Las reuniones preocupan a muchos grandes empresarios. En Xataka hemos hablado alguna vez de las reglas que los líderes del sector tecnológico como Jeff Bezos, Steve Jobs o Elon Musk marcan para este tipo de encuentros en sus compañías. Todos ellos, después de años dirigiendo grandes corporaciones, coinciden en un aspecto: hay demasiadas o duran demasiado, y esto perjudica seriamente la productividad de sus subalternos. De hecho, el CEO de Tesla y SpaceX ha llegado a decir que las reuniones excesivas son "la plaga" de las grandes empresas.
Su intuición es la correcta.
Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés) confirma lo que todos ellos sospechan: el exceso de reuniones mata la productividad de las empresas. La investigación ofrece cifras concretas: las compañías que eliminaron por completo estos encuentros tres días a la semana aumentaron su productividad un 73%, redujeron el estrés de sus empleados un 57% y mejoraron la satisfacción general en un 65%.
Los autores del estudio señalan que, aunque pueda parecer contradictorio, las reuniones restan valor a la colaboración efectiva, porque distraen a los trabajadores en sus horas más productivas lo que provoca que se desconcentren y reduzcan su rendimiento. En cambio, apuntan, cuando esos mismos empleados utilizaron herramientas de comunicación y gestión, como Slack o Microsoft Teams, conectaron mejor sin perder la concentración ni estresarse.
El estudio también explica que al usar herramientas de comunicación escrita para eliminar las reuniones varios días a la semana, los malentendidos se redujeron, porque las resoluciones y las instrucciones quedaron recogidas en textos que los implicados podían consultar cuando quisiesen.
Para este estudio se encuestaron a unas 76 empresas con más de 1.000 empleados, a las que se pidió que eliminasen las reuniones por completo un determinado número de días a la semana, de uno a cinco, durante 12 meses. Los investigadores comprobaron que los beneficios de no tener reuniones aumentaban progresivamente en aquellas que tenían de uno a tres días libres de estos encuentros, y que a partir de cuatro días sin ellos las ventajas se iban reduciendo.
Por lo tanto, los autores han llegado a la conclusión de que el número óptimo de días libres de reuniones a la semana es tres, dejando los otros dos para los encuentros que sean imprescindibles. Los investigadores señalan que con ese número de días sin reuniones se alcanza el máximo potencial de productividad y bienestar asociado a esta medida.
Reuniones informales
Es algo que han corroborado investigaciones más recientes. El estudio admite que las reuniones son una buena oportunidad para socializar, pero que las que tienen un carácter puramente profesional y formal no son una forma natural de comunicación entre los seres humanos. Por eso, señala que es una buena idea usar herramientas de comunicación escrita para temas profesionales y apostar más por encuentros personales informales, sin agenda, para satisfacer la necesidad de interactuar con los demás miembros de la empresa.
La investigación también revela que es beneficios compartir material de ocio por los canales de comunicación profesionales como memes, temas de actualidad, deportes, planes de vacaciones y emojis, ya que contribuyen a acercar a los miembros del equipo y les permite expresarse tal y como son.
Por último, los investigadores recomiendan que en las reuniones formales se establezca una agenda clara y unos objetivos, lo que hará que sus responsables la hayan preparado a conciencia y los asistentes tengan material antes de asistir, de tal forma que ya manejen la información básica y la conversación se centre en los asuntos importantes.
Imagen: Redd F
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aar21
El 80% de las reuniones son un spot publicitario de los que las convocan.
approved101
Yo estoy de los ZOOMs hasta las narices. Reuniones inútiles que nos quitan tiempo.
willyval
Llevo años diciéndolo. Desgraciadamente en mi sector se hacen muchísimas simplemente para justificar el puesto de trabajo de unos cuantos. Son una auténtica pérdida de tiempo y acaban con mi paciencia.
imf017
Y también las horas de más, la cultura de calentar sillas, el quedarse hasta 10 minutos después de la supuesta hora de cierre porque si te vas a tu hora le parece mal al jefe, etc.
ksan
Hombre, las reuniones cada pocos días (o cada día) en la mayoría de ocasiones son contraproducentes.
Hay casos y casos, por supuesto, pero es cierto que son un "protocolo" bastante ineficiente teniendo la tecnología de comunicación que tenemos hoy en día.
TOVI
El problema no son las reuniones, sino de quienes la hacen, que la hacen para chorradas.
Muchas reuniones son para aclarar cosas y marcar pautas, ahorrando tiempo futuro haciendo que todo el equipo siga la misma sintonía.
Piter_Parking
Es a lo que dedican el 90% del tiempo los project managers de la mayoría de empresas en las que he trabajado.
Pasarse el día de reuniones. Luego, les pedías si tenían tal información, si habían contactado con el cliente para comentar X cambio que necesitas para avanzar, o si había conseguido tal material... o sea, hacer su trabajo... y nada... había que ir siempre detrás del Project manager.
Es un puesto que por desgracia, en este país, pocos saben cuales son sus responsabilidades reales... facilitar la faena de los trabajadores, en vez de creer que están por encima de nadie o creer que son los jefes.
estoy_almorzando
Si estas "reunido" no produces, no es necesario ser un erudito para saberlo...
Investigaciones absurdas, la mejor forma de sacar dinero.
¿La próxima cual será? ¿Ganar dinero, cagando en horario laboral?
En fin..
Escepticum
Como en todo, en el punto medio suele estar la virtud. Ni el teletrabajo ni el aislamiento laboral me parecen una panacea, de la misma manera que la reunitis crónica puede ser un mal mayor.