Las reuniones de trabajo, en especial aquellas que se realizan por videollamadas, se han convertido en las enemigas número uno de la productividad durante la pandemia. Muchos trabajadores han percibido en estos dos años que su número ha aumentado considerablemente al mismo ritmo que disminuía su utilidad, y varios estudios han revelado que racionalizando su uso los trabajadores rinden más.
Pero estos encuentros profesionales no son las únicas piedras en el camino de la productividad que han venido de la mano de la pandemia. Un estudio del software de gestión de proyectos de Asana acaba de revelar que las tareas menores a las que se tienen que enfrentar muchos trabajadores digitales, con mención destacada para la visualización y respuesta de notificaciones, son otra de las grandes enemigas del rendimiento laboral.
Las cifras. La investigación de Asana revela, entre otras cosas, que los trabajadores del conocimiento invierten el 58% de su jornada en pormenores del trabajo, es decir, aproximadamente 23 de las 40 horas de una semana laboral convencional. Entre estas tareas están atender a las notificaciones de trabajo, buscar información, cambiar entre diferentes aplicaciones, gestionar las prioridades cambiantes o actualizar el estado de un trabajo.
En cambio, el tiempo que dedican a las tareas importantes de su trabajo apenas supone el 33% de toda su jornada laboral, es decir, poco más de 13 horas a la semana, mientras que el resto de horas, un 9% del total, las dedican a trabajo estratégico: pensar y diseñar planes de acción para alcanzar los objetivos marcados.
Para realizar esta investigación, Asana encuestó a 10.624 trabajadores del conocimiento en todo el mundo.
Las principales distracciones. El estudio señala que los trabajadores son bombardeados todos los días, aproximadamente, con 32 emails, y que su atención se divide entre varias herramientas digitales y el cambio contante entre unas y otras: “Los pormenores del trabajo son una parte muy arraigada en las empresas modernas y aún siguen siendo el mayor obstáculo para la productividad. Son demasiados los trabajadores que se encuentran absorbidos por un mundo repleto de tareas pequeñas y repetitivas que se suman a una enorme carga laboral”.
Así, los investigadores afirman que con tantas herramientas abiertas y notificaciones que atender y clasificar (emails, recordatorios de reuniones, actualizaciones de trabajos en la propia Asana o en Slack, etc.) es difícil centrarse en el trabajo de verdad.
Obligados a responder. Además, más de la mitad de los trabajadores se sienten obligados a responder de una forma más o menos rápida a esas notificaciones, lo que hace que interrumpan constantemente sus tareas en lugar de terminarlas y entonces proceder a revisar todo lo que tienen pendiente. Asimismo, un tercio de los encuestados confiesa sentirse abrumado por la entrada constante de alertas.
En este sentido, el 48% de los empleados piensa que se podrían optimizar y limitar el número de notificaciones si se organizaran menos reuniones que fuesen más eficientes y productivas (porque una parte importante de las alertas vienen de convocatorias y recordatorios de estos encuentros), y un 45% de ellos opina que tener las responsabilidades claramente definidas tendría el mismo efecto. “Cuando cada tarea tiene un responsable, un contexto y un plazo claramente establecidos, el trabajo se realiza más rápido y con menos idas y vueltas”, recoge el estudio.
A vueltas con las reuniones. A pesar de que las reuniones no son el principal objeto de esta investigación sobre la productividad, el estudio también las menciona como una de las responsables de la enorme proliferación de tareas menores a las que tienen que enfrentarse los trabajadores digitales. Así, el documento señala que los empleados “pierden un promedio de casi tres horas a la semana en reuniones innecesarias”, y aún más tiempo con las notificaciones de convocatoria o recordatorio asociadas a ellas.
Ineficientes y de baja calidad. Otro estudio reciente, en este caso del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés), también vuelve sobre las reuniones para señalar que no sólo reducen la productividad porque son muchas, también porque son de baja calidad.
Los investigadores de este trabajo definen las reuniones de baja calidad como aquellas en las que hay dos personas con un rol similar dentro del equipo o de la empresa, en las que alguno de los convocados tiene otro encuentro al mismo tiempo y tiene que recortar ambos para no perderse ninguno, y en las que las personas están realizando otras tareas mientras asisten para que el trabajo no se les acumule en exceso.
Imagen | Maxim Ilyahov
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