La baja productividad ha sido uno de los argumentos más utilizados para justificar la vuelta a la oficina. Sin embargo, la perspectiva que dan los estudios realizados tras la pandemia y la vuelta a las oficinas no aporta pruebas de la conexión entre la productividad y el lugar desde el que se realiza el trabajo, ya sea desde la oficina o desde casa.
Atlassian es una compañía que ha apostado por lo que ellos llaman el trabajo distribuido, entendiendo que ya no importa el ‘dónde’ se hace el trabajo, sino el ‘cómo’ se hace. De los estudios de investigación que la empresa tecnológica ha llevado a cabo para mejorar su modelo de trabajo remoto se pueden sacar importantes conclusiones sobre cómo ha cambiado la forma de trabajar incluso cuando los empleados han vuelto a las oficinas.
No importa el ‘dónde’. Muchos mandatos de vuelta a la oficina se basaron en el argumento de que el teletrabajo había provocado una caída en la productividad. Si ese fuera el caso, el estudio que analizaba los datos de productividad y rendimiento antes y después de la vuelta a la oficina habría detectado un incremento en los resultados cuando los empleados volvieron a la oficina. Sin embargo, tal y como ya te contamos, no fue así.
Este estudio pone de manifiesto que, más allá de reducir los niveles de satisfacción y el bolsillo de los empleados, la vuelta a la oficina no aporta mejoras en la productividad. Los CEO deben buscar otro chivo expiatorio.
Lo que ha cambiado es el ‘cómo’. En noviembre de 2023, Atlassian realizó una encuesta a 100 directivos del índice Fortune 1000 y 100 directivos del Fortune 500. Los resultados son cuanto menos reveladores de hasta qué punto ha cambiado la forma de trabajar de los empleados, incluso cuando han vuelto a las oficinas.
El 100% de los encuestados reconoce que sus empleados trabajan con herramientas de trabajo distribuido, aunque se encuentren físicamente en el mismo edificio. La nueva distribución flexible de las oficinas y los modelos de trabajo híbrido hacen que los empleados no estén trabajando uno al lado del otro. Se comunican mediante Zoom o correo electrónico con los clientes, se comparten documentos colaborativos en la nube o se envían mensajes por Slack a compañeros que están en otra planta o tres mesas más allá.
Por lo tanto, no importa si estas a 3 metros o a 3 km, las herramientas de trabajo continúan siendo las mismas en casa o en la oficina. Siempre será más eficiente enviar un mensaje a otro empleado para resolver una duda, que cambiar de planta o atravesar la sala para ir a interrumpirle personalmente.
El reto: cambiar la forma de medir. El estudio de Atlassian revela que el 99% de los directivos consultados reconoce que el trabajo tenderá más hacia el modelo distribuido en el futuro, y confiesan que no se están utilizando las métricas adecuadas para medir la productividad.
Gráfico de sistemas de medición de productividad Fuente: Atlassian
Según datos de Atlassian, solo el 49% de las empresas utilizan el seguimiento del progreso de objetivos establecidos como baremo para medir la productividad, mientras que al 46% de las empresas le vale con que el empleado haga acto de presencia en la oficina para definir su productividad. El 40% de las empresas consultadas, referenciaba la productividad al seguimiento de las horas trabajadas, independientemente de los resultados obtenidos.
La distancia obliga a los jefes a ser más claros. La encuesta a los ejecutivos del Fortune 1000 y 500 revela que los objetivos que se imponen a estos directivos son demasiado ambiciosos (45%), se contradicen entre sí (41%) o que no se facilitan los recursos necesarios para conseguirlos (40%).
En cambio, el estudio reveló que los directivos cuyas organizaciones tenían un mayor porcentaje de trabajo distribuido en distintas ubicaciones o franjas horarias, reportaban un 18% de mejora en la claridad en los objetivos. Esto implica que los equipos más distribuidos encuentran formas más eficientes para comunicarse y salvar la distancia, frente a los equipos presenciales.
Lecciones aprendidas de Atlassian: deja a tu empleado trabajar. El teletrabajo en Atlassian tiene nombre propio: Team Anywhere, y cuenta con un equipo dedicado en exclusiva a encontrar las mejores fórmulas para conseguir que sus empleados trabajen de forma eficiente desde cualquier lugar del mundo, basando sus decisiones en datos objetivos, no en creencias ni opiniones.
El estudio Lecciones aprendidas: 1.000 días de distribución en Atlassian, se hizo una encuesta entre sus 5.000 empleados y se sacaron en claro importantes aprendizajes. Uno de los más importantes fue el que demostraba que, si se deja a los empleados organizar su agenda para alcanzar los objetivos marcados, se mejora su concentración en un 32%, las tareas importantes se completan en un 31% menos de tiempo y se reduce un 13% el tiempo en reuniones.
Oficinas sí, pero basadas en datos de uso. Los grandes fondos inmobiliarios son conscientes de que la realidad empresarial ya no es la de 2019. Tras el shock inicial, parecen haberse puesto manos a la obra para reconvertir sus espacios en oficinas flexibles y coworking.
Una de las conclusiones que ha sacado Atlassian tras 1.000 días de trabajo distribuido es que necesitan oficinas, pero no solo como espacio para trabajar, sino como espacio para colaborar, reunirse y, si alguien prefiere usar ese espacio para trabajar en lugar de hacerlo desde su casa, que pueda hacerlo cómodamente.
Para determinar el uso de la oficina, la empresa tecnológica aboga de nuevo por los datos, no por las opiniones. Monitorizar el aforo diario, desde dónde vienen, qué motiva a los empleados a ir a la oficina. Monitorizando esas variables se puede establecer el coste por uso individual y reducir el espacio, ampliarlo o cambiar su uso en base a datos reales de uso, ahorrando en costes de alquiler. Por ejemplo, si la mayoría de visitantes vienen de fuera de la ciudad para reunirse con sus compañeros, es probable que se tenga que mejorar el servicio de cocina o establecer salas de reuniones para equipos más grandes.
Imagen | Pexels (cottonbro studio)
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