Herramientas de monitorización de los empleados: qué cosas alcanzan a vigilar y qué dice la ley sobre su uso en España

Hace unos días, Microsoft anunció su herramienta Productivity Score. Desde la firma de Redmond explicaron que este software tiene la capacidad de recolectar datos sobre la actividad de los empleados de una empresa con las herramientas de la marca. Microsoft coge todos esos datos y elabora una puntuación de productividad según sus parámetros que el empleador puede ver a final de mes.

La polémica no se hizo esperar. Así que unos días después, la misma firma anunció cambios como la anonimizar los datos de los usuarios del producto y un cambio en la interfaz que deje claro al empleador que el objetivo es medir la productividad global y no la productividad de cada uno de los trabajadores.

Pero Microsoft no ha sido pionera en este campo de la monitorización de los empleados, ni mucho menos. Muchas son las herramientas que las empresas pueden utilizar para controlar la jornada laboral de los trabajadores y también su productividad. No solo para quienes teletrabajan, sino para tienen que asistir a su centro laboral.

Algunas de estas herramientas se venden entre los clientes defendiendo la necesidad de controlar el uso del software por parte de los trabajadores, para evitar fallos de seguridad o malos usos que puedan dejar los datos internos empresariales al descubierto.

Algunos ejemplos de programas de monitoreo de los empleados de una empresa son:

• Desde dónde ficha el trabajador. Eso lo puede hacer Track People. Es una aplicación para el registro del horario de la jornada laboral. Los empleados pueden registrar la hora de entrada, de salida y de pausas. En este caso va de la mano de la última ley de registro horario de España de marzo de 2019. Lo que puede vigilar esta herramienta es si el trabajador ha fichado fuera del centro de trabajo (y, en ese caso, si está lejos o cerca del lugar) o se notifica al administrador cuándo un empleado ficha fuera de su jornada laboral. Incluso se puede configurar la prohibición de que un trabajador haga horas extra.

• Qué hace el trabajador todas las horas que está delante de su PC. Aquí entre en juego Hubstaff. Se integra con más de 30 aplicaciones, que incluyen a Basecamp, Asana, GitHub y PayPal. Por ejemplo Asana cuenta que esta app puede dar seguimiento al tiempo dedicado a las tareas en esta web con capturas de pantalla y niveles de actividad. Además, con la extensión de Hubstaff para Chrome, da seguimiento al tiempo de cualquier tarea sin tener que abandonar Asana. Es una empresa de Estados Unidos pero en Internet se puede encontrar opiniones también desde España, aunque no tiene web oficial aquí. La firma explica que el objetivo es conseguir que las empresas trabajen de manera eficiente. Puede observar cómo se realiza el trabajo en tiempo real, hacer un seguimiento de la ubicación con GPS. Promete gestión de control de horas, el número de las horas que son facturables y las que no (puede saber las horas que un trabajador está en movimiento o está sin conexión).

• Impedir el acceso a ciertas webs. Fortinet cuenta con una plataforma que además de permitir la conexión vía VPN o tener filtros de seguridad para el equipo, también permite a la empresa capar el acceso a ciertas páginas web o monitorizar las direcciones a las que accede cada empleado. El objetivo, según la firma, es prevenir fugas de información o usos indebidos del equipo de trabajo durante el horario laboral.

• Cómo se gastan las horas de trabajo. Safetica Behaviour Analysis da al empleador una visión general de cómo se gasta el tiempo de trabajo. Puede ver si sus empleados están usando los programas de oficina asignados o si están navegando por la web o visitando redes sociales. Safetica proporciona estadísticas precisas sobre los individuos y los departamentos, y si algo sospechoso está sucediendo, se le notifica inmediatamente "para cortar de raíz la ineficiencia", de acuerdo con las palabras de los creadores de esta herramienta.

• Qué tareas son productivas y cuáles no. DeskTime permite a los empleadores ver qué sitios web, programas y aplicaciones usan sus empleados mientras hacen teletrabajo desde casa, y estas tareas pueden clasficarse como productivas o improductivas. A través de este monitoreo del uso de Internet, se puede ver cómo los empleados pasan sus días, "así como la productividad promedio de cada persona", concretan los creadores de esta herramienta. También se puede saber en qué tareas está trabajando su equipo cuando usa programas específicos, como Excel, Word o Photoshop.

¿Hasta qué punto es legal usar estas herramientas en el contexto español, de acuerdo a nuestra regulación?

Hay principios fundamentales básicos que recoge la Constitución Española como la intimidad y el secreto de las comunicaciones. Al mismo tiempo, al hablar del Estatuto de los Empresarios que el artículo 20.3 dicta que "El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana”.

Por su parte, Joaquín Muñoz, abogado de Ontier experto en derecho digital y nuevas tecnologías, en unas declaraciones a Xataka detalló que para controlar la actividad del trabajador, como las webs que visita, "es necesario el consentimiento expreso del usuario después de que se le haya comunicado todas las características de ese software" cuando el equipo es del empleado. No se le puede obligar si el dispositivo es de su propiedad.

Por su parte, si la empresa provee el ordenador al empleado, solo estaría obligada a informarle en detalle de lo que hace el software elegido por la compañia para la monitorización.

En septiembre se lanzó la Ley del Teletrabajo en España. El texto explica que la empresa podrá "adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos". Estos medios "deberán garantizar el derecho a la intimidad y la protección de datos".

Esta ley vuelve a repetir que la empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, aunque sí en los de la empresa.