La pandemia nos pilló a pie cambiado, incluso a los países que tuvimos tiempo a ver cómo iba evolucionando en China, en Corea del Sur, en Italia o en Japón pero no la dimensionamos hasta que no era demasiado tarde. Nadie sabe cómo será el futuro cuando todo esto pase, ni siquiera es una certeza que vaya a llegar una vacuna a medio plazo, y mientras tanto no nos queda otra que volver a aprender a vivir con unas reglas diferentes a las que teníamos hasta 2019, entre las cuales están un mayor riesgo al trabajar en entornos cerrados.
Algunas de esas reglas también pasan por algunos de los dogmas de fe del ámbito laboral que han caído con el mayor experimento de teletrabajo de la historia, abriendo la puerta a nuevos escenarios en los que el teletrabajo post-pandemia cobre mucha más fuerza que antes, y cuyas consecuencias también salpicarán a las oficinas, que podrán, si no eliminarse para muchas empresas, sí contraerse y cambiar su modelo.
Empresa de 300 empleados, oficina para 150
En Manhattan el problema está viéndose venir, algo que no solo afectaría a los propietarios de las oficinas, sino también a todo un tejido comercial a su alrededor -restaurantes, cafeterías, transporte privado- e incluso a los impuestos municipales. Jes Staley, director ejecutivo de Barclays, dijo que "la idea de poner a 7.000 personas a trabajar en un mismo edificio puede ser algo del pasado". Google está reconsiderando sus contratos inmobiliarios para adaptarse a un mayor volumen de teletrabajo y Twitter hará permanente el teletrabajo para los empleados que lo soliciten, hablando de "una mano de obra más distribuida".
La tendencia que viene: empresas haciendo el teletrabajo permanente para una parte de su plantilla
En España esto también está ocurriendo. El diario económico El Economista planea no renovar el contrato de alquiler de sus oficinas cuando termine el año para pasar a una más pequeña en la que ni siquiera quepa su actual plantilla, en vista a potenciar el teletrabajo, según fuentes cercanas al periódico. Idealista, el portal inmobiliario, también ha anunciado que una parte de su plantilla, de 800 personas, tampoco volverá a las oficinas cuando pase la crisis sanitaria.
A nivel legislativo, en Italia el teletrabajo pasará a ser un derecho para los trabajadores con un empleo que lo permita y que tengan hijos menores de 14 años. En España, los sindicatos están exigiendo una legislación similar para que se cumplan los derechos laborales en esta fórmula de trabajo.
El teletrabajo ya está aquí, y aunque la transición de quienes se lo pueden plantear no sea total e inmediata, sí podemos empezar a ver una metamorfosis gradual en los próximos años con la pandemia prendiendo la mecha.
Así lo cree Fernando Encinar, Jefe de Estudios en Idealista. "Con el auge del teletrabajo -y la experiencia está siendo muy positiva por lo que tengo entendido- veremos muchas empresas buscando oficinas más pequeñas, aunque más céntricas".
Pone el ejemplo de una empresa de 300 trabajadores cuyas instalaciones actuales tengan espacio listo para esos 300 y algunos más. "Para pagar unas instalaciones así a un precio adecuado, en la mayoría de casos se tenía que ir a un polígono o a las afueras de la ciudad. Si en esta empresa pasan a teletrabajar 150 empleados, ya necesita unas oficinas más pequeñas, de 150 o 200, con una parte fija y otra flotante", dice Encinar en referencia a puestos de trabajo que dejan de ser fijos, más propios hasta ahora de un coworking.
"Había dos frenos para la implantación del teletrabajo en muchas empresas: una parte tecnológica (ordenadores, conectividad...) que no se planteaba, pero que al haberla tenido que preparar por fuerza mayor, ya está montada. La otra, el miedo de algunos directivos a perder el control. Eso se ha roto, los resultados en general están siendo buenas. La consecuencia será que ni siquiera haga falta tener a todos los empleados viviendo en la misma ciudad que la empresa, con que puedan desplazarse a ella de vez en cuando será suficiente", concluye Encinar.
Si en el futuro -y hay motivos para pensar que será así- el trabajo presencial pasa a ocupar un día cada semana o cada dos semanas, las oficinas podrían reducir sus tamaños y cambiar su concepto de escritorios
Entre un 30% y un 35% de la población activa ha teletrabajado durante el confinamiento, muy por encima del 4% que lo hacían durante la vieja normalidad. Entre los motivos que pueden ocasionar la satisfacción de la empresa con este modelo está el buen rendimiento logrado en estos meses y la reducción de costes que supone para la empresa, ya que con una parte de sus empleados trabajando desde sus casas se consigue ahorrar en electricidad, agua, limpieza y mantenimiento, y especialmente, en el alquiler de las oficinas, que pueden pasar a ser mucho menores como estamos viendo, y por tanto bajar el coste por empleado.
