Cómo aprovecho al máximo mi tiempo y he mejorado mi productividad teletrabajando: 'Time Blocking'

Hace algunos meses cambié de empleo, y con el cambio llegaron nuevas tareas y nuevas dinámicas de trabajo. A la adaptación inicial al nuevo puesto, se unió el necesario reajuste del control del tiempo que empleaba en cada tarea de mi jornada. No obstante, pese a que llevo más de una década teletrabajando, sentía que el tiempo se me escapaba entre los dedos sin que la lista de tareas redujera su carga.

Fue entonces cuando desempolvé un viejo sistema de gestión de tiempo que me había ayudado tiempo atrás: el time blocking. Este sistema consiste en reservar espacios de tiempo determinados para completar la tarea y utilizar ese control del tiempo para evitar dispersarte con otras tareas.

Una de las cosas que me sucedía en mi nuevo empleo era que perdía demasiado tiempo buscando información. El contenido era muy interesante, y una investigación me llevaba a otra manteniendo toda mi atención y haciéndome perder por completo la noción del paso del tiempo. Eso hacía que la tarea principal que había que sacar adelante, no se completara en un tiempo razonable.

En este contexto, de poco sirve que te prepares para comerte un sapo cada mañana o que uses la mejor app de lista de tareas. La falta de un control temporal convertirá cada una de las tareas en una sesión de trabajo profundo transformando cada una de tus tareas en un agujero negro del tiempo. Había llegado el momento de introducir un nuevo hábito en mi vida para recuperar mi productividad.

El tiempo se escapa, a menos que sepas a dónde va

La Ley de Parkinson, de la que Elon Musk ha demostrado ser un maestro, enuncia que: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. Es decir, si te reservas dos horas para prepararte un café, probablemente terminarás ocupando esas dos horas en hacerlo, cuando es una tarea que no te llevaría más de cinco minutos.

Conozco a la perfección el tiempo que “en teoría” necesito para realizar cualquiera de las tareas relacionadas con mi trabajo, por lo que usé una de las muchas aplicaciones del sistema Pomodoro disponibles (he usado Focus-To-Do, pero ese es otro tema que tal vez te cuente otro día).

En la aplicación, he creado una lista con las tareas habituales de mi flujo de trabajo y les he asignado un periodo de tiempo realista para completar cada una de ellas.

Después, he procurado mantener ese contador siempre a la vista mientras trabajo, a modo de recordatorio constante de que el tiempo pasa inexorablemente y debo completar la tarea antes de que llegue a cero.

Reconozco que, al principio, me agobiaba un poco ver el constante avance del cronómetro, pero a medida que iban pasando los días la presión disminuían y se fue transformando en rápidas miradas de reojo para ver cómo iba avanzando en mi tarea con respecto al tiempo que me había asignado.

Este sistema de time blocking no solo me ha permitido volver a encauzar mi atención en bloques de concentración intensiva, sino que también me ha permitido optimizar los tiempos y despertar el componente gamificador inherente a cualquier método de cuantificación, retándome a mi mismo a completar las tareas en menos tiempo del establecido.

Tal y como sucede al integrar un nuevo hábito en tu flujo de trabajo, en ocasiones la tarea se cruza y no siempre es posible completarla en el tiempo previsto. Al fin y al cabo, no somos máquinas infalibles (aunque intentemos serlo) y a veces tenemos días mejores y peores. En eso casos, pongo en práctica uno de los consejos para evitar la procrastinación: ser benévolo con uno mismo y no flagelarse por tener un mal día.

En esos casos, incluso he previsto un bloque de tiempo adicional con el que me concedo unos minutos extra para completar la tarea, pero sin perder el control del paso tiempo.

Una de las lecciones de que terminó aprendiendo Bill Gates es que tan importante como el tiempo de trabajo, es el tiempo de descanso. Por ello, por cada bloque de tareas de 90 minutos, dejo un descanso de 15 minutos. Durante esos descansos me levanto, hago algunos estiramientos, me preparo un café o salgo al balcón si hace buen día. Lo que sea, pero fuera de la zona de trabajo. Una vez terminan, vuelvo a poner el contador en marcha.

En Xataka | Tres hábitos matutinos que te ayudarán a ser más feliz y productivo en el trabajo, según la ciencia

Imagen | Pexels (KoolShooters)