Uso un CRM personal para gestionar mis relaciones sociales y no me arrepiento de nada

"El caos es mi amigo" es una de las frases más icónicas pronunciadas por el genio Bob Dylan. Tan icónica que incluso ha llegado a Amazon en forma de lámina. Bob, te respeto y te adoro, pero el caos y yo no somos amigos. El caos, de hecho, encabeza mi lista de archienemigos: mi vida empezó a irme mucho mejor cuando me di cuenta de mi naturaleza caótica y decidí atajarla aplicando orden en todos los frentes.

Uno de esos frentes, de hecho uno de los que más me cuesta dominar, es la gestión social. Tengo un par de grupos de amigos, una familia sanguínea, una familia política, una serie de compañeros de trabajo y una pléyade de conocidos que me importan en alguna medida. Con los años he aprendido a gestionar mi tiempo y mis compromisos, a dominar mi dinero en lugar de dejar que él me domine a mí, incluso a tener un método y un orden con mi ropa. Finalmente me di cuenta de que necesitaba una suerte de CRM personal.

"Impresione a todos con su nivel de atención"

Un CRM, para los profanos, es una plataforma usada por las empresas para tener controlada su relación con los clientes. Tanto usuarios finales, como los que tiene una teleco, como una consultora que necesita un registro de cualquier movimiento con otras empresas que contratan sus servicios. ¿Por qué no tomar esa idea como base y crear un CRM personal, para esa gestión social?

En un CRM personal pueden encajar nuestros amigos, familiares y conocidos más cercanos para tener registradas sus últimas... ¿actualizaciones?, como por ejemplo:

• Quique: preguntar qué tal el examen que hará el 14 de enero, seguimiento recurrente del tratamiento médico de su rodilla, quiere cambiar de trabajo por fuerte desafección con la empresa.
• Marta: le quitan las muelas del juicio el 30 de enero, cortó en octubre con su novia y no anda muy bien de ánimos, sigue buscando piso desde entonces.
• Álex: su madre está pendiente de las pruebas hospitalarias, está buscando alguna PlayStation 4 muy rebajada, planea comprar un coche en los próximos meses.

O incluso para no olvidar ciertas claves de personas que acabo de conocer y serán importantes para mí en el futuro (como la pareja de una amistad o un familiar cercano):

• Isabel: le encanta la cultura japonesa, practica yoga, está finalizando la carrera de Arquitectura, es del Betis.

Vicisitudes y escenarios de la vida que son importantes para ellos, y que quizás a menudo olvidemos, o no tengamos tan presentes como quizás deberíamos para alguien con quien tenemos una buena amistad o una relación familiar.

Aplicaciones nativas, aplicaciones dedicadas

Para este cometido, personalmente, he acabado usando la aplicación nativa de contactos, en mi caso, del ecosistema de Apple. A -nuevamente- un cuidado orden a la hora de guardar cada tarjeta completando varios campos, incluyendo el cumpleaños, la empresa, el cargo o una foto en la que su cara sea reconocible, se le añaden algunos puntos clave en sus notas. Véase un ejemplo.

Esto me ayuda a tener ese registro (no infinito, lo voy actualizando y borrando anotaciones anteriores) sobre cada uno de los contactos que me importan en mayor o menor medida. Una forma de que no se me olviden aspectos como los de hace unos párrafos.

Hay empresas que han aprovechado el tirón tecnológico y la era del smartphone para hacer sus propuestas comerciales en esta línea. Por ejemplo, está Hippo (de momento solo en iOS), que permite añadir eventos, recordatorios y comentarios a cada contacto que consideremos importante. Está bastante bien pensada y tiene una interfaz muy limpia y moderna. Además, no requiere crear una cuenta específica para su app, ni pide el acceso a toda nuestra lista de contactos y almacena los datos en nuestro dispositivo, no en un servidor externo. Próximamente llegará la sincronización a través de iCloud.

Otra alternativa muy similar es Plum Contacts, aunque su potencial es menor ya que ofrece poco más que recordatorios -recurrentes o no- asociados a cada contacto que añadamos a una lista. Clay promete convertirse en una opción súper completa, con multitud de información que agregar a cada contacto y que luego será indexada para poder gestionarla mucho mejor, aunque de momento no ha sido lanzada comercialmente y hay una lista de espera que roza las 5.000 personas.

Dex sube un par de niveles la profesionalización de esta actividad y permite mucho a cambio de cero, diez o cuarenta dólares mensuales en función de hasta dónde queramos llevar estos registros. Monaru sube el listón y por veinte dólares al mes (de momento está en beta privada) no solo te recuerda cumpleaños de tus amigos cercanos, sino que hasta te recomienda qué regalarles gracias a lo que sabe de ellos gracias a ti.

También hay otras posibilidades, como añadir un componente de gestión social a nuestra aplicación de gestión de tareas habitual, siendo nuestros contactos un contexto o una perspectiva más de nuestra lista. Todoist, Omnifocus, Things, Google Reminders... En cualquiera podemos añadir este epígrafe e ir creando tareas asociadas con recordatorios incluidos para ser avisados en el día clave del suceso clave. "Quique, ¿cómo ha ido hoy lo de la rodilla?". O directamente, crear una hoja de cálculo con nuestros contactos preferidos y celdas clave para su seguimiento. Es lo que yo hago para anotaciones en forma de recordatorios más concretos, en lugar de notas algo más genéricas.

Frivolidad vs pragmatismo

La cara B del disco en lo del CRM personal está en esa cierta frivolidad a la hora de gestionar nuestras relaciones sociales, nuestras amistad y nuestras familias como si fuesen una tarea más del tres al cuarto, como si fuese comparable interesarnos genuinamente por el tratamiento médico de nuestro mejor amigo con acordarnos de recoger el traje de la tintorería. Para más inri, la app Plum recompensa su uso con bayas virtuales que denotan "cuán fuerte es tu relación" con las personas de tu lista. Uf.

Siendo consciente de esta aparente banalización de nuestra gestión social, la cuantificación y el volcado de información en soportes digitales está ahí desde hace muchos años y solo nos ha traído beneficios en cuanto a ser capaces de almacenar muchos datos -más de los que nuestro cerebro sería capaz de asumir- y de no olvidar fechas importantes. Y pese a todo, hay quien pone pegas a gestionar las relaciones usando herramientas así.

No las puedo compartir cuando desde que llevo haciendo esto mis relaciones sociales tienen muchos menos agujeros que antes, léase "menos despistes y lapsus". Aunque entiendo que mucha gente vea estos sistemas como un engorro innecesario. Si uno arregla la fuga de un radiador con un trapo anudado, no se preocupa por comprar esparadrapo por si el primer apaño improvisado cede. Al menos, no hasta que el charquito está de vuelta en el suelo.

Hay algunos casos un poco más extremos, en los que el seguimiento social no solo se utiliza para recordar las preocupaciones de nuestros seres queridos, sino para calificarles numéricamente y puntuar sus diferentes atributos. Algo que, honestamente, sirve para recordarnos a todos que no hay tanta distancia como pensamos entre ser un rey y ser un bufón.

Eso sí, como siempre, arquearía las cejas si alguien está usando un CRM personal basado en una app gratuita (información bastante sensible entregada a una empresa que de algún modo tiene que recuperar esa inversión). Y un último consejo: no todos los miembros de tu lista van a entender su presencia en ella. No airees demasiado su existencia. Todo lo demás es negociable.