"Esto lo estamos viendo mucho en Barcelona", comenta Encinar. "Gente centroeuropea o noreuropea, de países como Alemania, Países Bajos, Suecia o Dinamarca, que trabaja desde España, en remoto. Luego va una vez cada semana o cada dos semanas a su país, a las oficinas, y al acabar el día se vuelve, algo que es posible gracias a las aerolíneas low-cost. Esto creo que lo vamos a ver mucho más a partir de ahora, ya no a nivel internacional sino de gente que se va a 30, 50, 100 kilómetros de sus oficinas porque solo necesita visitarlas de vez en cuando, no todos los días. Esa gente podrá irse a casas mejores más lejos de su oficina, y las oficinas podrán irse a zonas más céntricas ya que podrán ser más pequeñas", concluye.
De fondo podemos intuir un panorama en el que la proximidad con el lugar de trabajo ya no sea tan decisiva a la hora de escoger dónde vivir. Cuando el mercado inmobiliario de las oficinas estornuda, tintinean los picaportes del mercado inmobiliario entero.
La vida en oficina tras la pandemia: sin botones y sin manivelas, sin contacto
Estampa habitual de una oficina, con proximidad entre empleados durante una reunión, que tardaremos en volver a ver.
Para las oficinas que sigan con su actividad sin modificaciones post-pandemia y para las que se contraigan aprovechando la transición al teletrabajo, la vida tampoco será la misma. Si en los últimos lustros hemos visto una transición hacia oficinas abiertas, la era de los cubículos y los parabanes, tan habituales en los años noventa, pueden estar de vuelta, o al menos un enfoque más distanciado y menos propenso a zonas de trabajo densamente pobladas. Casualmente, en los últimos tiempos habían surgido algunas voces posicionándose en contra de este modelo.
Para la actividad que siga en las oficinas se plantean medidas que favorezcan el distanciamiento social y anulen los elementos de contacto compartido, como botones o pomos
Algunos diseñadores especializados en interiores de empresa están lanzando algunas propuestas para la transición hacia oficinas más seguras ante un virus que ha cambiado al planeta. Medidas como sistemas de recirculación y filtración del aire (como en los aviones), preferencia de materiales antimicrobianos para nuevas construcciones, pasillos más amplios con regulación de los sentidos de la circulación, y muchas reformulaciones de elementos como el ascensor o los cuartos de baño para que se puedan usar sin ningún tipo de contacto físico.
Ni botones, ni pomos, ni manivelas. Nada que implique pasar la mano por una superficie que luego otro también tocará. Hasta las pilas para el aseo tendrán barreras de plexiglás para separar a sus usuarios entre ellos, según contó Toyota como parte de sus planes.
Estos diseñadores especializados también plantean soluciones -quizás solo viables para grandes corporaciones- como adaptar ascensores y otros espacios comunes para que puedan ser utilizados mediante comandos de voz, incluso para abrir puertas. Las medidas pueden llegar hasta plantear el uso de videoconferencias incluso con gente que también esté en la oficina para no tener que usar salas de conferencias.
Los espacios de trabajo personales (AKA escritorios) también tendrán que ser reformulados para facilitar su limpieza diaria, algo que implica erradicar los objetos decorativos y personales, como fotos o enseres propios, y pensar en el equipamiento tecnológico en clave portátil, al menos a medio plazo.
La idea, que cada empleado pueda trabajar con su equipo y llevárselo al acabar la jornada. En ese sentido, ganarían popularidad los monitores externos listos para que cada empleado conecte su portátil y quede libre para que otro día lo use otro empleado diferente, en línea con los puestos flotantes de los que hablaba Encinar.
Gable Clarke, uno de esos diseñadores, habló de medidas como el trabajo presencial intermitente. "Quizás dividas el trabajo presencial por la mitad, media plantilla vaya a la oficina los lunes y los miércoles, y la otra media los martes y los jueves". Empresas como Google planean oficinas más vacías, algo para lo que podría encajar una medida de ese estilo. Además, especialmente en grandes empresas se podría pensar, según Clarke, en personal dedicado íntegramente a velar por el cumplimiento de las medidas de higiene, una especie de "policía sanitaria" dentro de la propia empresa. La nueva normalidad irá llegando, y en ella tendrán ventaja quienes mejor sepan adaptarse a ella encontrando el equilibrio entre productividad, seguridad y medidas en favor de la salud mental de sus empleados. Darwinismo empresarial para una pandemia.
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