La productividad no solo consiste en hacer las cosas más deprisa, sino en encontrar el modo de alinear las necesidades de cada tarea, con los rasgos psicológicos de quien las hace. Alcanzar ese delicado equilibrio logra que las personas encuentren la forma óptima de organizar su trabajo, estudio e incluso sus quehaceres diarios para no sucumbir a la procrastinación.
Ya te hemos contado distintas técnicas para mejorar la productividad, pero una de las claves es dominar el tiempo que se le dedica a cada tarea. En ese escenario de gestión del tiempo, existen dos técnicas predominantes: el "time boxing" o caja de tiempo y el "time blocking" o bloqueo de tiempo.
Aunque a menudo se confunden, estas técnicas de gestión de tiempo tienen propósitos y aplicaciones diferentes. Saber cuándo y cómo aplicar cada una de ellas permite mejorar la planificación de las sesiones de trabajo o estudio.
Time Boxing: uso práctico de la Ley de Parkinson
Tal y como destacan en el blog de Asana, el time boxing consiste en asignar un determinado período de tiempo específico, o caja de tiempo, para trabajar en una determinada tarea. Una vez se agote ese tiempo, se abandona esa tarea y se continúa con la siguiente de la lista.
La idea de esta técnica es la de concentrarse solo en la tarea que tienes entre manos durante el tiempo asignado. Sin distracciones. Esto permite sumirte en un estado de trabajo profundo, sabiendo que hay un límite de tiempo para completarlo.
Esta técnica parte del principio de la Ley de Parkinson, en la que se enuncia: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. Dicho de otro modo, cuanto más tiempo se asigne para hacer una tarea, más se tardará en hacerla.
El time boxing es especialmente útil para afrontar proyectos que requieren una gran cantidad de recursos y tienen una fecha límite, o cuando se necesita crear un hábito de trabajo en una tarea recurrente.
Un ejemplo de lo primero puede ser la tarea de revisar el correo a diario, asignándole unos diez minutos. Puede que el primer día te parezca un tiempo ajustado, pero poco a poco tu cerebro aprenderá a apretar el paso y completarla en ese tiempo.
La regla de las cinco horas que usan Elon Musk o Bill Gates para aprender sobre nuevos temas es un buen ejemplo para el segundo uso de la técnica time boxing. Estos millonarios asignan una hora al día a leer y estudiar sobre un tema determinado. Transcurrido ese tiempo, pasan a otra tarea hasta el días siguiente que repiten el proceso.
El mayor inconveniente de esta técnica es que, para aplicarla con precisión, será imprescindible establecer el periodo de tiempo adecuado para la naturaleza de la tarea o el plazo de finalización, asegurando que el tiempo será suficiente para avanzar en la tarea sin sentirse abrumado en su recta final.
Time Blocking: organizar tu agenda en bloques de tiempo
Por su parte, la técnica del time blocking se utiliza para organizar la lista de tareas diarias, tanto en el ámbito laboral como en el personal. Con este técnica se bloquean períodos específicos de tiempo en el calendario para cada tarea, incluyendo descansos entre tareas o cada determinado tiempo. Los expertos recomiendan incluso reservar bloques de tiempo para el ocio. De ese modo, se garantiza dedicar el suficiente tiempo a tus hobbies o aficiones.
Una de las claves del bloqueo de tiempo es ceñirse al horario que has asignado para cada tarea, ajustando los bloques según sea necesario para asegurar que todas las tareas previstas para esa jornada se completen. Esta planificación segmentada proporciona una foto general de cómo se distribuye el tiempo y ayuda a prevenir la sobrecarga de trabajo u olvidar tareas importantes.
El time blocking es más flexible a la hora de ajustar los tiempos, por lo que si tras unos días haciendo una tarea recurrente, te das cuenta de que siempre te sobra (o te falta) tiempo, puedes variar el tiempo asignado para ajustarte más a la realidad.
Cuándo usar cada técnica
El time boxing es adecuado para tareas y proyectos a largo plazo en la que se requiere una dedicación profunda y constante sin distracciones. Asignar algo de tiempo de forma regular a esa tarea evita la procrastinación que puede aparecer ante un proyecto complejo.
La constancia que promueve este tipo de técnicas de gestión de tiempo permiten entrenar al cerebro en la realización de una determinada tarea, durante un determinado tiempo, lo que resulta de gran ayuda para iniciar nuevos hábitos y rutinas.
El time blocking, en cambio, prioriza la distribución del tiempo disponible entre las tareas que deben completarse durante la jornada, proporcionando una vista en conjunto más esquemática.
No obstante, ambas técnicas son complementarias, pudiendo programar bloques de tiempo en tu jornada diaria para dedicarlos a tareas de time boxing. De hecho, esas tareas son las más precisas, porque ocupará en tu calendario el tiempo exacto que “metas” en esa caja de tiempo.
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Imagen | unsplash (Malvestida)
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