Office 2016 ya está entre nosotros, así es la nueva suite ofimática de Microsoft

Esta segunda mitad del 2015 promete ser una de las más intensas de los últimos años en la historia Microsoft. El mes de agosto lo hemos estrenado con un Windows 10 recién salido del horno y pronto se estrenarán los nuevos Lumia con Windows 10 Phone, pero antes de eso los de Redmond han hecho un hueco en su agenda para presentar la nueva versión de otro de sus clásicos.

Office 2016 ya está entre nosotros, y además de un nuevo diseño unificado con versiones para todas las plataformas viene con un repertorio de novedades que suponen un paso más en el nuevo Microsoft que está definiendo Nadella, y para el que se está basando en tres pilares fundamentales: la productividad, la nube y los dispositivos móviles.

Office en el nuevo Microsoft de Nadella

Satya Nadella se convirtió el año pasado en el tercer CEO de la historia Microsoft, y desde entonces se ha estado esforzando por dotar a la empresa de una nueva personalidad. La intención la nueva Microsoft parece ser la de intentar que los conceptos del trabajo digital y la vida privada se unan con el apoyo del almacenamiento en la nube y los dispositivos móviles.

De esta manera, Nadella pretende armonizar dispositivos, aplicaciones, documentos, datos, redes sociales, trabajos digitales y experiencias personales a través de un ecosistema único en el que todas las aplicaciones funcionan en todos los dispositivos. Aunque con la nueva versión de su suite ofimática ha demostrado que la manera en la que quieren hacerlo es incitando a que la gente siga apostando por Office 365.

Esta nueva versión de la veterana suite ofimática contará con las nuevas versiones de las aplicaciones de escritorio de Office para Windows, como Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Project, Visio y Access. Como ocurría en la versión anterior, tendremos por una parte una versión independiente para comprar e instalar y otra online a la que acceder mediante Office 365.

Un nuevo diseño, más estabilidad y un puñado de novedades centradas en sacar el máximo partido de la nube. A primera vista las novedades de esta nueva versión no parecen demasiadas si se la compara con la versión anterior, pero como veréis a continuación si que implementa unas cuantas funciones que le eran necesarias para ser capaces de estar a la altura de la competencia.

Trabajo en equipo para un entorno social

Hoy en día todo el mundo está comunicado, y ya no es tan importante ofrecer una amplia variedad de herramientas como el que estas puedan utilizarse apoyándose en la red. En esta dirección es en la que ha remado Microsoft para intentar ponerse a la altura de la competencia cruzando los dedos con la esperanza de no llegar demasiado tarde.

Una de las principales características que veremos tanto en Word como PowerPoint y OneNote es la de poder editar un mismo documento de forma colaborativa. Seguro que la mecánica os suena, ya que pasa por permitir que varias personas puedan editar un mismo texto a la vez y que cada uno de ellos pueda ver indicadores en el documento con el nombre de los usuarios. Estos indicadores servirán para señalar en tiempo real el punto exacto en el que está trabajando cada uno de ellos.

Skype también llega a Office 2016 para que los grupos de trabajo puedan comunicarse mientras trabajan. Se podrán utilizar opciones como la de mensajería instantánea, llamadas de voz, videoconferencia o compartir escritorio para que el resto lo puedan ver en la misma ventana en la que se editan los documentos. Los grupos de Office 365 también se han integrado con Outlook 2016, y estarán disponibles en dispositivos móviles mediante la aplicación Outlooks Groups.

También se hace un hueco en la lista de novedades Sway, una herramienta para Office Web que ahora entra a formar parte de la alineación de Office 2016. Se trata de una aplicación que nos permitirá crear presentaciones denominadas "Sways", que están especialmente diseñadas para verse en múltiples dispositivos y la nube.

Los de Redmond han aprovechado la ocasión para anunciar las nuevas soluciones que llegarán en breve a Office 365. Entre ellas destaca el planificador y gestor de tareas Office 365 Planner, un aumento en el tamaño máximo de los archivos y el almacenamiento total en OneDrive for Business y Gigjam, un curioso experimento con el que podremos visualizar datos de diferentes fuentes como Outlook, Office 365 LinkedIn mediante pestañas, pero pudiendo excluir haciendo un círculo sobre ellos los datos que no queremos que vean los demás.

