Qué puede hacer tu empresa con tu correo corporativo cuando estás trabajando para ella o una vez te has ido

Quien más y quien menos, todo el mundo sabe que el material que te proporciona la empresa para hacer tu trabajo debe ser utilizado única y exclusivamente para cuestiones laborales. Pero, quien más y quien menos, todos han aprovechado la conexión a Internet para leer el periódico de turno o consultar el correo personal.

Ahora bien, ¿tiene derecho el empresario a saber a qué páginas web te conectas desde los recursos empresariales que te facilita? ¿Puede, llegado el caso, revisar todos los archivos que has guardado y enviado, en tu ordenador, en tu correo o en la nube, para recabar pruebas y despedirte? ¿O te ampara el derecho a la intimidad y a la privacidad de las comunicaciones?

De entrada, sí

Como decíamos al principio, el material que se le facilita a una persona para realizar sus cometidos laborales debe ser usado única y exclusivamente para fines laborales. Por eso, hablando en términos generales, el empresario tiene potestad para, en cualquier momento, revisar el dispositivo del empleado y todo el software asociado para verificara que, efectivamente, el uso que se le está dando a las herramientas es el adecuado.

Sin embargo, en este punto, y en función del abogado con el que hablemos, encontramos un matiz importante: si el empresario está obligado (o no) a informar previamente al empleado de que solo puede usar estas herramientas para fines personales y que, en cualquier momento, tanto el dispositivo como el software pueden ser inspeccionados para verificar este correcto empleo.

Samuel Parra es abogado especialista en privacidad en ÉGIDA. Considera que siempre debe haber una comunicación clara por parte del empresario de que se puede monitorizar el uso del ordenador y qué uso puede hacer la empresa de la información que obtenga de ese seguimiento. Es lo que Samuel Parra denomina expectativa de intimidad o expectativa de privacidad.

"Si el empresario no ha informado al trabajador de que le pueden monitorizar el ordenador para ver, por ejemplo, qué páginas web visita, el trabajador puede entender (y, de hecho, así lo entiende la jurisprudencia) que tiene una expectativa de privacidad e intimidad respecto de las páginas que visita", explica.

Tanto que si el empresario no le he informado de que puede hacer un seguimiento de su actividad en Internet y lo utiliza como prueba en un procedimiento judicial de despido, "el trabajador va a poder alegar que se ha lesionado su intimidad, porque pensaba que nadie estaba mirando cómo estaba trabajando". Según Parra, los tribunales tienden, en estos casos, a dar la razón al trabajador porque existe esa expectativa de privacidad.

Sin embargo, Fernando Ruiz-Beato, socio de RB Ruiz Beato Abogados, asegura que antiguamente era necesario siempre informar al trabajador, pero que "las sentencias están estableciendo ya que ya no es tan necesario esa información previa", que, además, se hace precisamente con ese cometido de "fiscalizar el desempeño laboral del trabajador cuando se tienen dudas de que se esté cometiendo un incumplimiento laboral".

Mi correo personal es mío

Sin embargo, todo tiene un límite. Una reciente sentencia condenaba a un empresario por haber fiscalizado el ordenador de su empleado y haber accedido a su correo personal (abierto en el ordenador del trabajo) para buscar pruebas de que estaba compartiendo información confidencial de la empresa con la competencia.

"Fiscalizar el correo personal nunca será válido", argumenta Samuel Parra, como nunca lo sería poner cámaras de video vigilancia en un aseo. “Aún informando hay ciertos límites que no se deben sobrepasar, por lo que se suele aplicar el sentido común, tanto por parte del empresario como del trabajador”. De hecho, Parra reconoce que ni siquiera la Policía (salvo autorización judicial) puede acceder al correo personal de cualquier individuo.

O, como detalla Ruiz Beato, "lo mismo que yo no puedo acceder a una cuenta bancaria personal de mi empleado, no puedo revisar su correo electrónico, pero sí acceder a la que le he facilitado al trabajador utiliza para el desempeño de sus tareas laborales".

En este punto, cabe recordar que cuando las empresas emplean medios tecnológicos para la monitorización de los empleados, impera lo que se conoce como Caso Barbulescu, considerada como la sentencia que sienta jurisprudencia en toda Europa. Un dictamen del Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) en los que se pide proporcionalidad respecto a las medidas tomadas.

