El correo electrónico es para muchos una pequeña maldición en el trabajo, donde estar al tanto de los mensajes que llegan supone constantes interrupciones. La gestión de este medio de comunicación es una de las tareas que más tiempo le roban a profesionales y usuarios y en general, y ante su popularidad uno se pregunta qué pasaría si no se usara el correo electrónico durante la jornada laboral.
Un grupo de investigadores de la Universidad de Colorado en Boulder quiso precisamente comprobarlo. Trece de los empleados de ese organismo decidieron abandonar el correo electrónico durante toda una semana para evaluar los efectos en su jornada laboral y, atención, en su salud.
Usar bien el correo electrónico es casi un arte
Este no es el primero de estos estudios que trata de evaluar el efecto del correo electrónico en la jornada de trabajo. Hace poco un estudio del Future Work Center -organismo que realiza evaluaciones psicológicas en entornos de trabajo- confirmaba datos que ya se habían revelado.
Por ejemplo, que las notificaciones que llegan constantemente de los clientes de correo usados por los empleados en cualquier empresa son una "fuente tóxica de estrés", y que una de las medidas claras que deberían seguir esos usuarios es la de desactivar la aplicación de correo (o sus notificaciones) a pesar de "traicionar" a esa cultura que hemos creado en la que nos sentimos mal por no parecer que siempre estamos disponibles para contestar.
De hecho la relevancia del correo electrónico en el trabajo sigue siendo asombrosa, y por ejemplo una encuesta relativamente reciente revelaba como los empleados americanos invierten nada menos que 6,3 horas al día en gestionar su correo: 3,2 horas eran para correo del trabajo y 3,1 para mensajes personales. En aquel estudio se revelaba cómo incluso esa generación de "millenials" es especialmente "adicta" a este tipo de tarea.
Otros experimentos en este ámbito han demostrado que prestar esa atención constante al correo electrónico "incrementa el estrés sin incrementar la eficiencia. En lo que respecta a chequear el correo electrónico, menos podría llegar a ser más".
Menos estrés y menos distracciones
Todos los participantes del experimento se colocaron sistemas que medían su frecuencia cardíaca a lo largo de todo el día y también se situaron sensores que recolectaban diversa información en las oficinas. Por ejemplo, el tiempo que invertían en una tarea antes de verse interrumpidos, cuántas veces se movían de un lado a otro, o el tiempo que mantenían su atención en una sola ventana en su sesión de trabajo en el ordenador o la frecuencia con la que cambiaban de tarea.
El resultado de abandonar el correo electrónico fue interesante: la mayoría de los empleados -sobre todo los directores- se levantaban con más frecuencia de sus sillas para resolver cuestiones cara a cara -ni siquiera por teléfono- con el resto del equipo en lugar de usar el correo electrónico.
También se centraban mejor en las tareas realizadas, algo que era previsible ya que prescindían de una de las fuentes de interrupciones común en la jornada laboral: la llegada de un mensaje de correo electrónico hace que uno cambie de contexto rápidamente y casi "se sienta obligado" a contestarlo para no parecer que no está trabajando o que no tiene "espíritu de equipo".
Lo más curioso fue que incluso había una reducción en el nivel de estrés, algo que confundió a los investigadores ya que podría haber otros factores que afectarían a esa reducción. Sin embargo el impacto de dejar el correo electrónico de lado tuvo un efecto patente, y en las entrevistas con los participantes todos dejaron claro que estaban más contentos y menos ansiosos al no tener que utilizarlo constantemente.
Trabajar sin correo electrónico (durante un tiempo) es posible
Aunque es evidente que el correo electrónico es vital para ciertos tipos de comunicación, los implicados en el experimento no notaron un perjuicio a su actividad por enterarse de ciertos temas en los cara a cara con otros miembros del equipo o hacerlo más tarde.
Una vez terminado el periodo sin correo electrónico, también se observó la forma en la que los implicados se enfrentaban a un buzón lleno de mensajes tras esa inactividad. Curiosamente esa interacción sin correo electrónico hizo que la gestión de esos mensajes fuera rápida y eficiente ya que podían contestar a muchos mensajes en lote y también tener clara la respuesta en otros tantos.
Entre las conclusiones más relevantes estaba la que aportaba uno de los participantes, que indicaba que algunos correos pueden no ser tan urgentes como el que los envía trata de hacer ver. Un experimento interesnate que puede que nos ayude a entender mejor la forma en la que debemos trabajar con un medio de comunicación que sigue siendo vital para múltiples escenarios.
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