La clave para ser más productivo no es hacer más cosas: es identificar dónde estás malgastando tu tiempo

2024 te brinda la oportunidad de hacer más cosas con tu tiempo. Principalmente porque, a diferencia de 2023 o de 2025, este año juegas con ventaja al ser bisiesto y tener un día más. 24 horas extra para dedicarlas a lo que más te guste. ¿Cómo las aprovecharías?

Puede sonar extraño, pero hacerte esa pregunta, aunque no sea año bisiesto, te llevará a encontrar motivos por lo que optimizar el tiempo que pasas trabajando, estudiando o haciendo las tareas del hogar. ¿Por qué dedicarle más tiempo del necesario a algo, cuando podrías emplear ese tiempo haciendo algo que te apasiona?

Ese es uno de los planteamientos en los que se basa Laura Vanderkam, autora de Un martes más tranquilo: 9 maneras de aplicar el caos y darse el tiempo para lo que si importa. Según confesaba la autora, en una entrevista en el podcast Write About Now de Jonathan Small, lo realmente importante es optimizar al máximo el tiempo que dedicas a tus responsabilidades, para liberar más tiempo para tus placeres.

¿Dónde está mi tiempo? Según la autora, “cuando las personas dicen que quieren usar mejor su tiempo, lo primero que les digo es que averigüen en dónde se está yendo ahora”. El planteamiento de la escritora es de una lógica aplastante, ¿cómo vas a saber qué actividades o procesos puedes mejorar en tu día a día si no sabes en qué lo estás malgastando?

Vanderkam sugiere hacer un seguimiento detallado de en qué empleas el día durante una semana. Puedes crear una hoja de cálculo con bloques de media hora, e ir anotando en ella qué has hecho en esos bloques cada dos o tres horas. Eso te dará una perspectiva más global de cómo usas tu tiempo y descubrirás que hay huecos en la tabla en los que no recuerdas en absoluto qué hacías, revelando una actividad que ha consumido todo tu tiempo sin control.

Lo malo es mejorable, lo bueno, ¡insuperable! "Por suerte, la mayoría de las personas no son un completo desastre, así que deberías estar feliz por cualquier buen hábito que tengas. En lugar de criticarte por perder el tiempo, celebra lo que haces bien", señala la escritora. Para mejorar en tus debilidades, la experta recomienda preguntarte qué te gustaría hacer durante más tiempo.

Esta pregunta apela directamente a si te gustaría disponer de más tiempo para concentrarte en tareas que requieren una mayor dedicación o disponer de más tiempo para investigar o leer documentación importante. Reflexionar sobre ello te descubre aquellas tareas que realmente son importante de las que no lo son tanto. Como revisar constantemente el correo electrónico o navegar por las redes sociales.

Programa tu semana los viernes. Siguiendo los preceptos de la regla 1-3-5, deberías dejar para el final del día, e incluso al final de la semana, las tareas de planificación. Por eso, la experta en productividad sugiere dejar para el viernes la programación de la semana, o al menos de buena parte de ella.

A diferencia de muchas personas que dedican algo de tiempo a última hora del domingo para programar su semana, la experta afirma que es mejor hacerlo el viernes. De ese modo, puedes programar reuniones o citas con la suficiente antelación y no dedicarle tiempo durante tu tiempo de descanso.

Descansa lo suficiente y con constancia. La mayoría de las personas no duermen lo suficiente, y si lo hacen es de forma irregular. Crear un hábito de sueño saludable te hará más productivo durante el día. Es una lección que le costó aprender incluso a Bill Gates, hasta que descubrió sus beneficios.

“Nos quedamos despiertos hasta tarde una noche, luego colapsamos la siguiente noche; luego nos quedamos despiertos hasta tarde y volvemos a colapsar; el ciclo se repite. Es mucho mejor dormir las mismas horas todas las noches".

Los sapos primero. Laura Vanderkam confirma que tragarse el sapo de buena mañana es lo mejor para afrontar el día. Entendemos como “sapo” aquellas tareas más exigentes y que van a requerir toda tu energía, por lo que es conveniente tacharlas de tu lista cuando tu cerebro está más fresco. Luego ya habrá tiempo de afrontar tareas más cortas y menos prioritarias para evitar quedarte atrapado en ellas y dejar sin tiempo (y energía) las más complejas. Las victorias fáciles pueden esperar.

Haz una lista de tareas realista. ¿Conoces el refrán: quién mucho abarca poco aprieta? Pues también se puede aplicar a las listas de tareas. En lugar de una larga lista de deseos tareas, crea listas más cortas y realistas comprometiéndote a completarla.

Es complicado definir qué es una lista corta o larga, ya que depende de la granularidad a la hora de definir las tareas. Para listas poco segmentadas, puede que tres tareas sea todo un reto cumplirlas. Sin embargo, si son tareas muy concretas y definidas, pueden doce o quince tareas. En cualquier caso, mejor quedarse cortos y tener alguna de reserva por si la terminas antes de tiempo. Así tendrás un motivo más de satisfacción, en lugar de caer en pensamientos tóxicos por no completarla.

Programa tus “Huevos de pascua” para la semana. “Al hacer tu planificación semanal los viernes, asegúrate de incluir en la siguiente semana algo que realmente esperes con ilusión. El autocuidado definitivo es estar interesado en tu propia vida”, señala Vanderkam.

Según investigaciones de la Universidad de Oxford, los empleados felices son un 13% más productivos, por lo que reservar al menos un evento a la semana que te haga feliz y te mantendrá tu motivación durante esos días. No importa si es ir a ver una película al cine, hacer una entrevista para cambiar de empleo, tomar un café con un amigo o asistir a una reunión con un cliente que te ha costado mucho esfuerzo conseguir. Lo que importa es mantener alguna actividad interesante durante la semana a modo de “Huevo de pascua” para mantener la motivación y hacerte feliz.

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Imagen | Pexels (Katrin Bolovtsova)