Getting Things Done (GTD) es uno de los libros y métodos sobre productividad más famosos del mundo. Es un libro que ha desencadenado su propia industria y sus tres siglas son el epicentro de comunidades enteras.
GTD promete liberarnos del estrés y aumentar nuestra productividad, pero su complejidad inicial (y no tan inicial) puede ser abrumadora, lo cual lleva a muchos a abandonar.
El método. GTD se basa en capturar todas nuestras tareas y compromisos fuera de nuestra mente, procesarlos en un sistema confiable y revisarlos con regularidad. Suena simple, la ejecución es un poco más compleja:
- Recolectar nuestras tareas pendientes en "bandejas de entrada".
- Procesarlas decidiendo las acciones concretas que necesitaremos.
- Organizar las acciones en listas y proyectos.
- Revisar el sistema con frecuencia.
- Ejecutar las tareas basándose en contexto y energía.
Esto es una simplificación mínima. Para entender de verdad GTD hay que leer el libro completo de Allen. Es un método denso que requiere de un cambio de mentalidad.
Mi experiencia. Inicialmente, GTD me pareció una revelación. Es difícil no pensar que se trata de una propuesta a prueba de bombas que solo puede acercarnos a un alto nivel de productividad.
Con el tiempo aparecieron algunas costuras:
- El mantenimiento del sistema se volvió una tarea en sí misma.
- Las revisiones constantes se hicieron tediosas.
- Sentí que perdí demasiada flexibilidad y espontaneidad.
La palabra "espontaneidad" puede hacer reaccionar al amante de la productividad como a las hienas cuando escuchan "Mufasa", pero no es necesariamente negativa. A veces hace falta esa cintura rápida basada en la intuición.
Por qué no me funcionó. GTD requiere una disciplina de hierro, casi robótica. Y en la era de las notificaciones y la multitarea forzosa, mantener un sistema tan estructurado es complicado.
No solo por las distracciones que consentimos, sino por las impuestas: yo puedo borrarme Instagram y moderar mi uso de X (voz del narrador: no lo hace), pero no puedo omitir una petición de mi jefe a media mañana, o una semana en la que un nuevo proyecto me fuerza a cambiar mis planes. GTD admite cambios, pero suponen un tiempo de gestión a la basura.
Opté por un enfoque más flexible. Y eso no es "una especie de GTD". Allen es categórico: si no es exactamente GTD, no es GTD. Sin problema:
- Capturo compromisos importantes e ideas clave, sin obsesionarme por lo más trivial.
- Priorizo tareas diarias, no semanales: si estas últimas son realmente importantes, la propia inercia me forzará a tenerlas en cuenta.
- Dejo un margen de confianza para mi intuición.
En resumen. GTD sigue siendo valioso y tiene principios irrefutables, como la exteriorización de tareas, pero no se adapta a nuestro estilo personal, somos nosotros quienes debemos adaptarnos a él. Y no es para todo el mundo.
La productividad real también pasa por conocernos a nosotros mismos, a nuestros hábitos y a nuestro entorno. Seguir rígidamente un método externo anula lo anterior, y GTD no entiende de matices. Puede ser un buen punto de partida, pero difícilmente será el perfecto para todos nosotros.
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