Muchas de las técnicas y métodos de productividad se basan en elaborar listas de tareas pendientes. En realidad, elaborar esas listas no tiene mayor complicación porque nadie como tú sabe qué debes hacer durante el día.
Lo realmente complicado, es saber cómo priorizar esas tareas asignándole el grado de urgencia e importancia (valores que no siempre coinciden). Hay métodos de priorización de tareas sobre los que se han escrito decenas de libros, pero por su complejidad, no resultan útiles para todo el mundo..
El método ABCDE surge del libro ‘¡Trágate ese sapo! 21 estrategias para TRIUNFAR combatiendo la procrastinación’ de Brian Tracy. La principal protagonista de ese libro es la técnica de comerse un sapo a primera hora, que ya te hemos contado en Xataka. Sin embargo, la forma en la que planificas el resto de tareas también es importante para mejorar la productividad.
El método ABCDE: descifrar qué hacer antes
El método ABCDE es una forma sencilla para priorizar las tareas pendientes del día, y puede combinarse con sistemas de creación y organización de listas de tareas como la regla 1-3-5 para decidir qué tareas debes hacer antes.
Cuando hayas completado la lista de tareas pendientes, asigna una letra a cada tarea que determina su importancia. De ahí el nombre del método:
- Las tareas A son las más importantes de la lista. Son esas tareas que tienen consecuencias si no se hacen. Esa tarea puede ser “un sapo” que requiera mucho tiempo y dedicación, o una simple llamada. Pero no hacerla implica no cumplir un plazo, no asistir a una cita o perder un vuelo.
- Las tareas B son aquellas que también deben realizarse, pero no hacerlas de inmediato, no tendrá consecuencias tan graves como las tareas A. Sabes que debes hacerla en algún momento y en un corto plazo de tiempo, pero dispones de cierto margen de maniobra.
- Las tareas C, a diferencia de las B, son para aquellas tareas que no hacerlas no tiene ninguna consecuencia, pero hacerlas puede tener algunos beneficios.
Por poner un ejemplo de mi trabajo, por ejemplo, una tarea de tipo de C sería escribir un correo a una agencia de prensa para rechazar la invitación a un evento que no tiene nada que ver con la temática de mi trabajo (no es necesario hacerlo, pero contribuye a crear una buena relación profesional).
En cambio, una tarea B podría ser responder a la mayor brevedad posible a una persona de una agencia de prensa que está concretando una cita para una entrevista (tal vez pueda esperar un par de horas, pero debe hacerse). Una tarea A sería asistir a esa entrevista el día y a la hora acordada.
Tareas D y E: las más subjetivas
- Las tareas D son aquellas que pueden delegarse en otras personas. Esto, obviamente, no siempre es posible porque puede que no exista esa persona a quien delegar. No obstante, si la hubiera, son tareas que esa persona debería priorizar, pero no por encima de sus tareas A o B.
- Las tareas E son las últimas en prioridad. De hecho, son tan poco prioritarias que incluso podrían desecharse sin consecuencias. Por ello, son tareas con un alto componente de subjetividad que dependerá del momento y las circunstancias. Como dice el refrán finlandés: Lo que sea que dejes atrás, lo encontrarás frente a ti.
Las tareas catalogadas como tipo E son un arma de doble filo ya que, aunque en un momento puntual pueden ser desechadas sin problema, más adelante pueden alcanzar la clasificación de tarea A.
Pongamos como ejemplo que una de las tareas E es ir a hacer la compra. Si tienes suficiente comida en el frigorífico para cubrir un par de días, no existe la urgencia de pasarte por el súper antes de ir a casa. Sin embargo, al cabo de esos dos días, algo que era opcional, se convierte en necesario. Así que, la tarea que antes era de tipo E, vuelve a la lista como tarea de tipo B o A.
Establecer un orden de ejecución en las tareas es cuestión de práctica y previene, sobre todo, las situaciones de parálisis por análisis o, dicho de otro modo, verse tan sobrepasado por el número de tareas a realizar, que el cerebro se bloquea y se termina por no realizar ninguna.
En Xataka | Los cinco errores de Bill Gates que le llevaron a mejorar en el trabajo: la productividad no lo es todo
Imagen | Unsplash (Glenn Carstens-Peters)
Ver 3 comentarios