Más asistentes y automatismos que nunca

¿Alguna vez os habéis puesto a realizar un trabajo pero habéis perdido más tiempo del deseado navegando entre los menús y opciones en busca de una u otra función? Pues en Microsoft parecen querer que sea más difícil perderse en Office 2016, por lo que han implementado una serie de opciones y nuevos asistentes destinados a ahorrarnos todo el trabajo que sea posible.

Por una parte tenemos Tell Me, un nuevo asistente que nos permitirá realizar una acción mediante búsquedas con palabras clave. Se trata de un cuadro de búsqueda situado en la parte superior derecha de la pantalla, en el que podremos introducir preguntas escritas o habladas del tipo "cómo aumentar el tamaño de fuente" para que nos muestre automáticamente el menú para cambiar el tamaño del texto.

Outlook también se pone al día con novedades como una nueva carpeta en nuestra bandeja de entrada llamada Clutter. Esta aplicación ahora aprenderá cuales son nuestras prioridades a la hora de leer y organizar correos electrónicos, y enviará a esta nueva carpeta los que vaya considerando que son menos importantes para que no tengamos que gastar tiempo descartándolos de nuestra bandeja de entrada principal.

Cortana es la gran protagonista en el Microsoft de los últimos meses, y después de haberse implementado en Windows 10 ahora también nos encontraremos con este asistente en Office 2016. Con él podremos desde visualizar y gestionar los eventos y las citas de Outlook hasta crear de forma sencilla notas de voz en OneNote.

Y por último tenemos a Windows Hello, que no sólo estará presente en todos nuestros dispositivos para poder identificarnos en ellos con nuestro rostro o huella dactilar, sino que también funcionará como llave maestra para acceder olvidándonos de las contraseñas a nuestra cuenta de Office 365. Eso sí, para que este identificador pueda entrar en acción los dispositivos en los que lo utilizamos tendrán que tener cámara web o sensores biométricos.

Integración total en la nube

Como hemos dicho al principio la nube es uno de los pilares fundamentales en la nueva Microsoft, y esto quedará patente con la integración de OneDrive en Office 2016. Cuando añadamos archivos en correos con Outlook 2016 no sólo tendremos la opción de adjuntar el fichero en sí, sino también la de enviar un enlace a uno de los archivos de OneDrive. Con ello nos aseguraremos de que todos los que reciban el correo accedan al archivo original en vez de a copias que podrían no estar actualizadas.

Cuando estemos editando un documento en el nuevo Office también tendremos la posibilidad de compartirlo utilizando el nuevo botón Compartir de Word, Excel o Powerpoint. Tanto en este caso como en el de Outlook, cuando compartamos enlaces a nuestros documentos podremos elegir si queremos que el receptor pueda editar el archivo al que accede como si preferimos que sólo lo pueda leer.

También se implementará una funcionalidad clave de Office 365 como Insights, que integrará Bing en nuestros documentos para que al seleccionar una palabra o frase se nos muestren resultados según el contexto. Así tendremos la opción de ampliar la información sobre lo que estemos leyendo sin necesidad de abrir otra pestaña para buscarla.

Office 2016: estas son tus opciones

A partir de hoy tenemos dos maneras diferentes de hacernos con nuestra copia de Office 2016. Podremos pagar las mensualidades de una licencia de Office 365 o yendo directamente a por una licencia Hogar estándar de Office para Windows y Mac que nos saldrá por 149 dólares (aun no se ha habilitado en la web española) y sólo podrá instalarse en un único dispositivo.

En cuanto a las licencias de Office 365, las dos posibilidades más económicas son la Personal de 7 euros al mes que podremos instalar en un sólo dispositivo o la Hogar de 10 euros que podremos utilizar para instalar Office hasta en 5 ordenadores, tabletas o teléfonos diferentes. En ambos casos tendremos el extra de contar con 1 TB de almacenamiento gratuito en OneDrive.

Cabe recordar que prácticamente todas las aplicaciones de Office tienen versiones disponibles tanto para Android como para iOS de manera gratuita, aunque para utilizar las funciones en la nube de las que tanto presume Microsoft tendremos que tener también nuestra cuenta de Office 365.

Enlace | Office Home & Student 2016