En el mundo anterior a la pandemia, cuando el trabajo en remoto era tan sólo una opción minoritaria, poco extendida y sólo permitida en casos contados, GitLab ya tenía a toda su plantilla, compuesta por más de mil empleados, trabajando a distancia desde donde querían y había creado un puesto directivo para coordinarlo todo, el head of remote. Gracias a ello, los diferentes confinamientos no afectaron en lo más mínimo al funcionamiento de esta empresa, que desde el año pasado no sólo desarrolla software colaborativo, también se ha convertido en una referencia mundial del trabajo all-remote.
Para GitLab, los pilares del trabajo completamente en remoto son la comunicación por escrito y asíncrona, la flexibilidad sobre las horas de trabajo establecidas y el respeto por la vida personal de los trabajadores, según su Manual remoto, una guía en la que ofrecen pautas, consejos e información útil sobre cómo implantar la modalidad all-remote en cualquier empresa.
Un nuevo planteamiento para las reuniones
Una de las principales reflexiones de este documento es que para abordar una forma nueva de trabajar hay que tener la mente abierta y abandonar la idea de que las dinámicas laborales que han funcionado hasta ahora son el único camino posible. Por ejemplo, en el Manual remoto GitLab otorga una importancia capital a la comunicación escrita frente a la oral, y no sólo porque los chats se usen más en la distancia: recomienda desarrollar guías de múltiples facetas de la compañía, como la información básica para los recién llegados, establecer agendas y resúmenes de las reuniones o páginas con preguntas frecuentes.
El objetivo de potenciar la comunicación escrita, explican desde GitLab, es “prevenir los ciclos tóxicos de reuniones que sólo sirven para poner al día” a los empleados y permitir que cualquiera pueda consultar dudas sin interrumpir el trabajo de otros. En la compañía norteamericana, la persona que convoca la reunión debe redactar un documento con los resultados y ofrecerlos a los demás miembros, hayan acudido o no a la cita, para que todos sepan qué ha ocurrido y entiendan cómo se ha llegado a tomar ciertas decisiones. Esto, además, disuade de convocar reuniones innecesarias.
El Manual remoto también señala que la comunicación escrita permite el trabajo asíncrono, otro de los grandes pilares del all-remote para GitLab, el uso de herramientas de traducción para miembros de la empresa que hablen otros idiomas y que el cerebro pueda procesar mejor la información.
El trabajo asíncrono y flexible
El trabajo asíncrono es otra de las facetas para las que las empresas deben tener la mente abierta, según GitLab. Los estadounidenses señalan que en una empresa con los empleados distribuidos por todo el planeta es contraproducente pretender que todos trabajen en el mismo horario, por lo que lo responsables de la organización y los equipos deben procurar establecer medios de comunicación adecuados para que puedan desarrollar sus tareas en el horario que mejor les convenga por su zona horaria sin que eso perjudique el desarrollo del proyecto.
Para ello, señalan que la adopción de la comunicación escrita, con la redacción de los avances en un documento común en la nube, es una buena herramienta, pero no la única. También aconsejan programar las tareas diarias para que los trabajadores sepan exactamente qué tienen que hacer independientemente del lugar en el que estén, procurar que conozcan los objetivos mensuales o trimestrales del proyecto y hacer que todos los miembros del equipo coincidan al menos durante unas horas de su jornada laboral.
Por otra parte, también recomiendan que los jefes sean flexibles con el horario dentro de las horas de trabajo establecidas, y no sólo en función del lugar de residencia del empleado. Por ejemplo, señalan que hay personas que trabajan mejor por la tarde y el empleador debería darle la opción, si así lo desea, de trabajar a esa hora del día.
El bienestar de los empleados
Una faceta en la que también insisten desde GitLab es en el respeto a la vida personal del empleado en remoto. Es decir, que trabajar desde casa no significa que esté disponible a cualquier hora. Por eso, recomiendan que la comunicación entre los diversos miembros de la empresa se desarrolle siempre por canales formales, como Teams o Slack, y que el trabajador no instale estas aplicaciones profesionales en su móvil salvo que sea estrictamente necesario.
Asimismo, explican que hacer que las reuniones sean opcionales ofrece flexibilidad a los trabajadores y nos les hace sentirse presionados si no pueden asistir. Una medida que no impedirá que el empleado no sepa de qué se ha hablado en la cita si el convocante ha redactado un documento con los resultados.
Para GitLab también es importante que se naturalice la aparición de miembros de la familia o mascotas de los compañeros en las videollamadas. No de forma habitual o permanente, claro, pero que si hacen acto de presencia en algún momento no se le dé mayor importancia, porque todos deben ser consientes de que están en entornos familiares en los que esas cosas pueden pasar.
Por lo demás, señalan que las empresas deben procurar potenciar valores de vida saludable entre sus empleados, con el foco especialmente puesto en la salud mental, con la incorporación de beneficios como sesiones psicológicas gratuitas. Y velar porque tengan un espacio de trabajo adecuado, con sillas cómodas y ergonómicas, pantallas a la altura correcta o reposapiés para evitar dolores musculares.
Otro aspecto que destacan es el de mantener o crear nuevos vínculos entre los trabajadores. En un entorno físico, las relaciones personales se desarrollan de forma natural con conversaciones informales sobre viajes, cine o deportes entre tarea y tarea, algo que se pierde al trabajar de forma distribuida. Por ello, GitLab señala que se deben fomentar los encuentros como cafés virtuales o happy hours en videollamadas para conseguir esa mayor integración del equipo en remoto.
La transición a remoto
Para la fase de transición del trabajo presencial al remoto, GitLab explica que lo principal es que la empresa forme un equipo de expertos en trabajo remoto, que se encargarán de identificar los aspectos que debe abordar la compañía para completar una transformación exitosa y asesorar y ayudar al resto de trabajadores con el cambio.
Después, debe crear un manual con los aspectos clave del trabajo en remoto en la empresa, para que los empleados tengan una referencia clara donde poder consultar sus dudas, crear un plan de comunicación en el que se aborde cómo se van a comunicar los trabajadores distribuidos y simplificar al máximo el uso de herramientas de teletrabajo para facilitar su labor: una única aplicación de chat, una única plataforma de videollamadas y, en el caso de necesitar VPN, que sus instrucciones de uso sean claras y sencillas.
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