Cómo medir el sentido común

Sin embargo, y precisamente porque no es posible medir ese sentido común o esa proporcionalidad entre consultar una vez el periódico al día que estar tres horas en páginas de entretenimiento, estos dos abogados consideran que debe quedar por escrito el acuerdo entre trabajador y empleador sobre que las herramientas facilitadas son única y exclusivamente para uso profesional.

Sin embargo, y dado que eso le faculta para controlar que se está haciendo un buen uso de las herramientas de tecnología, ¿quiere esto decir que el empresario va a leer todos y cada uno de los correos electrónicos de sus empleados? No, aunque podría. Lo normal es que pueda generar algoritmos que detecten comportamientos sospechosos para, en ese caso, sí acceder a la bandeja de entrada y salida del empleado para comprobar su actividad.

Además, Samuel Parra considera que otro punto importante es que el trabajador sepa qué consecuencias se pueden derivar de esa vigilancia por parte del empleador. "Se han dado casos en los que los tribunales han entendido que el trabajador sí sabía que lo estaban vigilando, pero no que esa vigilancia se iba a utilizar para despedirlo", nos cuenta.

No tanto con los ordenadores, pero sí es frecuente que los empleados muchas veces prefieran utilizar su móvil personal al que les facilita la empresa. Es lo que se conoce como BYOD (Bring Your Own Device, usa tu propio dispositivo). ¿Puede, en estos casos, el empresario obligar al trabajador a entregar este dispositivo para hacer un análisis del mismo? ¿Puede la empresa hacer un seguimiento de la actividad en el terminal? En este punto coinciden los dos abogados: no se debería permitir el uso de dispositivos personales para empleo profesional.

"En un móvil que es de uso personal no puedes obligar a que los trabajadores se instalen aplicaciones de la empresa", justifica Ruiz Beato, añadiendo que, en caso de que se instalasen estas aplicaciones, "el empleado tiene que dar el consentimiento para que haya ese control o supervisión. Si no, no puedes hacer uso de ellos", sentencia

Incluso en tiempos de teletrabajo, en el que muchas personas usan un ordenador personal para cuestiones laborales, Parra asegura que “un equipo personal convive muy mal con cuestiones profesionales”, porque pueden acarrear problemas jurídicos, familiares y de seguridad. Además, Parra recuerda que también están los derechos digitales y de desconexión, por lo que "nuestra vida laboral empieza cuando llegues a la oficina, no antes ni después".

Si quieres tener el correo en un teléfono móvil, la empresa te lo aceptará si considera que es necesario darte un terminal, siendo por ejemplo un comercial.

¿Y si lo guardo en mi nube?

Del mismo modo que muchos empleados prefieren su modelo de teléfono móvil al que les proporciona la compañía, no en pocas empresas se da lo que se conoce como "TI en la sombra", es decir, el uso de herramientas que no han sido autorizadas por la empresa. El ejemplo más típico es el almacenamiento en la nube.

Por eso, hemos querido preguntar a estos abogados si el empleado está obligado a facilitar (y la empresa podría acceder a estos repositorios personales) en caso de que se haya guardado allí algún documento de uso corporativo.

"Si son documentos corporativos, no son suyos, no son del empleado, así que los tiene que devolver o destruir, lo que se acuerde con la empresa con la que tiene o tenía la relación laboral", explica Parra para estos casos, subrayando que “el trabajador no tiene legitimación para mantener esos documentos ahí, incluso aunque en su momento la empresa hubiera dado consentimiento”.

En términos parecidos se expresa Ruiz Beato. "Cuando una persona está trabajando, está generando derechos de propiedad intelectual que son en beneficio del empresario, que es quién satisface y paga el salario del trabajador".

Por tanto, resume Ruiz Beato, "el empresario puede acceder a cualquier recurso" con dos matices claros: 1- que las herramientas sean puestas a disposición del trabajador por parte del empresario; y 2- que estemos siempre hablando de cuestiones que tienen referencia en la actividad que desempeña la empresa y de las tareas encomendadas que tiene el trabajador. Por su parte Parra, concluye que los consentimientos informados son necesarios para avisar al trabajador de que se puede acceder a su correo, pero que eso no significa que se vayan a leer todos.

Imagen: Austin Distel/Unsplash