Notion es una navaja suiza. Si buscas algo para organizar tu vida, es más que probable que Notion tenga una plantilla u opción que te permita hacerlo. ¿Necesitas una app de tareas? Notion. ¿Un bloc de notas? Notion. ¿Un panel similar a Trello? Notion. ¿Un calendario? Notion también. Es una herramienta de los más versátil e interesante, y ahora todavía más después de haber hecho gratuito su plan personal ilimitado.
Sin embargo, puede ser algo complicada de entender para los recién llegados, así que vamos a conocer un poquito mejor tanto a la empresa que lo desarrolla como a la propia herramienta en sí.
Qué es Notion

Notion Labs, que es como se llama la startup detrás de Notion, fue fundada en 2013 por Ivan Zhao. Su sede está en San Francisco y actualmente tiene 56 empleados, según su perfil de LinkedIn. Su crecimiento ha sido bastante interesante, hasta el punto de que a finales de 2019 la empresa consiguió reunir su primer millón de usuario. Por aquel entonces, su valoración ya era de 800 millones de dólares.
Para conmemorar este hito, Notion creó un plan gratuito para estudiantes sin limitaciones, un movimiento pensado para favorecer la educación a distancia, pero también una estrategia agresiva de crecimiento. Zhao aseguró que había profesores de Harvard usando Notion para dar clases, y este plan gratuito para estudiantes con dominio .edu no es sino una estrategia de conocimiento de marca.
Hay mucho interés en esta compañía. Notion es una empresa muy bien valorada por los inversores de riesgo, a pesar de en un primer momento era algo reticente. De hecho, entre los inversores que han invertido en la compañía se encuentran Shana Fisher, inversora de Pinterest; Naval Ravikant, inversor de Twitter y Uber; Ram Shriram, de Google, o Mike Vernal, ex vicepresidente de plataformas de Facebook. A este capital hay que sumarle los ingresos de las suscripciones tanto personales como corporativas.

Prueba de ello es que a principios de abril, Notion consiguió una inyección de 50 millones de dólares por parte de Index Ventures y otros inversores que elevaron su valor a 2.000 millones de dólares. Recordemos que a finales de 2019 su valor era de 800 millones. Actualmente tiene clientes en los principales mercados, como Rusia, Japón o Alemania, y hasta hay empresas, como Metalab, con 140 empleados, que ha sustituido todo su flujo de trabajo (basado en 12 herramientas como Trello o Google Docs) por Notion.
Akshay Kothari, COO de Notion, opina que "la financiación es una señal de estabilidad, algo que es importante para nosotros". Precisamente ahora que está valorada en 2.000 millones de dólares, la compañía acaba de lanzar un nuevo plan gratuito que, curiosamente, elimina el principal argumento para dar el salto a los planes de pago: el límite de bloques.
El plan de pago con bloques ilimitados ahora es gratis
Para entender cómo funciona Notion, párate un momento a pensar en todas las herramientas de productividad que usas a diario. Seguramente uses una app distinta para cada cosa y vayas saltando de una a otra o, simplemente, las hayas sincronizado usando alguna herramienta como IFTTT. Ahora imagina que todas esas aplicaciones se uniesen en una sola y creasen una macroherramienta con todas las funciones habidas y por haber. Eso es Notion.
Notion permite crear notas y documentos, wikis, gestionar proyectos y tareas y, en realidad, hacer casi cualquier cosa. De hecho, este texto que estás leyendo se está escribiendo directamente en Notion. La app funciona online u offline, así que puedes usar las apps en local y sincronizar todo el trabajo cuando te conectes a una red WiFi.
Una de las funciones más interesantes es la sincronización multiplataforma basada en la nube. Notion es accesible desde la web, desde las apps para Windows y Mac y desde las respectivas para iOS y Android. Hay que crearse una cuenta, eso sí, pero una vez hecha, todo lo que hagas en una plataforma estará disponible en todas las demás.
Con la cuenta creada, Notion nos pedirá unos cuantos datos y nos ofrecerá la posibilidad de importar cualquier cosa, desde documentos de Word a notas en Evernote, archivos .csv o paneles de Trello. Todo lo que se haga en Notion se puede mantener guardado en la app o exportarse en diferentes formatos. Siguiendo con el ejemplo de este texto, lo podría sacar como markdown, PDF o HTML. La interfaz es de lo más minimalista, incluso cuando la tenemos llena de bloques, pero no está traducida a español. Solo funciona en inglés.
¿Qué son los bloques? Cada pieza de contenido, como un párrafo, una foto o una tarea de una lista de tareas. Anteriormente, el plan gratuito permitía añadir hasta mil bloques, es decir, mil párrafos, mil fotos o mil elementos combinados entre sí. Llegados al límite, la única forma de seguir usando la app era o borrar bloques o pasar a un plan de pago.

