Mucho se ha hablado este último año de la conocida como Zoom-fatiga pero gestionar, responder y tener al día la bandeja de entrada del correo electrónico puede ser también una tarea estresante.
Aunque las aplicaciones de mail suelen ir incorporando herramientas que permiten distinguir los correos electrónicos importantes e, incluso, categorizarlos y clasificarlos por carpetas, el volumen de comunicaciones que se gestionan por correo sigue siendo abundante.
Ese mail podría haber sido una llamada
Porque, si bien es verdad que hay reuniones que se podían haber resuelto con un correo electrónico, hay correos electrónicos que bien habían podido ser una mera conversación, en opinión de Laura Mae Martin, directora de productividad de Google.
Pero la pandemia y el teletrabajo ha conllevado que muchas de esas conversaciones informales de pasillo acaben ahora en nuestra bandeja de entrada.
“El correo electrónico se ha inflado de tal manera que se ha convertido en el método de comunicación que solía ser antes cara a cara", asegura esta responsable
La clave está en clasificar
Esta responsable cree que la mejor manera de trabajar con el correo electrónico es gestionándolo y clasificándolo, a ser posible en bandejas de entradas separadas y agrupándolos por temas o cuestiones similares.
Martín compara este proceso con hacer la colada. “Imagínate abrir la secadora, sacar una camisa, doblarla y llevarla a la cómoda. Eso sería ineficaz. O imagínate encontrar un par de pantalones mojados, dejarlos con ropa seca y dejar la tarea para mañana. Así es como la mayoría de las personas administran su correo electrónico, enviando un correo electrónico a la vez y manteniendo las cosas en sus bandejas de entrada demasiado tiempo", asegura.
Sigue estos pasos
Yendo un poco más al fondo de la cuestión, la directora de productividad de Google establece unas pautas y pasos a seguir para hacer una buena gestión del correo electrónico
- Revista tu bandeja de entrada en un lugar preferente, antes de comenzar tus tareas diarias.
- Saca de este lugar cualquier mensaje que no necesites ver en este momento, como boletines, promociones y demás (aquí recomienda darse de baja o crear una regla o filtro dentro de la aplicación para que directamente los envíe a una bandeja de entrada separada).
- Marca los mensajes de correo electrónico que sean muy importantes. “Si el director general de tu empresa te envía un correo electrónico, debería verse diferente”, dice Martin.
- Utilizar las etiquetas VIP que proporcionan muchas plataformas de correo electrónico para marcar aquellos mensajes que necesitan atención inmediata. Estos dos primeros pasos ayudarán a iniciar el proceso de clasificación y separar el desorden de lo importante.
Qué hacer con el correo
Esta responsable también recomienda reservar algo de nuestro tiempo todas las mañanas para gestionar el correo electrónico.
Según ella, una de las razones por las que el mail nos genera estrés es porque no lo consideramos una tarea más, sino algo de lo que debemos estar pendientes, por lo que intentamos adaptarlo a otros asuntos que sí son tareas. Por eso, Martin sugiere dedicar 20 minutos cada mañana para revisar el correo electrónico, otros 20 minutos después de comer y un rato antes de salir del trabajo para ordenar la bandeja de entrada. Deberemos empezar siempre por el mensaje más antiguo y decidiendo si es algo que puede eliminar o archivar.
Si no podemos hacer eso, entonces deberíamos clasificar el mensaje en tres posibles carpetas.
- Algo que debes hacer. En este caso, y si esta tarea no nos implica más de dos minutos, deberíamos completarla. Si no, deberíamos moverla a una de las otras dos carpetas
- Algo que necesitas leer
- Algo que está esperando más información o respuesta.
Estas dos carpetas pueden ser revisadas durante el resto de nuestra jornada laboral. Martin asegura que suele aprovechar ratos tontos (como aquellos en los que no tiene mucha energía o cuando una reunión acaba antes) para revisar estas dos carpetas
Sin miedo a cerrar el correo electrónico
Por último, esta responsable asegura que “mucha gente tiene miedo de cerrar el correo electrónico”, pero reconoce no solo que es algo que ella misma hace, sino que es hasta necesario. “La cabeza necesita ese tiempo de concentración para terminar los proyectos de trabajo que no son de correo electrónico", señala.
Los consejos de Google han sido seguidos por muchos empleados de Google y, según una encuesta intera, sienten que han recuperado el 19% de su tiempo aplicando estas pautas.
“El correo electrónico no es tu trabajo; es un vehículo que debe ayudar a realizarlo”, explica. “Así es como se obtiene la información. El cambio de mentalidad está en cómo lo gestionas".
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