Las reuniones han aumentado en duración y frecuencia en los últimos 50 años, hasta el punto en que los ejecutivos dedican una media de casi 23 horas a la semana en ellas, frente a menos de 10 horas en 1960. Y eso ni siquiera incluye todas las reuniones improvisadas que no se incluyen en los programas. Mucho se ha escrito sobre este problema, pero las soluciones que se plantean suelen ser discretas. Sin embargo, las reuniones afectan la forma en que las personas colaboran y realizan su propio trabajo.
De hecho, la mayoría de veces (70%) impiden que los empleados completen todas sus tareas. Incluso las reuniones ineficaces tienen un impacto negativo en el bienestar psicológico, físico y mental.
La base del problema. Sin duda, las reuniones son esenciales para permitir la colaboración, la creatividad y la innovación. A menudo fomentan las relaciones y garantizan un intercambio de información adecuado. De eso no hay ninguna duda. Pero, ¿por qué alguien defendería esas reuniones excesivas cuando a nadie le gustan? Porque a los empresarios les gusta ser buenos soldados. Cuando sacrifican su propio tiempo por las reuniones, asumen que están haciendo lo mejor para el negocio y no ven los costes.
Y claro, pasan por alto el coste colectivo de la productividad, la concentración y el compromiso. El tiempo es oro. Cada minuto gastado en una reunión inútil consume tiempo para el trabajo en solitario que es esencial para la creatividad y la eficiencia. Por otro lado, los horarios plagados de reuniones interrumpen el "trabajo profundo", un término que el profesor de informática de Georgetown, Cal Newport, usaba para describir la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea cognitivamente exigente. Como consecuencia, las personas tienden a llegar antes al trabajo, quedarse hasta tarde o usar los fines de semana para ello.
El estudio. Para investigar más y considerar las implicaciones de las reuniones, un estudio se propuso encuestar a 76 empresas que redujeron la cantidad de reuniones durante los últimos 14 meses. La investigación mostraba que el 92% de los empleados considera que las reuniones son costosas e improductivas. Innumerables interacciones online a veces conducían a la llamada "fatiga de Zoom", una condición que, según los neuropsicólogos, contribuye en gran medida al tecnoestrés. En resumen, más reuniones no ayudan a nadie a alcanzar sus objetivos.
New research finds that 70% of meetings keep employees from doing productive work.
— Jay Van Bavel, PhD (@jayvanbavel) March 30, 2022
Ineffective meetings that waste our time negatively impacts psychological, physical, and mental well-being. Removing 60% of meetings actually increased cooperation by 55%! https://t.co/ILBevVjGfE pic.twitter.com/AIhWQDpQFt
Los beneficios de menos reuniones. En las 76 empresas que encuestaron, descubrieron que la productividad de los empleados era un 71 % mayor cuando las reuniones se reducían un 40%. Esto se debe en gran parte a que los empleados se sintieron más empoderados y autónomos. En lugar de que un horario fuera el jefe, se adueñaron de sus listas de tareas pendientes y se responsabilizaron, lo que aumentó su satisfacción en un 52%.
Eliminar el 60% de las reuniones también aumentó la cooperación en un 55%. Los trabajadores encontraron mejores formas de conectarse uno a uno a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos, como Slack o Teams, para ayudar en las comunicaciones específicas de cada proyecto. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57%, lo que mejoró el bienestar general de los empleados.
¿Por qué? La razón es que hubo muchos menos malentendidos. Para revisar una tarea, las personas revisarían rápidamente una conversación anterior de Slack o el resumen de un proyecto. Las frases de uso frecuente "Pensé que me habías dicho..." o "Tenía la impresión" rara vez se usaban.
Musk, Bezos y Cuban lo saben bien. Mark Cuban empresario y dueño de los Mavericks de Dallas de la NBA considera que las reuniones son una completa pérdida de tiempo. "La única forma en que me vas a conseguir para una reunión es si me escribes un cheque", dijo en una entrevista. Elon Musk instó a los empleados de Tesla a evitar reuniones excesivas en un email a toda la empresa, calificándolas de "plaga" para las grandes empresas: "Sal de una reunión o termina una llamada tan pronto como sea obvio que no está agregando valor. No es de mala educación irse, es de mala educación hacer que alguien pierda el tiempo".
Jeff Bezos, fundador y director ejecutivo de Amazon evita las reuniones matutinas y se reúne con los inversores solo seis horas al año. También se niega a organizar o asistir a una reunión si dos pizzas no alimentan a todo el grupo. Cuando organiza reuniones con ejecutivos de Amazon, les pide que lean un memorando de seis páginas al principio: "Se supone que el memorando crea el contexto para lo que luego será una buena discusión".
Estamos contribuyendo al problema. La evidencia reciente sugiere que los gerentes recién ascendidos pueden estar contribuyendo al problema. Los nuevos jefes celebran casi un tercio (29%) más de reuniones que sus contrapartes experimentadas. ¿Por qué? Sin la capacidad de conectarse con los miembros de su equipo en persona a menudo en los nuevos lugares de trabajo híbridos, las personas recién ascendidas a roles gerenciales sienten una presión adicional para establecer conexiones digitalmente. Y están motivados por el deseo de ser más visibles y obtener la aceptación de sus equipos. Sí, está claro, hay que acabar con la locura de las reuniones.
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