Si algo hizo bien Microsoft en los 80 y 90 fue meterse en el mercado corporativo. Los vaivenes del mercado de consumo son importantes: en los últimos 30 años se ha visto como plataformas minoritarias desaparecían, y cuando el PC compatible reinaba tranquilamente llegaron los smartphones y los tablets y se comieron el mercado.
Sin embargo, en el mundo corporativo todo el mundo sigue usando PCs, y con el sistema operativo de Microsoft. Pero no solo eso. La suite ofimática por excelencia, Microsoft Office, es imprescindible, haga lo que haga la empresa. Microsoft se posicionó muy bien en los 90 y todavía está recibiendo dinero por ello.
Después de tantos años estamos viendo como este conjunto de herramientas universales, que vale tanto para una empresa que hace software como para una que fabrica piezas de automóvil, se está quedando anticuada. Y hay una nueva guerra entre distintas soluciones enfocadas a mejorar la productividad del mundo corporativo. Si una se impone podemos estar ante una nueva revolución en las empresas que dé al ganador ingresos seguros durante muchas décadas.
La historia de suite ofimática, o cuando había competencia
Microsoft no fue la primera compañía en crear herramientas ofimáticas. En su día hubo programas muy famosos y dominantes que copaban las empresas, cuando Microsoft todavía se centraba en crear y mejorar su primer sistema operativo, el MS-DOS.
En los años 80 el procesador de textos dominante era el WordStar, de MicroPro International. Su gran éxito fue la versión para MS-DOS, justo cuando el mercado del IBM PC explotaba. Las empresas que usaban ordenadores (que en aquella época no eran todas, ni mucho menos) usaban este procesador para escribir los documentos.
El gran éxito de WordStar es que, de una forma muy primitiva, era un editor WYSIWYG (What You See Is What You Get). Esto es, que lo que se escribía tenía un formato similar a lo que luego salía por la impresora. Eso sí, con ciertas limitaciones ya que las negritas, los tipos de letra, etc. se codificaban de una forma especial. Pero al menos los párrafos y saltos de línea se veían tal y como luego era la impresión.
Otra aplicación que rompió moldes y se coló en los departamentos financieros de las empresas fue el Lotus 1-2-3. Fue la mejor hoja de cálculo de la época, aunque fue una simple copia mejorada de VisiCalc, que fueron los que realmente tuvieron el mérito de idear la aplicación original. Lotus 1-2-3 fue una verdadera revolución en las finanzas, pues la simple tarea de hacer números hasta entonces era (incluso con la ayuda de calculadoras) muy tediosa: cualquier cambio requería rehacer todos los cálculos posteriores, y la hoja de cálculo los propagaba automáticamente.
Pero Microsoft tuvo la idea de juntar estas dos aplicaciones (y PowerPoint) en una suite ofimática, Microsoft Office. Además, llevó la delantera a otros en mejoras e implementación del software. Y con el tiempo ha ido ampliando la suite y adaptarse a los tiempos, con nuevos elementos como Outlook que copan los clientes de correo electrónico coroporativos. Es curioso que incluso existiendo desde hace muchos años herramientas similares gratuitas (como OpenOffice o LibreOffice) las empresas sigan confiando en Microsoft y pagando mucho dinero por sus herramientas ofimáticas.
La suite ofimática se queda pequeña: falla en la colaboración
Lo cierto es que Microsoft ha llevado la delantera en muchas cosas a su competencia. Excel es una hoja de cálculo impresionante, con funciones avanzadas que dejan lejos a sus competidores. Word también ha sabido adaptarse a los tiempos por ejemplo añadiendo el control de cambios para mejorar la colaboración. En general Microsoft ha ido evolucionando sus herramientas, simplificando la interfaz según pasaba el tiempo y sobre todo ha conseguido no dormirse en los laureles y que llegara un nuevo competidor y le quitara su vaca lechera.
Slack está consiguiendo que muchas empresas superen el correo electrónico
Sin embargo, la forma de trabajar de muchas empresas con estas suites ofimáticas no tiene mucho sentido, cuando hay una conexión permanente de los ordenadores a la red. Se trabaja en los documentos de forma offline y se comparten por correo electrónico. El control de cambios ayuda, pero al final documentos circulando de aquí para allá por correo y múltiples versiones no es una forma muy lógica de trabajar.
Internet permite que varias personas trabajen sobre el mismo documento, incluso de forma simultánea si hace falta. Que haya un control de versiones centralizado. E incluso que varias personas tengan distinta visibilidad de ciertas partes del mismo. A veces el concepto de "documento" sobra, según el uso del mismo.
Alternativas a Microsoft Office
En el entorno de Internet han surgido nuevas alternativas a Microsoft Office. La primera potente, la que ha podido realmente tentar a muchas empresas, es Google Docs. Google Docs es puramente online y con capacidades colaborativas. Una gran alternativa, pero cuya labor ha sido copiar lo que ofrece Microsoft, hacerlo en la nube y añadir una capa de colaboración muy potente.
