Herramientas de ofimática como Excel y Word tenían un papel protagonista a la hora de elaborar y gestionar las facturas y la contabilidad de centenares de miles de pymes y profesionales autónomos. Son herramientas relativamente sencillas de usar que permitían convertir las facturas a PDF y enviarlas a sus clientes.
Sin embargo, la Ley Crea y Crece aprobada hace dos años está a punto de ponerles las cosas un poco más complicadas a estos profesionales: solo se permitirá el uso de sistemas de facturación electrónica homologados. Esto, de facto, supone el adiós a Excel, Word y otras alternativas de ofimática para los autónomos.
La factura electrónica obligatoria. No se puede decir que haya sido una sorpresa, ya que la Ley 18/2022 de 28 de septiembre, también conocida como Ley Crea y Crece, está vigente desde hace dos años como medida de digitalización empresarial, como mecanismo de lucha contra la morosidad en el sector público y las operaciones comerciales entre empresas. De ese modo, el sistema de facturación en España se alinearía con el plan europeo conocido como VAT in the Digital Age (ViDA).
A partir de julio de 2024, será obligatorio presentar las facturas de forma electrónica para empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros. Tal y como se indica en la página de información de la Agencia Tributaria. A partir de 2025, las pymes y empresas con un volumen de facturación inferior a esa cifra también tendrán que hacer uso de la factura electrónica. Eso afectará directamente al 93,15% de pymes con menos de diez empleados que forma el tejido industrial en España, según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
Adaptación al nuevo sistema de facturación. El Gobierno está preparando una guía para que las pymes y autónomos puedan adaptarse a esta nueva normativa, que obligará a que toda la facturación de las empresas se genere mediante un software de facturación homologado, o con la plataforma de facturación pública (que, para sorpresa de nadie, presenta algunos fallos).
Esto implica que las facturas creadas con Excel, Word o presentadas en formato PDF, dejarán de ser opciones válidas para la emisión de facturas en el sector empresarial y para autónomos. Además, las facturas en papel también desaparecerán. Por el momento, quedan excluidas de esta medida las facturas entregadas a particulares, que se producirá en una próxima fase de digitalización.
Requisitos de la factura electrónica. La normativa establece que las facturas electrónicas deben “garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”. Con esto se evitaría la falsificación de las facturas.
Estas condiciones se cumplirán utilizando formatos como XML o Facturae de la AEAT, que son difíciles de modificar y permiten rastrear las facturas desde su emisor original.
Incertidumbre sobre el nuevo sistema. Pese a que la normativa lleva más de dos años en vigor, todavía existe incertidumbre sobre cómo funcionará este nuevo sistema de facturación al no existir una regulación técnica firme al respecto. Lo que complica el proceso de implementación de un estándar de archivo único en el software de gestión de terceros.
Lo único que se sabe con certeza es que los formatos de factura que se admitirán para cumplir con los requisitos del Ministerio de Economía serán XML CII (CEFACT de la ONU), UBL (Universal Business Language), EDIFACT (norma ISO 9735) y Facturae.
No hay normativa, pero ya hay sanciones. Todavía no se ha establecido una normativa clara que permita establecer un formato de archivo estándar a la hora de emitir las facturas electrónicas, pero sí que se han previsto las sanciones para quienes no cumplan con ella.
La normativa dispone que la sanción puede ir desde los 150 euros por cada documento que no se procese correctamente, suponiendo una falta leve, al 75% del importe de una factura con datos susceptibles de haber sido falseados, algo que se considera como falta muy grave. Además, las empresas que no adapten su sistema de facturación a lo establecido por la nueva normativa pueden afrontar multas de hasta 10.000 euros, según indican desde la asesoría Confislab.
Imagen | Pexels (Mikhail Nilov)
Ver 22 comentarios
22 comentarios
Piter_Parking
espero que adapten las plataformas externas y aplicaciones de facturación... porque usar el portal oficial es para pegarse un tiro.
Tener que pasar la mañana entera para poder cambiar un dato de la seguridad social, porque la web daba continuamente timeout (probado en distintos ordenadores y distintas conexiones)....
es una vergüenza todo lo que se les exige a los autónomos, y el desastre que es todo lo que ofrece y como se gestiona por parte de esos quienes exigen. Con el dineral que se paga, deberíamos tener un portal y un sistema de los mejores del mundo, sin embargo, es todo lo contrario.
Dyvap
Ya eran horas. Estábamos produciendo demasiado en España. Más burocracia siempre viene bien. Gracias Pedro!
juan1532
Cada vez hay que dedicar más tiempo laboral a la burrocracia, el cual hay que restar del tiempo de productividad real.
cefalopodo
El dia que les expliquen que una factura electrónica es un pdf firmado digitalmente, y en algunos casos validada con otra firma por una empresa certificadora, les va a dar algo.
tomasjose
Pregunta de ignorante, qué problema hay con las facturas en PDF?
Por otro lado, entiendo que el software ese que obligarán a usar básicamente sólo se podrá utilizar con Windows o lo harán compatible con cualquier plataforma? (A parte de cualquier distro linux, también para Mac, IOS, android... ) También es verdad que podrían hacerlo todo aún peor y que ese software sea únicamente online y que, cuando se caigan los servidores (porque se caerán y a menudo como pasa con otros servicios online públicos), pues ajo y agua.
z0ncera
están mezclando cosas, la norma que entra en vigor el año que viene es la relacionada con verifactu y no elimina la factura en pdf, solo da la opción de subir la misma a la plataforma de hacienda para su validación o no (esto último implica unos requisitos técnicos que casi nadie cumplirá). La información referente al fin de la factura en formato pdf y paso a factura electrónica obligatoria se espera para dentro de al menos 2 años.
jackues
En mi empresa llevo todo el verano haciendo módulos para leer formatos XML y transformarlo en documentos para hacer facturas. Esta me la vais a pagar.
mistercarter7
El caso es dar por C U L O
hkakashi
"A partir de julio de 2024, será obligatorio presentar las facturas de forma electrónica para empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros. "
¿No será 2025?
Usuario desactivado
¿Podemos empezar a poner sobre la mesa de Europa también un formato estándar de ticket electrónico? Cuando haces un pago con NFC en el móvil, ¿Cuántos Kb sería transmitir también un texto con el detalle del ticket y así ahorrarse papel y de paso darle al usuario la opción de almacenar los tickets digitalmente? Evitamos pérdidas de tickets, damos información explotable al usuario sobre sus consumos diarios...
CatTuja
Creo que hay un error: Julio de 2025 entra en vigor la ley antifraude, la ley crea y crece (morosidad) aún no hay fecha de aplicación obligatoria, ¿puede ser?
notelodigo1
Este artículo es incorrecto.
La factura electrónica será obligatoria desde julio de 2025 para empresas cuyo volumen de negocios supere los 8 millones de euros. Para el resto de pymes y autónomos será en 2026.