13 puntos clave a considerar a la hora de comprar una impresora para uso profesional

La impresora es un periférico que nos acompañará durante mucho tiempo en nuestra oficina o despacho. Lo más probable es que sobreviva a varias generaciones de equipos de sobremesa, portátiles o smartphones, por eso es necesario ser muy cuidadosos en su elección. Para no equivocarse vamos a ver 13 puntos clave a considerar a la hora de comprar una impresora para uso profesional.

Porque no es lo mismo una impresora para el hogar que para un uso profesional. Tenemos que identificar los aspectos clave que tiene que cubrir la impresora en nuestro negocio, solucionando carencias muchas veces que un modelo anterior no podía realizar o aportando la agilidad que necesita nuestro negocio para imprimir desde cualquier lugar.

13 puntos clave a considerar a la hora de comprar una impresora para uso profesional

Vamos a ver los aspectos más importantes a tener en cuenta:

Para empezar a acotar el tipo de impresora que necesitamos lo primero que necesitamos saber es cuantas personas van a imprimir por ella, para de esta forma saber también si necesitamos sólo una o varias. No es lo mismo que en nuestra empresa tenga cinco empleados que 25.

Relacionado con esta cuestión es importante saber cuántas páginas se van a imprimir de media al mes, ya que dentro de la gama de impresoras existen distintos modelos recomendados en función de las páginas impresas o necesitamos que tenga un bandeja extra de papel para aumentar su capacidad, etc.
También tendremos que elegir si queremos que sea multifunción o sólo impresora. En el primer caso uniremos la función de escáner y fotocopiadora, a veces también de fax, al de impresión. En otras empresas estos periféricos se prefieren que estén separados de la propia impresora.
La tecnología de impresión también es otro aspecto clave. Elegir entre láser o tinta no es tan fácil como parece, aunque podemos necesitar otro tipo de impresoras más concretas como las matriciales o las térmicas en diferentes segmentos profesionales. Un buen análisis de costes será clave para determinar que tipo de tecnología es más rentable en nuestro negocio.
Normalmente imprimiremos a través de una red local, una LAN, por lo que la conexión a través del puerto de red Ethernet es obligatoria si la va a utilizar más de un usuario. Pero la conectividad hoy en día va más allá y podemos conectar la impresora a la red vía WiFi o también imprimir desde un puerto USB.
Esto nos lleva a elegir una impresora que tenga capacidad para imprimir desde cualquier dispositivo y lugar, es decir, que lo mismo pueda imprimir desde un smartphone si lo necesito que enviar el documento por correo electrónico a la impresora para que esté listo cuando llegue a la oficina.

Otro aspecto que muchas veces no nos fijamos pero que a la larga marca nuestra experiencia de uso es la velocidad de impresión, sobre todo si nuestros clientes van a estar esperando que salgan los documentos, una impresora rápida marca la diferencia y mejora la productividad.
También tenemos que fijarnos en la capacidad gestión de la impresora de forma remota, que podamos ver en todo momento que está ocurriendo para resolver pequeños problemas que pueda tener de manera que tengamos la continuidad de nuestro negocio asegurada ya que la impresión es clave en este aspecto y no puede fallar.
Aquí es de gran ayuda el uso de la pantalla táctil, que además de permitirnos seleccionar cómo vamos a imprimir o configurar determinados parámetros nos mostrará una gran cantidad de información útil y resolverá muchas dudas de forma sencilla. Hoy en día es una forma de comunicación entre máquina y usuario muy eficaz.
Como en toda inversión que se realiza tenemos que tener en cuenta la vida útil de la máquina, en función del número total de copias para el que está pensado, el mantenimiento que hay que realizar de forma periódica, etc. Cuanto más podamos alargar esta vida útil más rentable será nuestra impresora.
Esto nos lleva a considerar el precio y coste por página impresa, que es uno de los factores claves para elegir en muchas empresas, ¿cuánto nos cuesta imprimir una página? Muchas veces nos dejamos llevar por el coste inicial, y luego nos damos cuenta que cada vez que imprimimos un documento estamos pagando más de lo que tocaría.

También tenemos que tener en cuenta el formato de los documentos que vamos a imprimir. Si necesitamos imprimir en formato A3, necesitaremos que nuestra impresora cubra esta posibilidad, como si queremos imprimir fotografías o cualquier otro tipo diferente de los que sería un folio normal.
Por último, un aspecto muy importante para muchas empresas es el de la seguridad. Para evitar las fugas de datos o tener una trazabilidad de los documentos que se han imprimido existen distintos tipos de soluciones, aunque la más extendida son los sistemas de control de impresión. Aquí primero tenemos que establecer un control de acceso e identificación a la impresora, ya sea mediante PIN, LDAP o utilizar tarjetas inteligentes. Después podemos aplicar las reglas necesarias para que cada usuario imprima según sus necesidades. Otras soluciones que se pueden ser interesantes es el cifrado de las unidades de almacenamiento que tienen las impresoras, para evitar problemas de pérdidas de datos por esta vía, que muchas veces no se tiene en cuenta.

Todo esto a nivel general, porque a nivel particular de cada negocio el análisis puede contener más puntos que sean básicos a la hora de elegir entre una gama u otra o comparar distintos modelos y marcas. Lo interesante sería poder probar la impresora en un entorno real, algo que ofrecen muchos distribuidores autorizados, de manera que podemos tener una impresora de prueba y luego una vez convencidos adquirir la nuestra.