas, hago una lista por bolso/maleta y voy moviendo las cosas, aparte de checkeando sólo las que se queden dentro. Estoy intentando que la domótica me meta y lea cosas de las checklists, pero aún es un proyecto."

P. Roberto J.

Jefe Editorial de Weblogs SL & Webedia

"Para mi día a día utilizo Omnifocus en Mac/iOS desde hace tiempo. Aunque trabajo también en Windows, como aún no tienen la prometida versión web activa, casi todas mis tareas laborales acaban pasando por el Mac. Lo uso con una estrategia cercana al GTD con algunas salvedades: por ejemplo, dejo todo lo que es ocio fuera del sistema de gestión de tareas (necesito que esa parte de mi vida esté dominada por el caos, la improvisación, el tsundoku y el “hago lo que me apetece en ese momento"). Y, también, aparte de proyectos en el sentido GTD del término (tareas que llevan más de una acción para terminarse), uso más de lo que David Allen sugiere listas de acciones individuales por áreas de responsabilidad."

"En el día a día, hay algunas rutinas en Omnifocus que siempre cumplo: el repaso a los proyectos estancados/parados/en espera a primera hora de la mañana; la selección de tareas prioritarias para el día siguiente a última hora del anterior; la deselección de aquellas a las que sé que ya no voy a llegar (aproximadamente, a mediodía); y el ir trabajando contexto a contexto."

"Como teletrabajo, mi día a día es muy poco de lugares físicos y mucho de virtuales (Slack, email, videollamada cada site que esté a mi cargo en Webedia, etc...), de manera que mis contextos son más de herramientas, personas y sites que lugares concretos. También de “estados de forma”: asigno a las tareas tags en función de si son más creativas y requieren la cabeza despejada o si son más de dejarse llevar y puedo aprovechar los ratos menos brillantes o aquellos en los que, directamente, mi cerebro está para el arrastre."

"Lucho contra la multitarea de manera proactiva, y el ir avanzando por mi día a día yendo de contexto en contexto me lo permite. En entornos remotos o donde vampiros del alma como Slack te quitan la vida a pequeños sorbos, es casi la única manera que he encontrado para sobrevivir."

"Como es imposible tener un sistema perfecto, he asumido ciertas grietas que puedo aceptar: manejo mi bandeja de entrada de correo sin ningún interés en llegar a inbox cero, casi desde “la bancarrota”; no pongo fechas límite a nada que no sea realmente imprescindible; intento eliminar la mayor parte de reuniones posibles; y he aprendido a vivir con la máxima de que “el trabajo nunca se acaba”, así que tenemos que ser nosotros los que paramos."

"Ah, mi lugar favorito de trabajo es la bandeja de entrada de Omnifocus, donde está todo lo que va cayéndome o voy pensando que estaría bien hacer... y a la vez donde más desestimo hacerlo. Es fenomenal mandar al paredón tareas cuando tienes alma de procrastinador como yo."

"Mi única kryptonita para llevar Omnifocus al día son el Civilization y los juegos de Paradox; es probable que tenga que pedir una excedencia con el inminente Imperator: Rome."

Santi Araújo

Editor de Genbeta

"Hace unas semanas descubrí Notion, una plataforma con la que estoy consiguiendo (al fin) organizar diferentes aspectos de mi vida: trabajo, vida personal, proyectos que estoy llevando a cabo y aquellos que quiero realizar. Es un gran folio en blanco con el que poder dar vida a diferentes páginas, listas de tareas u hojas de cálculo, y eso tiene su parte buena y su parte mala."

"Por un lado, eso te permite configurarlo a tu gusto, pero puede ser un poco intimidante al principio. Dentro tengo creado incluso un Bullet Journal, y desde aquí puedo ver en todo momento lo que tengo por delante en los próximos meses. Uno de los puntos positivos es que puedes poner recordatorios, que te llegarán tanto a la versión de escritorio como a las aplicaciones móviles. Hay que decir que es un servicio que todavía está en una fase inicial, y tengo muchas ganas de saber a dónde llega."