Con el auge del teletrabajo se ha dado la paradoja del exceso de reuniones. Se convocan tantas reuniones para solucionar problemas al cabo del día, que al final el verdadero problema es la reunión en sí mismo, que roba tiempo para solucionar problemas reales.
Un estudio de la consultora laboral Otter.ai, indica que las grandes compañías malgastan 100 millones de dólares al año en reuniones innecesarias, constituyendo un verdadero problema para la productividad de sus empleados que, entre tanta reunión, no encuentra un hueco para hacer su trabajo.
Nuevo escenario laboral, nuevas formas de gestión. El informe Work Trend Index de 2023 elaborado por Microsoft deja constancia de un incremento del 252% en el tiempo dedicado a reuniones, y el número de reuniones semanales aumentó un 153%. Para encontrar un origen en ese incremento debemos bucear en los datos de “sensación” de productividad de los empleados y el de los gerentes que se recogen en ese mismo informe.
El 81% de los empleados dice que es importante que sus jefes les ayuden a priorizar su carga de trabajo, pero solo el 31% de los empleados afirman recibir orientación clara en reuniones individuales sobre cómo hacerlo.
Por su parte, el 74% de los gerentes dice que una mayor orientación sobre cómo priorizar su propio trabajo ayudaría a su desempeño, pero el 80% de los gerentes confirma que se beneficiarían personalmente de una mayor claridad por parte de la alta dirección sobre cuales deben ser sus prioridades.
Es decir, los empleados son conscientes de que sus gerentes deben seguir coordinando sus trabajos, pero la mayoría no recibe esa información, mientras que los gerentes confiesan que no se han sabido adaptar a la nueva realidad laboral y no saben ni organizar sus tareas ni comunicarlas a los miembros de sus equipos.
Teletrabajar es fácil si sabes cómo. Esa pérdida de control sobre qué está haciendo el empleado en cada momento es la que ha impulsado a los directivos y gerentes a abogar por la vuelta a la oficina. Es mucho más sencillo mantener los viejos hábitos de supervisión basados en la presencialidad, aunque en realidad sean contraproducentes para la empresa.
Los datos del estudio de Microsoft apuntan a que los gerentes no han sabido adaptar su forma de gestión como los empleados han cambiado su forma de trabajar con nuevas herramientas y canales de comunicación. Por eso convocan reuniones innecesarias para controlarlos y evaluarlos, volcando el tiempo de su trabajo en el calendario de sus empleados.
De la microgestión a trabajar por objetivos. Una de las ventajas del teletrabajo, además del ahorro económico y de emisiones de gases contaminantes, es que los trabajadores toman el control de su tiempo y pueden tomar decisiones, resolver problemas o innovar. Pero para eso, es necesario darles la suficiente confianza en sus capacidades y no apoyarse en las viejas costumbres de la microgestión.
El informe de Microsoft revela que el 87% de los empleados dicen que son productivos en el trabajo, y lo corroboran las lecturas de productividad en aumento de Microsoft 365. En cambio, solo el 12% de los gerentes afirma tener plena confianza en la productividad de sus equipos.
No solo no se trabaja, se enferma. El exceso de reuniones no es un problema que solo afecte a la gestión del tiempo (y al dinero) de empresas y empleados. Ya se ha convertido en un problema de salud con nombre propio: Fatiga de Zoom.
Las reuniones excesivas provocan estrés, agotamiento, frustración, ansiedad, pérdida de concentración, disminución de la creatividad y deterioro de la salud mental y física. El cerebro humano no está habituado a interactuar a través de una pantalla y no es capaz de detectar los microgestos y el lenguaje no verbal, perdiendo eficiencia en la comunicación.
Algunos fundadores son expertos en gestionar el tiempo de las reuniones. Jeff Bezos, Mark Zuckerberg, Steve Jobs o Jack Darsey han tenido que aprender a gestionar de forma eficiente para que reuniones intrascendentes no se coman su preciado tiempo al frente de grandes compañías tecnológicas. En este sentido, la mayoría coincide en un punto: si lo que se va a tratar en la reunión puede resumirse en un correo, no hay reunión.
Jack Dorsey y Mark Zuckerberg ponen como requisito que antes de convocar una reunión se elabore un memorando con toda la información necesaria, se envíe a todos los convocados y sea de obligada lectura previa. De ese modo, todos tendrán toda la información para tomar decisiones al momento y sin alargar la duración de la reunión.
Dos horas de reuniones al día debe ser el límite. Según un estudio elaborado por Microsoft, el cerebro necesita descansos periódicos para recuperar su productividad, por lo que es recomendable no enlazar una reunión tras otra, algo que aplica Mark Zuckerberg.
La encuesta Workflow Index realizada por Slack, revela que el límite para mantener la productividad en unos niveles adecuados está en dos horas de reuniones al día, y es importante elegir bien el momento del día para hacerlas para no romper la ola de productividad de los participantes. Se recomienda hacerlas entre las tres y las seis de la tarde.
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