Las reuniones matan la productividad (y las empresas que ya las han eliminado lo saben perfectamente)

Las reuniones preocupan a muchos grandes empresarios. En Xataka hemos hablado alguna vez de las reglas que los líderes del sector tecnológico como Jeff Bezos, Steve Jobs o Elon Musk marcan para este tipo de encuentros en sus compañías. Todos ellos, después de años dirigiendo grandes corporaciones, coinciden en un aspecto: hay demasiadas o duran demasiado, y esto perjudica seriamente la productividad de sus subalternos. De hecho, el CEO de Tesla y SpaceX ha llegado a decir que las reuniones excesivas son "la plaga" de las grandes empresas.

Su intuición es la correcta.

Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés) confirma lo que todos ellos sospechan: el exceso de reuniones mata la productividad de las empresas. La investigación ofrece cifras concretas: las compañías que eliminaron por completo estos encuentros tres días a la semana aumentaron su productividad un 73%, redujeron el estrés de sus empleados un 57% y mejoraron la satisfacción general en un 65%.

Los autores del estudio señalan que, aunque pueda parecer contradictorio, las reuniones restan valor a la colaboración efectiva, porque distraen a los trabajadores en sus horas más productivas lo que provoca que se desconcentren y reduzcan su rendimiento. En cambio, apuntan, cuando esos mismos empleados utilizaron herramientas de comunicación y gestión, como Slack o Microsoft Teams, conectaron mejor sin perder la concentración ni estresarse.

El estudio también explica que al usar herramientas de comunicación escrita para eliminar las reuniones varios días a la semana, los malentendidos se redujeron, porque las resoluciones y las instrucciones quedaron recogidas en textos que los implicados podían consultar cuando quisiesen.

Para este estudio se encuestaron a unas 76 empresas con más de 1.000 empleados, a las que se pidió que eliminasen las reuniones por completo un determinado número de días a la semana, de uno a cinco, durante 12 meses. Los investigadores comprobaron que los beneficios de no tener reuniones aumentaban progresivamente en aquellas que tenían de uno a tres días libres de estos encuentros, y que a partir de cuatro días sin ellos las ventajas se iban reduciendo.

Por lo tanto, los autores han llegado a la conclusión de que el número óptimo de días libres de reuniones a la semana es tres, dejando los otros dos para los encuentros que sean imprescindibles. Los investigadores señalan que con ese número de días sin reuniones se alcanza el máximo potencial de productividad y bienestar asociado a esta medida.

Reuniones informales

Es algo que han corroborado investigaciones más recientes. El estudio admite que las reuniones son una buena oportunidad para socializar, pero que las que tienen un carácter puramente profesional y formal no son una forma natural de comunicación entre los seres humanos. Por eso, señala que es una buena idea usar herramientas de comunicación escrita para temas profesionales y apostar más por encuentros personales informales, sin agenda, para satisfacer la necesidad de interactuar con los demás miembros de la empresa.

La investigación también revela que es beneficios compartir material de ocio por los canales de comunicación profesionales como memes, temas de actualidad, deportes, planes de vacaciones y emojis, ya que contribuyen a acercar a los miembros del equipo y les permite expresarse tal y como son.

Por último, los investigadores recomiendan que en las reuniones formales se establezca una agenda clara y unos objetivos, lo que hará que sus responsables la hayan preparado a conciencia y los asistentes tengan material antes de asistir, de tal forma que ya manejen la información básica y la conversación se centre en los asuntos importantes.

Imagen: Redd F