Del caos a la calma: así gestiono mi correo electrónico usando la técnica del "inbox zero"

El correo electrónico en general y el corporativo en particular se asemejan mucho al llanto de un bebé: son una molestia necesaria. No los podemos obviar, así que más nos vale encararlos de la mejor forma posible. Y eso he intentado hacer durante la última década y pico, desde que una parte de mi jornal se basa en gestionar aceptablemente el Gmail.

Hechas las presentaciones, vamos con los hechos: no descubrí lo que era el inbox zero hasta no hace ni dos años. O sí sabía lo que era, pero ni tenía ganas de indagar sobre ello y descubrir si podía aplicarlo.

Lo acabé haciendo gracias a Spark, la aplicación de correo que utilizo desde entonces. Sirve cualquier aplicación o servicio nativo, pero la forma en que Spark facilita el camino al inbox zero fue lo que me hizo hacer el click.

'Inbox zero' es la técnica que consiste en organizar el correo de tal forma que la bandeja de entrada permanezca vacía o casi vacía, clasificando, archivando o respondiendo los correos de forma eficiente. Esto permite reducir el estrés al reducir el desorden digital y prevenir olvidos. La acuñó Merlin Mann en su blog, 43 Folders, en 2007.

Mi uso anterior del correo pasaba por una bandeja de entrada siempre llena. Solo me guiaba por los correos que todavía no había leído, lo único que mantenía a raya. Eso me hacía perder el hilo con más frecuencia de la que debía. Propuestas que esperaban una respuesta y que se perdía en la bandeja de entrada hasta que me enviaban un recordatorio o me preguntaban por otra vía si me había llegado el mail. Ese tipo de situaciones.

Para no exagerar ni tirar de hipérboles diciendo "¡miles! de correos al día", esta es la cantidad de mails que he recibido durante los últimos siete días laborables.

Una treintena un día relajado, más de cien un día más activo.

Algunas técnicas y hábitos que me han ayudado a conseguir mejorar su manejo:

La regla de los dos minutos

Se puede aplicar a cualquier ámbito, también al correo. Si intuyes con convicción que gestionar un correo concreto te llevará menos de dos minutos (eliminarlo, reenviarlo, darle una respuesta rápida...) hazlo tan pronto lo veas aparecer.

Eso da para otro debate, que es si deberíamos pasar el tiempo con el correo abierto de reojo. Pero con eso vamos enseguida. Lo veas cuando lo veas, si requerirá menos de dos minutos, dale boleto de una forma o de otra sin dejar que le salga moho esperando a un rato más despejado. Eso será solo para los que requieran algo más de trabajo.

Espacios para el correo

Tener el correo siempre abierto y a la vista es tentador, pero puede complicar que hagamos un buen trabajo, pues multiplica las distracciones. Spark tiene una función que uso menos de lo que debería: permite programar ciertos momentos del día en los que mostrará nuestra bandeja de entrada. El resto del tiempo simplemente veremos una fotografía de stock.

Hay una solución igual de eficaz, aunque requerirá de nuestra fuerza de voluntad: cerrar la pestaña o la aplicación del correo y abrirla de forma consciente cuando queramos dedicar un tiempo a la gestión del correo.

No solo en el día a día. También puede haber un bloque semanal reservado específicamente para liquidar el correo pendiente.

Seamos honestos con las newsletters

No sé ustedes, pero mi relación con los videojuegos es la del desencanto aspiracional. Me gustaría que me gustaran, me encantaría disfrutar de ellos como hace otra gente, pero en la práctica nunca los priorizo en mi tiempo libre, y cuando lo hago, no tengo paciencia y descarto el juego.

Con las newsletters me ocurre algo similar. Me encanta el formato y me gusta pensar en mí mismo desayunando cada día con los pies en alto, una newsletter en el móvil y una sonrisa en los labios. Eso tampoco suele ocurrir y los boletines se suelen agolpar en mi bandeja de entrada mucho más rápido que mi capacidad real para consumirlos. No mola, pero es lo que hay.

Así que creo que es un buen consejo dejar lo aspiracional para TikTok y ser más bien prácticos con nuestras suscripciones por correo, dejando únicamente las que nos resultan relevantes y al resto decirles que gracias por todo, un adiós, un beso y una flor. La Xatakeletter es de las buenas.

Busca tus aliados

No tienen por qué ser los mismos para todo el mundo. Un consejo común es usar etiquetas o carpetas para clasificar los correos, pero yo no lo hago. No al menos mientras la cantidad de correo diario sea tan alta. De la misma forma que si tuviese tres perros en casa todos tendrían un nombre, pero si tuviese una colonia de hormigas no me molestaría en bautizar a todas.

En su lugar, cuando necesito localizar un correo utilizo la búsqueda. Por remitente, por asunto, por términos... Eso me suele ahorrar tiempo aunque el correo no quede tan bien clasificado como el de quien sí usa etiquetas o carpetas. Encuentra lo que te funciona.

Funciones secundarias

He dicho que no uso carpetas, pero quizás eso no sea del todo cierto. Uso una función de Spark que no es una carpeta como tal, pero sí funciona de esa forma. Se llama 'Apartar' y permite literalmente apartar correos a un espacio secundario, una burbuja en una esquina de la aplicación, para procesarlos más adelante pero quitárnoslos de la vista ya.

Eso lo uso mucho con un tipo de correo que recibo a diario y no es urgente, ni siquiera tendría por qué responder, pero 'quiero' hacerlo aunque no pueda ser tan frecuentemente como me gustaría. Cuando empecé a usar esta función secundaria para este fin mejoró bastante el tiempo que tardo en responder esos correos.

Aunque debería hacerlo mejor.

También saco punta a la opción de obtener URLs para llevar a un mail concreto. De esa forma puedo llevármelo al gestor de tareas o a Notion y sacarlo de la bandeja de entrada.

La cuestión es: explora las funciones secundarias a las que no sueles prestar atención, porque es posible que alguna te sea especialmente útil. A mí estas me ayudaron a reducir la cantidad de correos que pasan mucho tiempo en la bandeja.

Imagen destacada | Krsto Jevtic en Unsplash

En Xataka | Mi correo era un caos hasta que descubrí Spark