El mundo de la productividad es la búsqueda permanente de una bala mágica que nos deje hacer más en menos tiempo. Ahí, la matriz de Eisenhower se presenta como una guía apta para nuestro día a día. Especialmente en el entorno profesional.
Esta matriz es un cuadrante que divide las tareas entre "importantes / urgentes" y "no importantes / no urgentes". Propone hacer lo siguiente con cada una de las tareas en función de en qué lugar del cuadrante caen:
- Importantes y urgentes: se hacen inmediatamente. Son las crisis, las tareas relevantes con fechas límite o los problemas severos que hay que solventar.
- Importantes y no urgentes: se deben hacer personalmente y se deben programar, dándoles una fecha de finalización.
- No importantes y urgentes: se deben delegar en otra persona.
- No importantes y no urgentes: se deben descartar.
Imagen: Xataka.
Jefa, una matriz me dijo que no lo hiciera
Se llama así porque supuestamente la popularizó el expresidente de Estados Unidos y antiguo alto mando militar Dwight D. Eisenhower. Se le atribuye una alta productividad y capacidad de decisión, siendo una frase suya la que dio paso a esta matriz:
"Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes".
Se ha convertido en una herramienta de productividad muy popular, pero su utilidad es muy poco escalable y resulta bastante cuestionable.
La principal crítica que se le puede hacer a esta propuesta es la escasez de perfiles que pueden asumirla. Un alto mando con capacidad de delegar o de rechazar ciertas tareas podrá hacerlo, pero la mayoría de las personas no tienen (no tenemos) ese lujo y simplemente hemos de hacer lo que el trabajo (y el jefe) exigen.
Eisenhower tuvo entre sus mayores logros durante su presidencia la creación del Sistema Interestatal de Autopistas en 1956. Sus cunetas resultaron innovadoras: se adaptaron para maximizar la eficiencia en el drenaje, mejorando la seguridad vial y la vida útil de las propias autopistas. Pues bien, a una de esas cunetas es a donde me mandaría mi jefa si le digo que no he hecho lo que me pidió porque una matriz así me lo ordenó.
Sí resulta interesante que plantee esta necesidad de distinguir entre lo importante y lo urgente, puesto que a menudo lo segundo eclipsa a lo primero con nada erótico resultado, sobre todo a largo plazo. Pero poco más. La dicotomía simple que propone la matriz suena mucho mejor en la teoría que en la práctica.
Seguramente el bueno de Eisenhower era más que consciente de que su matriz era un reduccionismo. Necesario para transmitir ideas, pero incapacitante para llevarlo a la vida real. Ignora la complejidad de las tareas y el tiempo real que requieren, además de algo fundamental: las expectativas que tiene quien pone el dinero para que hagamos esas tareas.
Tampoco es un método que se adapte a las necesidades cambiantes del día a día. Lo que hoy es urgente puede dejar de serlo mañana, y viceversa. Esta matriz no contempla la flexibilidad y adaptabilidad, cualidades esenciales en el mundo laboral de este siglo. Tampoco atiende las diferencias de esfuerzo y tiempo de ejecución entre unas tareas y otras.
Pero es tan visual, suena tan creíble un apellido mitad americano y mitad alemán, y a los seres humanos nos gustan tanto los cuadrantes, que ahí está. Arrasando.
En Xataka | Regla 1-3-5: el sistema de productividad que prioriza la flexibilidad para completar tu lista de tareas
Imagen destacada | Xataka, Mockuuups Studio
Ver 2 comentarios