Mucho gestor de tareas y mucho calendario en vena, pero mi punto débil había sido tradicionalmente el correo electrónico. Nunca encontré la fórmula para domarlo y me resigné a que lo del inbox zero, como las loterías premiadas, era para los demás.
Hasta que un día de 2022 me animé a darle una oportunidad a Spark, tras años viéndola pulular por las tiendas de aplicaciones y asumiendo presuntuoso que eso no era para mí, que con la aplicación nativa para el correo no hacía falta más.
Tuve menos ojo declinando probar Spark que la discográfica Decca cuando rechazó a los Beatles.
Menos tedioso
Spark es una aplicación desarrollada por Readdle, un estudio ucraniano que también tiene en su catálogo otras aplicaciones como Documents, Calendars o Scanner Pro (el naming no es donde brilla esta gente). Ya me convenció cuando la empecé a usar a principios de 2022, pero la actualización mayor que llegó en ese verano terminó de encandilarme.
Algo que ha cambiado mi forma de gestionar el correo es que Spark está pensada para poder ser usada íntegramente mediante atajos de teclado. Si veo un correo y quiero responderlo, solo he de pulsar la tecla R. Si quiero archivarlo, la tecla E. Y así con cualquier acción.
Pero lo diferencial de Spark está en que orienta el manejo de los correos como si fuesen tareas, invitando a completar todos hasta dejar la bandeja de entrada limpia. Si un correo ha sido leído y no requiere nada más, lo completamos (archivamos). Si creemos mejor borrarlo, lo borramos. Si lo respondemos pero forma parte de una tarea en curso, o todavía no lo hemos respondido pero es algo que debemos hacer, lo mantenemos a la vista en la bandeja de entrada.
Bandeja limpia y correos como tareas. Imagen: Xataka.
Nada que no fuera posible hasta ahora... pero Spark lo facilita mucho por ese enfoque: mails como tareas, invitando a buscar siempre la bandeja vacía.
Otra de las formas de dejar la bandeja vacía es a su vez otra buena función de Spark: la posibilidad de 'apartar' correos. Ideal para los mails de los que queremos hacernos cargo más adelante, sin prisa, que ya procesaremos cuando podamos (como leer una extensa newsletter o responder un correo que no es urgente en absoluto). Eso los lleva a otro lugar de la interfaz, una burbuja flotante sobre la bandeja de entrada que simplemente nos dice cuántos llevamos apartados, para evitar que se nos vaya de las manos.
Para los correos que sí deben ser procesados en un tiempo concreto está la función 'Posponer', como la alarma de un despertador. Simplemente hacemos que desaparezca de nuestra vista y vuelva a entrar en nuestra bandeja de entrada cuando le indicamos.
Otra función interesante de Spark que tiene que ver con no perder el momento de un correo: la opción de añadir recordatorios sobre mails enviados. Un clásico: enviamos un correo a alguien, no nos responde y directamente olvidamos ese asunto hasta que un tiempo después caemos en la cuenta de esa falta de respuesta. A veces cuando ya es demasiado tarde. Con esta función podemos programar un recordatorio que nos advertirá de que no hemos obtenido respuesta.
De forma similar, también podemos programar el envío de correos con una interesante interfaz de opciones predefinidas, o establecer correos o directamente remitentes como prioritarios, para entender de un vistazo la relevancia especial de un mensaje nuevo.
Y una de las opciones que son espectaculares: el filtrado permanente de nuevos remitentes. Si alguien nos envía un correo y Spark detecta que es la primera vez que nos llega un mail desde esa dirección, la aplicación nos preguntará si queremos admitir a ese nuevo remitente o no, con dos botones de pulgar-arriba o pulgar-abajo. Si lo aceptamos, sus correos nos entrarán con normalidad.
Si no, sus correos quedarán para siempre sepultados en la carpeta 'Bloqueados', distinta a la de 'Spam'. También podemos silenciar permanentemente cadenas de correos que han dejado de sernos útiles.
Aceptar o bloquear a un nuevo remitente. Imagen: Xataka.
Otra de sus funciones incorporadas recientemente es la integración de la API de GPT en lo que la aplicación llama 'Spark AI': cuando decidimos utilizarla, lee el mensaje o la cadena de mensajes y a partir de nuestra instrucción simple (hasta tiene botones con opciones por defecto, como 'Me interesa', 'No me interesa' o 'Gracias') genera un correo de respuesta con el mensaje que hemos indicado, expandido por GPT, y que tiene en cuenta el contexto del correo recibido.
En la configuración de Spark podemos ajustar varias opciones en torno a la longitud o el tono por defecto para nuestras respuestas. No creo que sea recomendable recurrir a este tipo de respuestas con frecuencia, pero puede venir bien para casos como el de un correo que tenemos que responder pero que no fue redactado de forma personal hacia nosotros, por ejemplo.
Y un detalle para el uso de esta aplicación con cuentas de correo corporativas: admite el uso de firmas HTML. No todas las aplicaciones de gestión de mail lo hacen.
Firma HTML en el correo. Imagen: Xataka.
Spark es muy recomendable para quien tenga en la gestión del correo un mal necesario, algo que tenga que hacer porque recibe muchos en el día a día. Para alguien cuyo trabajo no pase por el correo electrónico y apenas le dé un uso personal, difícilmente le saldrá a cuenta. Podría probar la versión gratuita, pero quizás se pueda conformar con la web o la aplicación nativa habitual.
Para los que sí tengan en el correo una parte importante de su rutina, Spark ayuda a que sea una tarea mucho menos tediosa. Todos estos añadidos combinados han cambiado por completo mi forma de usar el correo electrónico y las ganas de enfrentarme a él a lo largo del día.
Spark está disponible para Windows, macOS, iOS y Android; y es compatible con el correo de Google, iCloud, Outlook, etc, además de IMAP; y puede usarse gratuitamente con funciones limitadas, o pagar la suscripción para acceder a la aplicación completa: 8,99 euros al mes o 69,99 euros al año. Esto disuadirá a mucha gente con razón, pero otros quizás lo entiendan como lo entendí yo: es comprar tiempo y tranquilidad.
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