Pero existen nuevas empresas que están empezando a retar a Microsoft en el plano de la productividad, repensando completamente el uso de las herramientas. Por todo el mundo es sabido que el Excel se usa muchas veces para tareas que nada tienen que ver su propósito principal. Por ejemplo, para organizar proyectos. De hecho, hay quien dice que para montar una startup no hay más que dirigirse a un sector concreto, ver que se hace con el Excel y hacer una aplicación o servicio dedicado para la tarea.
Airtable, parecido a Excel pero para gestión de textos
Una de estas empresas es Airtable. Fundada en 2013, tardaron tres años en tener un producto funcional. Pero cuando lo consiguieron, empezaron a enamorar a muchas organizaciones. La herramienta que ofrecen es una solución en la nube de base datos pero con un enfoque sencillo de manejar y tan colaborativa como Google Docs. La vista principal es como Excel, con celdas y pestañas. Los datos, en lugar de números, pueden ser textos, fotos, enlaces o cualquier tipo de documento y se pueden organizar y visualizar de múltiples formas.
Más de 80.000 empresas usan ya la herramienta y Airtable incrementó su facturación en 2018 un 400% hasta los 20 millones de dólares. Todavía están lejos, eso sí, de los 40.000 millones que Microsoft vende al año por sus herramientas de productividad para empresas, pero ha sido suficiente para la valoración de Airtable sea superior a los 1.000 millones de dólares (ya es un unicornio).
Airtable tiene algunos competidores que ofrecen una experiencia similar, como Smartsheet. Su crecimiento es más lento, un 65% de 2017 a 2018. Su facturación ya supera los 111 millones de dólares y cotiza en bolsa desde el año pasado. En realidad Smatsheet lleva en el mercado desde 2005, pero ha sabido ver el movimiento del mercado y pivotar para ofrecer una solución de productividad en la nube. Unas 76.000 empresas usan su producto.
También existe Coda, algo más pequeños que Airtable y Smartsheet (solo facturan 2 millones de dólares al año, según Crunchbase) y aunque su aproximación al mercado es desde un punto más de documentos colaborativos están dando un salto importante a la productividad.
Todas estas empresas están intentando atacar directamente la parte organizativa del mundo corporativo. Sus herramientas son online y permiten organizar la información superando los repositorios de documentos Word, Excel y Powerpoint. Las soluciones que proponen son siempre en la nube, con una mezcla entre base datos, hoja de cálculo, documentos y gestor de proyectos, pero con un enfoque colaborativo y que permiten estructurar la información de forma muy diversa.
Otras empresas se centran más en proporcionar un conjunto de herramientas variadas para facilitar la colaboración dentro de la compañía. El ejemplo más significativo es Atlassian. El año pasado facturó 874 millones de dólares y en bolsa ya vale casi 22.000 millones de dólares. El año pasado las ventas crecieron un 41%. Su gran número de herramientas colaborativas en la nube son cada vez más universales para todo tipo de empresas, aunque es cierto que suelen ser más usadas por compañías de desarrollo de software.
También hay soluciones que atacan una única área. Un ejemplo es Asana, cuya función en facilitar la gestión de proyectos y que factura aproximadamente 70 millones de dólares al año. Otros intentan solucionar la gestión de documentos compartidos, como Quip (2 millones de dólares al año) o Notejoy (sin datos conocidos de ventas). Y no nos podemos olvidar de Slack, que facilitan la comunicación interna entre empleados y ofrecen APIs para que otras herramientas que hacen tareas complementarias se integren en ella. Slack factura alrededor de 200 millones de dólares al año.
Todas estas empresas están intentando que el mundo corporativo supere el intercambio de ficheros Word y el Excel para comunicarse y que usen sus nuevas aplicaciones en la nube para ser más productivas. Si alguna de estas compañías logra integrar todas las necesidades generales del mundo corporativo podría triunfar por encima del resto y entonces se superará, de una vez por todas, la herramienta ofimática como la navaja suiza empresarial universal.
Eso sí, no hay que despreciar para nada a Microsoft. Su oferta relativamente reciente de Office 365 es realmente potente y sus ventas van muy bien, superando ya los 30 millones de suscriptores. Con Office 365 se tiene la suite ofimática en la nube, potenciando así la colaboración. Y con Team, que va directamente contra Slack y permite la comunicación interna, está teniendo mucho éxito en las empresas.
Quizá el ganador de esta nueva guerra por la productividad sea de nuevo Microsoft. En el pasado nos ha demostrado que no se duerme en los laureles y logra evolucionar su producto lo suficiente para que el mundo corporativo siga confiando en ellos. Es posible que ahora lo vuelva a hacer. Lo que está claro es que la suite ofimática como se viene usando hasta ahora tiene los días contados excepto para tareas muy específicas, y cada vez hay mejores soluciones para aumentar la productividad y que no implica el trabajo en documentos offline con intercambios por email.
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