La guerra de las compañías modernas para matar el mail

Las herramientas de colaboración pueden ayudar a reducir el volumen de correo electrónico en un 30% y hacer que sea un 33% más rápido para los equipos redactar documentos, gracias a funcionalidades como la mensajería instantánea o el almacenamiento de archivos en la nube fácilmente compartibles. Y, sin embargo, siguen siendo muchos los que se empeñan en que el correo electrónico continúe siendo el método principal de comunicación, colaboración y compartición de su empresa.

Ya en 2012, Harvard Business Review calculó que los trabajadores podrían aumentar un 20-25% su productividad si utilizaran herramientas de colaboración como ChatWork, presente ya en más de 121.000 empresas en todo el mundo, dado que éstas pueden acelerar muchas de las pequeñas cosas que son fuentes constantes de retrasos e interrupciones en el trabajo. Aunque se viene hablando de ellas desde hace tiempo, parece que es ahora cuando realmente las empresas están empezando a ver todas sus posibilidades, posibilidades que en el plano del ocio y las relaciones personales llevan años siendo patentes.

¿Estamos ante el ocaso del email?

No nació como tal, pero lo cierto es que el correo electrónico acabó convirtiéndose en la principal herramienta de comunicación y colaboración, tanto que se calcula que puede ser la forma más común de interacción entre humanos basada en tecnología. Sin embargo, también hay un ruido de fondo constante que apunta a que sus días de gloria pueden estar llegando a su fin.

Quizá por eso también surgen webs como Email is not dead, según la cual hay más de 4.350 millones de cuentas de correo electrónico en el mundo y las previsiones aseguran que alcanzaremos los 5.590 millones en 2019, lo que representa un crecimiento superior al 26%.

Además, y a pesar del uso creciente de aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales y otras formas de comunicación, el correo electrónico sigue mostrando el crecimiento más constante, ya que no en vano, muchas de las herramientas de colaboración requieren de una cuenta de correo para poder registrarse y utilizarlas.

Cotilleos, hilos de conversación y otras pérdidas de tiempo

Sin embargo, lo cierto es que gestionar el correo electrónico y la bandeja de entrada sigue siendo una ardua tarea para la mayoría de las personas. Tanto que el e-mail se ha convertido también en una fantástica pérdida de tiempo.

Hay varios estudios que vienen a demostrar esta sensación. Uno de ellos, llevado a cabo por una empresa de seguridad y archivado, Mimecast, concluye que sólo uno de cada cuatro correos electrónicos de trabajo es esencial y que sólo uno de cada tres tiene un valor inmediato.

Dicho de otro modo: podemos llegar a perder 100 horas de trabajo todos los años simplemente gestionando el e-mail. Puedes hacer unos rápidos y sencillos cálculos de en cuánto dinero se traduce eso (es casi un mes entero de trabajo). Ahora puedes multiplicarlo por el número de trabajadores de una empresa y podemos concluir que el correo electrónico cuesta mucho dinero, además de esfuerzo.

ChatWork cifra en 3 horas las que cada empleado dedica cada día a gestionar el correo electrónico. Cifra que se rebajaría a 0,2 horas con el empleo de soluciones de colaboración.

De la seguridad, ni hablamos

Además, el correo electrónico sigue siendo una parte importante de los problemas de seguridad que acechan a todos los usuarios en general y a las empresas en particular.

Más allá de si el mail es inseguro por naturaleza, el informe Internet Security Report 2016 de Symantec confirma que el correo electrónico sigue siendo el medio elegido por los ciberdelincuentes para cometer sus fechorías. El spam representa más de la mitad del tráfico del correo electrónico entrante.

Los ataques de suplantación de identidad son cada vez más específicos y los emails maliciosos crecieron en número y complejidad. “El correo electrónico sigue siendo un medio eficaz para los ciberdelincuentes”, concluye Symantec.

El alto precio de no encontrar la información

Convertido en un repositorio de información y con tantos hilos de conversación, puede resultar difícil encontrar algo en el correo electrónico.

Según un informe de IDC, el coste de no encontrar información puede suponer 3.300 dólares por empleado y año en búsquedas ineficaces, herramientas de acceso deficientes, tener que volver a dar forma a los datos, revisiones y otras tareas.

Asimismo, en un momento en que los equipos de trabajo no tienen porqué estar en la misma ubicación física (quizá ni horaria), tener un punto de encuentro común y digital en el que sea sencillo hacer un seguimiento de las tareas y donde toda la información esté a mano parece básico.

Con una buena herramienta de colaboración online, los documentos siempre están disponibles y se pueden hacer anotaciones y cambios en los documentos, notificando a todos los miembros del equipo los cambios realizados. Esto también evita que se tengan que enviar por correo electrónico la última versión de cada archivo y facilita que todos los implicados tengan siempre acceso a la última actualización.