El nuevo plan gratuito permite crear bloques ilimitados y añadir hasta cinco colaboradores, aunque restringe el tamaño de los archivos que se pueden subir a 5 MB. Este plan antes valía cuatro dólares mensuales y era la puerta de entrada del usuario o de un equipo pequeño a los planes de pago. Ahora, al menos a nivel personal, no hay motivos para cambiar a un plan de pago. Otro asunto es a nivel empresarial, que requiere de otras funciones incluidas en los planes más caros.
La clave está en las plantillas
Notion se puede usar de dos formas: desde cero o usando la enorme cantidad de plantillas que hay disponibles. Puedes verlas todas en este enlace y a la vista está que hay de todo. Sea como fuere, siempre podemos intentar crearla nosotros con todas las herramientas que tenemos a disposición. Por cierto, ese listado está hecho en Notion y anidado en el Notion oficial de la empresa.

Porque sí, Notion permite compartir todo el contenido con cualquier persona y hasta crear espacios de trabajo con cinco miembros en el plan "Personal" y miembros ilimitados en los planes de pago. Pero vayamos a las plantillas. Notion las divide en diferentes categorías: diseño, educación, ingeniería, recursos humanos, marketing, personal, gestión de producto, ventas y soporte.
En la categoría personal, por ejemplo, tenemos notas rápidas, cosas de casa, lista de tareas, un diario, una guía de viajes, un currículum y hasta una wiki de nuestra vida. Usar una plantilla es la forma más sencilla de empezar a usar Notion y cogerle el punto. Ya habrá tiempo de experimentar y crear nuestras propias plantillas. Con las predeterminadas es más que suficiente para usar Notion sin problemas.
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14 comentarios
kognox
No me gustan las navajas suizas. Tienen muchas herramientas y ninguna funciona bien del todo.
apertotes
Pues no veo la diferencia con Keep o Evernote. ¿Alguien podría explicar la diferencia con estos servicios?
gabrielc63
Una herramient muy completa, recomiendo el reddit de Notion para aprender trucos y las formas de organizar que comparte la comunidad, tambien el canal de Marie Poulin en youtube.
user7381
Le están viendo los dientes al lobo de MS Teams...
mariovials
Yo la compré hace un tiempo, cuando había que pagar para usar más de 1000 bloques.
Dejé de usar Todoist (versión de pago) + Keep + Google Docs + Un Habit Tracker + Un diario.
Básicamente porque ninguna app tenía exactamente lo que yo quería, algunas eran muy simples y otras muy complejas.
La gracia de Notion (y un poco también la desventaja) es que tu puedes crear tus sistemas de registro de cosas como quieras, con todo lo que quieras, si, todo! tu creatividad es el límite.
Actualmente todas las cosas que usaba en apps distintas están juntas y vinculadas, por ejemplo, mis apuntes sobre ejercicios están junto a mi calendario de sesiones y una lista de videos, todo en una misma página y si quiero agregarle un recetario de comida o una lista de ejercicios checkeables por hacer también puedo, incluso audios, fotos, archivos etc. por decir algo.
Creo que se volverán mas populares en el futuro y cuándo antes vayan aprendiendo a usar estas herramientas, menos ganas tendrán de usar aplicaciones comunes y limitadas como las actuales.
jiraki
en el navegador funciona muy bien, pero en Android es inutilizable.
retourned
Me la he instalado en el Mac por echarle un ojo y ha durado 15 minutos instalada. Al final prefiero seguir usando el Trello. En mi opinión Notion te agobia con demasiadas cosas que no son propias de este tipo de aplicaciones.
No dudo que sea útil para cierto tipo de usuarios, pero os adelanto desde ya que para el 80% no.
morquar
Es decir que tiene lo mismo que llevas en tu móvil desde hace años pero con nombres más "profesionales"... brillante.... a ver cuanto duran....
enriccarrascobuendia1
Por lo que decís, parece ser como one note
servlcrptr
Lo de que no está en español lo podrías haber dicho al principio, así uno puede dejar de leer