Cómo evitar el despilfarro en reuniones y aumentar la productividad: no más de dos horas de reuniones al día

Las empresas han tenido que afrontar un nuevo escenario laboral en el que se ha cambiado del modelo 100% presencial, al teletrabajo y, ahora, predomina el trabajo híbrido. Este camino ha estado lleno de aprendizajes, pero también de muchos errores. El más recurrente ha sido el abuso de las reuniones por videollamada, que supuso un agujero negro para la productividad.

La encuesta Workflow Index realizada por Slack, revela que el límite para mantener la productividad en unos niveles adecuados está en dos horas de reuniones al día. Algunas empresas incluso recomiendan a sus empleados rechazar las reuniones si creen que su presencia no es necesaria o no aporta nada, evitando así el despilfarro en recursos y horas productivas.

10.000 trabajadores opinan lo mismo: el límite son dos al día. La nueva encuesta, realizada a más de 10,000 empleados de oficina en todo el mundo, reveló que dos horas de reuniones eran el punto crítico para la mayoría. Los datos indican que los empleados que afirmaron pasar demasiado tiempo videollamadas tenían más del doble de probabilidades de expresar que no disponían de suficiente tiempo para tareas que eran realmente productivas en su trabajo. “Cada minuto en reuniones es un minuto sin concentración”, señala Christina Janzer, vicepresidenta senior de investigación y análisis en Slack. "Las reuniones tienen su propósito, pero el tiempo para concentrarse es crucial".

El 55% de los ejecutivos encuestados reconocían que tenían demasiadas reuniones al día, mientras que el 27% de los empleados compartían la misma opinión. Este exceso de reuniones lleva a los empleados más implicados a hacer esas tareas fuera de su horario laboral, algo que aproximadamente dos de cada cinco trabajadores hacen al menos una vez a la semana. Los efectos fueron consistentes tanto en reuniones virtuales como en las presenciales.

La fatiga de Zoom y el despilfarro. Esta investigación se suma a la evidencia que muestra los impactos negativos de reuniones excesivas o improductivas. Tal ha sido el abuso que se ha generado un nuevo factor de riesgo para la salud laboral llamado ‘Fatiga de Zoom’ que atribuye el agotamiento mental y físico que produce el abuso de las reuniones por videollamada, en las que el cerebro debe procesar los estímulos de forma distinta a como lo hace en las reuniones presenciales.

Un estudiorealizado por el experto Steven Rogelberg para Otter.ai, indica que las grandes compañías malgastan 100 millones de dólares al año en reuniones innecesarias. Shopify creó un plugin para su calendario en el que se cuantificaba el coste de las reuniones para la empresa teniendo en cuenta el salario de los asistentes. Con el simple hecho de mostrar el coste real de la reunión, eliminó unas 12.000 reuniones al año, ahorrando unos 24 millones de dólares.

Si no aportas, vete. En casos más expeditivos, las empresas alientan a los trabajadores a rechazar reuniones. Slack recomienda a sus empleados establecer el “No” como respuesta predeterminada para las convocatorias de reuniones. Cambiar la opción a un “Sí” implica un compromiso con la decisión, por lo que es posible que la reunión sea productiva.

Siempre extremado, Elon Musk prefiere que si alguno de los asistentes a las reuniones en sus empresas se aburre en la reunión o no tiene nada que aportar, simplemente se levante y se vaya sin más explicaciones. Para Musk, las reuniones excesivas son “la plaga” de las grandes empresas.

No interrumpir la ola. El estudio de Slack revela que, aunque no existe un claro consenso al respecto, en general, es mejor no establecer reuniones durante las primeras horas de la mañana ni a última hora de la tarde. En este periodo se concentra el 70% del tiempo productivo de la jornada, por lo que interrumpir ese periodo de concentración puede ser contraproducente.

El 71% de los encuestados cree que sus horas menos productivas son entre las tres y las seis de la tarde.

Cuidado con lo que deseas. Sorprendentemente, la encuesta de Slack también reveló que una pequeña parte de los empleados más jóvenes o con menos de un año en su puesto, piensa que dedica muy poco tiempo a las reuniones.

Esta dinámica también se estudió en un escenario de teletrabajo, donde los nuevos empleados y perfiles junior sentía que la distancia del teletrabajo con respecto a sus mentores en la empresa dificultaba el aprendizaje de sus tareas. Los expertos lo atribuyen a un necesidad de los recién llegados de integrarse rápidamente a las dinámicas de trabajo de la empresa y a implicarse en el proyecto.

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