Cortas, concretas, sólo para temas importantes y que aporten valor. Así piensan los grandes gurús tecnológicos que deben ser las reuniones, de Elon Musk a Jeff Bezos, pasando por Marck Zuckerberg, Steve Jobs o Jack Darsey, con el objetivo de resolver las cuestiones por las que se ha convocado el encuentro sin hacer perder el tiempo a los asistentes y, en consecuencia, restar productividad a la empresa. Para todo lo demás, un simple correo electrónico basta.
Con el fin de conseguir reuniones breves y altamente productivas, cada uno de estos líderes tiene sus propias técnicas y recomendaciones, que han contado a través de diferentes entrevistas, conferencias, cartas a los empleados o libros autobiográficos.
Jeff Bezos, por ejemplo, contaba en una de sus cartas, recogidas en el libro Invent and Wander: The Collected Writings of Jeff Bezos, que siempre trata de evitar las reuniones por la tarde, cuando sus colegas y él mismo ya están cansados y son menos eficientes, lo que suele hacer que se concentren menos en las cuestiones capitales y el encuentro, por tanto, se alargue más de lo necesario. Asimismo, tampoco convoca reuniones antes de las 10 de la mañana, hora para la que considera que ya está lo suficientemente despierto como para rendir al máximo.
El todavía CEO de Amazon también explicaba, en el Forum on Leadership de 2018, que para conseguir una reunión productiva no tendrían que participar en ella más personas de las que invitarías para comer dos pizzas, es decir, entre seis y ocho asistentes. Así, aseguraba, las decisiones se toman más rápido y el encuentro es mucho más eficiente.
Una norma parecida seguía Steve Jobs, fundador de Apple. El que fuera el rostro más popular del sector tech durante años tenía varias reglas en cuanto a las reuniones, y una de ellas era fuesen lo más reducidas posible. De hecho, algunas veces incluso llegó a echar de la sala a personas que habían sido convocadas por otros asistentes y que él consideraba que no tenían nada que hacer allí, según cuenta Ken Segall, exdirector creativo publicitario de Apple, en su libro ‘Increíblemente simple: La obsesión que ha llevado a Apple al éxito’.
Asimismo, Jobs no quería que se usasen diapositivas en sus reuniones, puesto que pensaba que si alguien conocía bien el tema del que iba a hablar, sin necesidad de apoyarse en gráficos y texto, iría más rápidamente al grano sin desviarse de lo importante.
Otra norma que tenía el fundador de Apple, según Segall, era la obligatoriedad de que cada punto de la reunión tuviese un responsable de que se presentase, se abordase correctamente y se resolviese. Jobs pensaba que si alguien asumía esa responsabilidad el asunto se abordaría de una forma mucho más eficiente.
Reuniones mientras caminas
Jobs también era aficionado a realizar reuniones de pie y caminando con sus empleados y con responsables de otras empresas. Así, según explica Medium, el fundador de Apple mantuvo uno de estos encuentros andantes con Marck Zuckerberg, fundador de Facebook, a quien también le gustaba practicar esta modalidad de reuniones.
De hecho, según aseguró Bloomberg en su momento, las conversaciones entre Zuckerberg y los dueños de WhatsApp para la compra de esta última se produjeron en reuniones a pie.
Por lo demás, el fundador de Facebook también ha explicado en varias ocasiones que antes de una reunión pide que se defina de forma clara el orden del día y el objetivo del encuentro, para que la conversación no se desvíe del asunto principal.
Si te aburres, lárgate sin justificación
Aburrirse en una reunión es una mala señal, por eso Elon Musk recomendó a sus empleados, en una carta que les envió en 2018 y publicó Electrik, que se larguen del encuentro sin justificarse si llega a pasarles, pues si alguien no está agregando valor la mala educación es hacer perder el tiempo al resto de asistentes, no irse.
Más allá del tono gamberro al que ya nos tiene acostumbrados, con estas palabras Musk apelaba a la productividad: si la reunión no te está resultando útil, no pierdas tu valioso tiempo.
En la misiva, el CEO de Tesla y SpaceX también recomendaba eliminar todas las reuniones grandes y reducir su frecuencia a menos que se trate de un asunto de la máxima urgencia. Para Musk, las reuniones excesivas son “la plaga” de las grandes empresas.
Más texto y menos reuniones
Una opinión parecida a la del empresario sudafricano tiene la compañía Gitlab, que ha llevado sus recomendaciones sobre las reuniones a sus políticas corporativas en su Manual remoto, una guía en la que ofrecen pautas, consejos e información útil sobre cómo implantar la modalidad all-remote en cualquier empresa y que ellos mismos aplican en su compañía.
“Potencia la comunicación escrita para evitar ciclos tóxicos de reuniones que sólo sirven para poner al día”, explican. En esta compañía de software colaborativo la persona que convoca la reunión tiene que redactar un documento en el que justifique la necesidad de la reunión y sus objetivos, que aloja en Google Docs y comparte con el resto de asistentes para que puedan leerlo y agregar comentarios, de forma que se adelanta trabajo antes del encuentro.
Y una vez se ha producido la reunión, esa misma persona debe redactar otro documento con los resultados. De esta forma, aseguran desde Gitlab, el convocante asume una mayor responsabilidad, lo que le disuade de concretar encuentros que no sean capitales, y el resto de los asistentes tienen una mayor cantidad de conocimientos previos de los temas que se van a tratar, algunos de los cuales ya se han empezado a trabajar incluso en el documento compartido, con lo que la reunión es mucho más rápida.
Esta forma de abordar estos encuentros empresariales también la aplica Jack Dorsey, CEO de Twitter, quien señalaba en su perfil de la red social que todas sus reuniones se basan en documentos de Google que los asistentes leen y comentan directamente antes de empezar.
“Esta práctica da tiempo para que todos se pongan en sintonía, nos permite trabajar desde muchos lugares y llegar al pensamiento crítico más rápido”, señalaba.
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