Grupos restringidos en Google Drive: nueva función para acelerar el acceso seguro de miembros autorizados a carpetas compartidas

Google ha habilitado una nueva función para Drive con la que permite a los administradores de las carpetas compartidas definir los grupos de usuarios que pueden acceder a ellas, de forma que aumenta la seguridad de los datos de la empresa y mejora el flujo de trabajo.

Con esta nueva función, las personas de un equipo autorizado por el administrador no tendrán que solicitar permiso para acceder a la carpeta compartida, por lo que se evitarán demoras. Pero si alguno de esos empleados comparte el enlace con un tercero, este último no podrá acceder directamente y se activará el mecanismo habitual por el que debe pedir la autorización al responsable de la carpeta de Google Drive.

Google señala en un comunicado que esta función estaba disponible en versión beta desde el verano de 2020, y ahora, después de recibir comentarios de los clientes que la han ido probando, han lanzado la versión definitiva con dos cambios importantes: el aumento del número máximo de segmentos de tres a cinco y la posibilidad de agregar grupos ya existentes, es decir, que el administrador no tenga que crearlos cada vez que abra una nueva carpeta compartida.

Esta nueva función está disponible desde el 16 de febrero para los clientes de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, G Suite Business y Enterprise for Education, pero no para usuarios de Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials, G Suite Basic, Education y Nonprofits.

Cómo usarlo

Google explica que los clientes que ya tienen disponible esta nueva función y quieran activarla tienen que dirigirse, siempre como administradores, a la Consola de administración> Directorio> Públicos objetivo. En esa ventana podrán asignar la segmentación a grupos ya existentes o crear nuevos.

Si el administrador habilita esta función, el resto de usuarios verá las personas o equipos autorizados para recibir el enlace, de forma que sepan rápidamente quién puede o no acceder a los archivos sin una nueva autorización.

Cualquier usuario podrá seguir compartiendo los enlaces de las carpetas de Google Drive, pero sólo los marcados por el administrador como personal autorizado para consultar esos archivos podrán acceder directamente sin solicitar nuevos permisos.