Social sí, pero corporativo también

La verdadera colaboración mejora la competitividad de los negocios y las empresas, entre otras razones porque permite una mejor comunicación y mejores procesos de trabajo entre empleados, socios externos, consultores, etc.

Las soluciones de colaboración basadas en la nube tienen la capacidad de integrar información, llegar a un gran número de personas, capturar y compartir conocimientos. Pero si no queremos perder de vista la seguridad, estas herramientas deben tener el visto bueno de la empresa.

No en vano, estas aplicaciones en la nube han suscitado lo que se conoce como Shadow IT —o tecnologías en la sombra—: utilidades que son utilizadas por los empleados pero que no están autorizadas por el departamento de sistemas. El ejemplo más clásico que se pone es el del almacenamiento en la nube o el uso del mail personal para cuestiones laborales.

Ya en 2013 una encuesta aseguraba que el 80% de los empleados reconocía utilizar aplicaciones en la nube sin el consentimiento de la empresa. Una respuesta que, en muchos casos, se produce al resultar el email una herramienta demasiado lenta para la comunicación. Redes sociales y aplicaciones para compartir archivos, guardarlos y hacer copias de seguridad, son, debido a los largos tiempos de respuesta generados por el email, de las más utilizadas.

Ante el Shadow IT se pueden hacer dos cosas: bloquear el acceso a estos servicios en la nube o adoptar aquellas herramientas en las que se confíe y elaborar ciertas políticas de uso.

Por eso, frente a aplicaciones que no tienen por qué tener el respaldo de la empresa, este tipo de herramientas de colaboración combinan esa parte social que gusta a los empleados con la seguridad que muchas empresas demandan para sus comunicaciones.

¿Por qué hemos tardado tanto en llegar hasta aquí?

Lo cierto es que las herramientas de colaboración no son nada nuevo. Incluso podríamos decir que el origen de ellas está en las intranets.

Pero es cierto que en los últimos meses hay una tendencia clara hacia este tipo de herramientas. Tanto que esta industria es un sector en rápido desarrollo y cada año aparecen nuevos nombres con la promesa de cambiar la forma en que trabajamos y nos comunicamos.

La adopción de estas herramientas de colaboración también muestra signos de fortaleza. Las previsiones apuntan a que el mercado mundial de aplicaciones de colaboración en la nube alcanzará un valor de hasta 5.900 millones de dólares a finales de 2018.

Pero también hay ciertos inconvenientes que hay que tener en cuenta antes de apostar por este tipo de soluciones. Por ejemplo, muchas empresas se muestran preocupadas por cuestiones de propiedad intelectual y de confidencialidad de la información, sobre todo en la medida en que podemos permitir el acceso a esta información a colaboradores externos.

Además para más de ocho de cada 10 encuestados por Harvard Business Review Analytic Services, la colaboración es de vital importancia para lograr las metas de sus organizaciones. Pero parece que la proliferación de herramientas basadas en la web está obstaculizando la productividad y aumentando los costes en lugar de lograr los beneficios previstos.

Que la colaboración no te impida hacer tu trabajo

Se empieza a hablar incluso de sobrecarga colaborativa, que es el resultado de nuestra excesiva dependencia de correos electrónicos, reuniones y otras herramientas colaborativas que, irónicamente, han limitado nuestra capacidad de hacer cosas.

A medida que las empresas se vuelven más globales y diversas, necesitan conectar cada vez a más gente. Es cierto que hay muchos aspectos positivos en aumentar la colaboración, pero también ciertos inconvenientes: que de tanto colaborar los empleados dejen de hacer su trabajo y los asuntos en la lista de tareas pendientes sólo aumenten.

En este sentido, las nuevas herramientas digitales y sociales pueden ayudar a crear espacios de conversación donde las preguntas más comunes tengan respuestas o se puedan realizar discusiones sobre temas clave, donde unos pueden responder y otros pueden ver, aprender y reutilizar sin interrumpir al experto. ChatWork es una de las respuestas a la problemática planteada: incluye mensajería instantánea, gestión de tareas, videollamada y almacenamiento de archivos en la nube con una capacidad de hasta 10 GB.

Es decir, que una de las claves de estas herramientas de colaboración para que sean efectivas y productivas está en acompañarlas de unas buenas y efectivas reglas y políticas de uso para que no acaben siendo utilizadas como el correo electrónico: como mero sistema de comunicación y compartición de memes y otros archivos.

Según datos de ChatWork, si se emplean eficientemente, gracias a las herramientas de colaboración podemos reducir el tiempo diario de reuniones de 2 a 0,6 horas y las llamadas de 1 a 0,4 horas. Aunque la gestión de estas herramientas conlleve 1,6 horas de trabajo, con ellas podemos aumentar de 2 horas reales de trabajo efectivo a 5,2 cada día.

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