La tecnología aporta productividad tanto en el ámbito laboral como en el personal. En el caso de las videollamadas, que son las que nos ocupan en este artículo, suponen un gran impulso al teletrabajo, pero también nos acercan a nuestra familia y a nuestros seres queridos.
Durante los últimos años, hemos abrazado de forma gradual las tecnologías de comunicación a medida que se producía la transformación digital, y ahora es cuando más presencia tienen en nuestras vidas y entornos laborales. Pero cuidado: deben ser seguras. Y flexibles.
Servicios de videoconferencia: piedra angular de la comunicación a distancia
Les costó un tiempo popularizarse, quizá porque no nos atrevíamos a saludar a una cámara o porque las redes de telecomunicaciones eran demasiado lentas en su momento, pero desde hace unos años el uso de la videollamada no ha dejado de crecer. Es el resultado de más de siete décadas de investigación y desarrollo continuado apoyándose en las telcos.
Hoy en día, es muy frecuente “programar una call” y vernos las caras a miles de kilómetros de distancia. Tantos que también suele ser normal el dar la hora en UTC para planificar videollamadas con otros países. Además, hace tiempo que se rompió la ‘barrera del dispositivo’: si hace unos años era necesario tener una máquina específica para comunicar (fax, teléfono, hardware determinado), actualmente muchos sistemas son multiplataforma.
Es el caso de las videollamadas de Zadarma, que se pueden disfrutar de forma gratuita desde su web. Solo con registrarse, ya es posible abrir una sala, obtener el enlace para enviar e iniciar una videollamada sin límite de tiempo.
El software se apoya en la tecnología WebRTC y permite la interconexión de dispositivos Windows, Linux, OSX, Android e iOS. Así, podremos mantener una conversación entre un iPhone iOS 13, un smartphone Android Pie y un Windows 10, por poner algunos ejemplos.
El servicio de videoconferencia de Zadarma, con calidad HD, tiene la particularidad de integrar telefonía, lo que posibilita realizar llamadas VoIP a aquellos miembros del equipo que no dispongan del software. Igualmente, cuenta con un chat interno a la videollamada, cifrado de vídeo y audio, así como la posibilidad de compartir nuestra pantalla o enviar un enlace para que otros se unan. Además, la sesión de videoconferencia no tiene ningún límite de tiempo.
La seguridad, factor decisivo
Y si antes se primaba la funcionalidad sobre la seguridad, ahora ambos son factores que se encuentran al mismo plano. Los servicios menos seguros están siendo cuestionados y el usuario se decanta por otros que blinden su privacidad.
Como adelantábamos, las videollamadas de Zadarma están cifradas tanto en vídeo como en audio, lo que significará que incluso si nos ‘pinchan’ el envío de información, esta será indescifrable para los ciberdelincuentes. Tanto nuestra privacidad personal como la información empresarial confidencial estarán a salvo. Pero el usuario también busca un sistema asequible.
El beneficio económico de las videollamadas
Supongamos que Raúl, un usuario tipo, trabaja en una ciudad de tamaño medio, y su empresa está buscando vuelos para hacerle viajar a Alemania, donde el objetivo es reunirse con personal de una segunda empresa y mantener una charla de varios días. El coste en horas de Raúl, el coste del billete (más tasas), el taxi desde y hacia el aeropuerto o el alojamiento, si se alarga la visita, son costes que podemos y debemos evitar como empresa.
La compañía rival a la de Raúl, al observar cómo los gastos para una reunión de pocas horas exceden con holgura los cientos de euros, decide buscar alternativas: las videoconferencias, asequibles, fáciles de implementar y con un gasto mínimo serán su modo de comunicarse. El ahorro económico de las videollamadas es quizá el primero de los factores que saltan a la vista y es un factor decisivo de la estrategia.
Aquellas empresas que prioricen el desplazamiento de sus integrantes cuando pueden realizar la misma labor a través de una videoconferencia están perdiendo competitividad, algo que se notará a la larga cuando aquellas otras que sí se digitalizaron logren ahorrar lo suficiente como para realizar nuevas inversiones.
Zadarma integra el servicio de videoconferencia en un paquete global de soluciones de comunicación, entre las cuales disponemos de opciones gratuitas con las que establecer videoconferencias de hasta 20 personas con dos salas de videollamada al mismo tiempo. Y la más completa, bastante asequible, para equipos de hasta 400 personas y 10 salas de videoconferencia simultánea.
La productividad que aporta la digitalización
Hay muchos estudios sobre productividad y tecnología. Sabemos que las empresas que hacen uso de robots facturan cinco veces más que las que no, que los autónomos que usan herramientas digitales facturan un 39% más que los que no, o que las empresas que se transforman digitalmente son un 26% más rentables. Como abríamos al inicio, la tecnología aporta productividad, y esta no solo se percibe en el balance de resultados.
Pensemos de nuevo en dos empresas competidoras, A y Z, ambas con varias oficinas ubicadas por toda la geografía nacional. Una de las diferencias entre ellas es que la primera, A, solo hace uso de la telefonía clásica y desplazamientos para reuniones, mientras que Z hace uso de servicios de telecomunicaciones como los números virtuales o las videollamadas. ¿Cuál es más productiva?
En la empresa A solo atienden el teléfono cuando alguien está delante del teléfono fijo, pero se pierden una gran cantidad de llamadas de los clientes. En Z, que usan un servicio de números virtuales, cada equipo comparte un mismo número de teléfono, y el cliente siempre puede contactar con alguien de la empresa. Esas mejoras de productividad son claves.
Con la oferta actual de Zadarma, estos números virtuales tienen un coste de 0,9 euros y abarcan hasta cinco dispositivos, ampliables. Además, podremos elegir nuestro número de teléfono de una larga lista de posibilidades, todas con el prefijo local deseado que harán que el cliente nos sienta más cercanos.
El empujón que le hacía falta al teletrabajo
Todas estas herramientas son un apoyo más al teletrabajo, que ha ido aumentando con el tiempo. En España, cerca del 4,3% de la población activa ya teletrabaja. Aunque aún estamos lejos de países como Austria (10%) o Finlandia (13,3%), las videollamadas y los números virtuales pueden suponer un empujón importante al facilitar la movilidad de los profesionales.
Gracias a las videollamadas, un equipo puede comunicarse sin necesidad de una oficina presencial (que también tiene su coste fijo) y puede trabajar desde diferentes ubicaciones. Además, los números virtuales permiten responder siempre al teléfono sin importar dónde nos encontremos, mientras que al cliente le aparecerá un número local en su terminal.
Como podemos observar en la imagen superior, el plan estándar —que incluye videollamadas, espacio en la nube, servicios de centralitas y el ZCRM— es gratuito. Por su parte, el plan Empresa responde con flexibilidad a las necesidades de comunicación de cualquier empresa, brindando, entre otros, 4.000 minutos de llamadas gratuitas, 4.000 MB de espacio web para guardar grabaciones, 100 extensiones de centralita virtual y 5 números virtuales.
A todo esto hemos de sumar los beneficios sobre el propio empleado al poder teletrabajar en lugar de ir a una oficina. Un sueño de mayor calidad, comer fresco todos los días, evitar el gasto del transporte al trabajo o vestir más cómodo son mejoras en sus condiciones laborales que, a su vez, refuerzan algunos de los puntos clave vistos arriba, tales como la productividad.
Los servicios de videollamada son, además de la forma de mantener el contacto con nuestros seres queridos cuando están lejos o no podemos acudir a verles, un modo de aumentar la productividad empresarial.
Imágenes | Zadarma, Pexels/Andrea, Kentaro Toma
