A veces odiadas y muchas veces necesarias, las reuniones son el pan nuestro de cada día en los entornos laborales. De hecho, su frecuencia se ha incrementado con la pandemia, aunque ahora sean por videoconferencia.
En todas ellas se deberían tomar notas, dado que eso facilitará compartir la información con otras personas que no han estado presentes y poder hacer un seguimiento de los temas que se han tratado para que estos encuentros sean especialmente productivos.
Cómo tomar notas
Sin embargo, hay que saber tanto tomar notas de estas reuniones como después pasarlas a limpio en un documento que facilite la comunicación en el trabajo.
Estas anotaciones facilitan no solo tener un registro histórico, sino que permiten a todas las personas (hayan estado presentes en la reunión o no) leer y recordar lo que ha pasado en ellas. También son un buen sistema para reducir las reuniones de seguimiento sobre lo acordado en un encuentro previo. Eso sí, para eso hay que tener o crear un repositorio (digital, preferentemente) de las notas de estas reuniones, de manera que todas las personas puedan acceder a él a conveniencia.
Quédate con lápiz y papel
Muchas personas prefieren tomar notas de las reuniones directamente en el portátil, porque luego resulta más fácil editar y organizar las notas y tareas. Sin embargo, algunos investigadores sugieren que es mejor usar papel y lápiz, porque cuando se hace el registro en el ordenador tendemos más a escribir notas textuales.
Mientras, cuando utilizamos papel y bolígrafo solemos escribir solo los puntos clave, evitando por tanto llenar las notas de información irrelevante.
Además, cuando utilizamos anotaciones manuscrita tenemos a utilizar abreviaturas y códigos, por lo que también podemos tomar notas más rápidamente.
Documento base
Tomar notas es una excelente manera de escuchar activamente y no entreetenerse o perderse en otras ideas mientras transcurre la reunión.
Para que realizar anotaciones de las reuniones se convierta en parte de nuestra rutina, lo ideal es crear un documento antes de la reunión y añadirlo en la invitación del calendario para que todos los asistentes puedan acceder fácilmente durante y después de la reunión.
Este documento debe tener la información básica de la reunión:
- Cuándo y dónde es la reunión (fecha, la hora y el lugar)
- Una lista con los nombres completos de todos los asistentes
- Una lista de las personas ausentes
- Qué / por qué: el propósito de la reunión
- Agenda de la reunión, con una sucesión de puntos sobre los temas importantes
Esta información puede parecer obvia pero es fundamental documentarla para alguien que no asistió y para recordar quién estuvo presente o tomó determinadas decisiones.
Además, tener un esquema (o plantilla) de la agenda también nos va a facilitar el tomar notas de lo que ocurre (Microsoft, por ejemplo, tiene varias plantillas). De hecho, podemos ir haciendo esas anotaciones debajo de cada asunto, a medida que avanza la reunión.
Pasarlo a limpio
Después de haber tomado estas notas en la reunión, hay que editarlas en este documento al que podrán acceder más personas.
A la hora de redactar las notas que se han tomado, hay que tener muy en cuenta que el documento debe ser útil también para personas que no han estodo presentes. A veces puede basta con un resumen de lo acontecido, pero en otras puede ser necesario una transcripción literal de todo lo que se dijo, aunque eso suponga crear un documento largo y extension.
Es importante dejar constancia por que escrito de qué persona dijo qué cosa o tomó determinada decisión. Puede bastar con anotar las iniciales de cada participante, cuyos nombres completos estarán en la parte superior de su documento.
Aunque esto es algo muy subjetivo y que dependerá mucho del tipo de reunón, he aquí algunas ideas que deberían quedar reflejadas en el acta de la reunión:
- Temas de preocupación o que susciten cualquier tipo de emoción,
- Asuntos controvertidos (explicando los temas y argumentos del debate)
- Acuerdos y decisiones (explicando qué se ha acordado y por qué)
- Siguientes pasos: qué acciones van a tomarse, por parte de quién y en qué fechas
- Cualquier cosa que sorprenda o información nueva que se haya aprendido
- Cosas que cambiaron (y por qué) durante el transcurso de la reunión
- Todo lo que no se haya hecho o quede retrasado: temas que aún no se trataron o decisiones que aún no se tomaron y que se volverán a tratar en el futuro
Lo recomendable es pasar a limpio las notas de la reunión lo antes posible, ya que es más fácil acordarse de todos los detalles y tener más claro qué fue lo realmente importante.
Una vez que se han pasado a limpio las notas, el documento debe compartirse con todos los asistentes así como con aquellas personas que, aún no habiendo estado, deban conocer qué ha pasado en este encuentro.
En cuanto al formato, el texto debe estar escrito de manera clara, concisa y objetiva (las actas deben basarse únicamente en hechos).
Aplicaciones para tomar notas
Hay muchas y variadas aplicaciones que, como usuarios, nos permiten tomar notas, pero hay algunas herramientas que han sido desarrolladas más específicamente para las actas de reuniones. Aquí va una selección de ellas.
OneNote: Incluido en el paquete ofimático de Microsoft, OneNote está destinado a que los usuarios puedan tomar notas de forma rápida y organizarlas. También permite añadir una grabación de audio.
Agreedo: es una aplicación web que permite redactar actas y agendas de reuniones, colaborar en el orden del día y asignar tareas, así como hacer un seguimento de los resultados.
Meeting Booster: es un sistema de gestión de reuniones basado en la nube que se integra con Outlook y que tiene varios módulos (como Agenda, Tareas y Minutas de reuniones), así como un sistema de Análisis de los datos de las reuniones
Beenote: es una herramienta para gestionar todo el proceso de una reunión, de forma sencilla, intuitiva y colaborativa. Permite la planificación, la realización y el seguimiento de las reuniones.
Hugo: esta aplicación está centrada en el calendario pero se integra con muchoas otroas aplicaciones. Funciona como plataforma centralizada para las notas de las reuniones, pero permitiendo que varios usuarios puedan editar estas notas y en tiempo real.
Hive: permite programar reuniones directamente desde el correo electrónico, utilizar formularios para recopilar temas de reuniones, cargar documentos a la agenda e incluso reunirse con interacción de video cara a cara. Puede integrarse con más de mil aplicaciones.
Que la tecnología tome notas por mi
Dado que cada vez es más frecuente que las reuniones no sean siempre presenciales, empiezan a surgir funciones y herramientas para que las aplicaciones de videoconferencia tomen nota de estos encuentros.
Microsoft, por ejemplo, tiene una nueva función en Teams con la que hace un resumen del encuentro que haya tenido lugar en su plataforma.
Para otras aplicaciones de videoconferencia también hay opciones. Por ejemplo, Otter (empresa especializada en pasar la voz a texto) tiene un producto con el que se toma notas, de forma automática, de las reuniones de Zoom.
Mientras, para Google Meet podemos usar Tactiq, una aplicación que muestra subtítulos en vivo y, con posterioridad, deja la transcripción de la reunión al usuario.
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