La llegada de una persona a un nuevo puesto de trabajo es clave. Para esa persona y para la empresa. Cada vez más las compañías incorporan procesos de onboarding para que el aterrizaje de nuevos miembros del equipo ayude al empleado a arrancar en su nueva posición con el pie derecho. La principal función de este proceso es facilitar toda la formación, información y la adopción de herramientas útiles para las futuras tareas.
Según datos de LinkedIn, un buen proceso de onboarding puede llegar a mejorar la tasa de retención de los nuevos empleados hasta un 82% y la productividad de los mismos en más de un 70%. Así, uno de cada cuatro empleados deja su nuevo puesto en los primeros 45 días, de acuerdo con un estudio realizado por la misma red social. En términos económicos, cuando se pierde a un buen trabajador, el coste para una compañía asciende a alrededor de un tercio del salario anual de un empleado, según Employee Benefit News.
Vamos a repasar procesos de diversas empresas y algunos consejos para dar la bienvenida a los nuevos empleados, tanto en oficina, como en los tiempos del teletrabajo.
"Desde el sí hasta el escritorio" de Twitter
Un antiguo empleado de Twitter, Alex McCauley, desveló que desde el momento en que un candidato dice sí a un puesto de empleo comienza un proceso de 75 pasos que ayuda a los reclutadores a unir al nuevo trabajador con el departamento tecnológico y con el de recursos humanos.
El objetivo es poder preparar las herramientas que va a necesitar para llevar a cabo sus futuras tareas. Estos 75 pasos incluyen: hacer un correo corporativo a la persona según ella decida qué nombre prefiere; escoger el escritorio que más le convenga dentro de su departamento y oficina; preparar un kit de bienvenida con una camiseta y una botella de vino; o enviar un PDF que detalla qué se espera del nuevo empleado en su primer día de oficina.
El primer día de oficina tiene que haber algún gerente de la empresa para recibir al nuevo empleado. Durante la mañana, la persona recién llegada debe reunirse con personas de las áreas de logística, recursos humanos y TI. Ese día se reserva mesa para que el nuevo empleado coma con todo su equipo. Por la tarde se le explican temas como los proyectos en los que Twitter está trabajando, historia de la empresa, chistes internos, herramientas tecnolñogicas más usadas...
Tras el primer día, según McCauley, una vez al mes hay un encuentro “Happy hour” para las personas recién llegadas con el equipo senior. Los viernes por las tardes se realizan diferentes presentaciones de media hora con otros departamentos de la firma como el equipo web, el de apoyo o el de comunicaciones. Periódicamente se les consulta a los empleados cómo creen que se puede mejorar esta llegada a las filas de la red social.
Un plan estructurado de 90 días de LinkedIn y cinco pasos
LinkedIn habla de centrar el proceso en los primeros 90 días que arrancan desde que se toma la decisión de elegir un nuevo empleado. Estos 90 días se dividen en 5 pasos.
- El “Paquete de Pre-embarque” o "pre-onboarding". Para ello, una empresa debe contar con unos documentos donde se explique al detalle temas como el salario y otros beneficios de trabajar en la firma, datos sobre los equipos y la tecnología que tendrán que utilizar o información muy concreta sobre la hora de llegada el primer día y cómo va a ser este día. Los gerentes del equipo deben crear un mail profesional a la persona y añadirla a todas las listas de correo electrónico que le vayan a hacer falta para realizar sus tareas. También LinkedIn recomienda agendar cuanto antes una comida de equipo el primer o segundo día de trabajo.
El primer día. El segundo paso radica en el primer día que debe ser “interactivo y divertido”. Es una jornada en la que la nueva persona debe conocer al equipo, a sus compañeros, hacer un tour por las instalaciones, conocer cuáles son los restaurantes más cercanos, explicarle cómo hacer si necesitan apoyo en el manejo de herramientas tecnológicas... Dicen desde LinkedIn que ese día sirve para hacer a los nuevos empleados "sentirse parte del equipo".
El segundo día. El tercer paso de este proceso es el segundo día, más serio que el primero: hay que sentarse y hablar de las responsabilidades del nuevo empleo, las expectativas que la empresa tiene en esta persona recién llegada durante los próximos 30 y 60 días y los objetivos anuales que el equipo persigue. Se recomienda que el gerente y el recién llegado tengan una jornada intensa tratando estos temas y también que el coordinador o directivo recuerde qué quiere específicamente del trabajador.
La primera semana en la oficina. Esta es clave y se recomienda dar mucho apoyo, información y fuentes para que el empleado pueda comenzar a ser independiente. También hay que dejarle muy claras cuáles son las prioridades cuando se sienta delante del escritorio cada día. Se deben también repasar los valores de la empresa, su estructura y sus dinámicas.
Un mes más tarde. Tras el primer mes desde la llegada, LinkedIn aconseja a los directivos sentarse a hablar con los nuevos trabajadores para decirles cómo pueden mejorar. Además, gerente y trabajador deben volver a reunirse tras el primer mes de oficina para tratar asuntos como qué áreas se podrían mejorar (por ambos lados), cómo hacer para mejorar el trabajo conjunto y preguntar al trabajador si tiene nuevas pregiuntas o preocupaciones.
La responsabilidad en todo el equipo de Google
Laszlo Bock antiguo vicepresidente sénior de operaciones de personal de Google describió en su libro "Work Rules!"-en el que desveló muchas de sus técnicas de recursos humanos como parte del equipo de la empresa de Mountain View- su idea para manera de aumentar la eficacia de los Noogler (nuevos Googlers).
Según sus palabras, hizo una investigación que concluyó que el proceso de incorporación, era crítico para el éxito del empleado y del equipo. Y vio que era muy efectivo crear lazos entre los trabajadores ya desde antes de la llegada de un nuevo miembro del equipo a la oficina.
Este proyecto de Onboarding incluía enviar un correo electrónico a los gerentes el domingo anterior al primer día de la llegada de una nueva persona. En ese mail se emparejaba al "Noogler" (nuevo en Google) con un compañero que se iba a encargar de que la llegada fuese amable y cómoda. Además, al presentar de forma online a los recién llegados con el equipo directivo también se les animaba a comentar abiertamente todo lo que creyesen oportuno en ese momento y en el futuro.
Dos semanas después de la orientación, los nuevos contratados de Google en tiempos de Bock recibían un correo electrónico de seguimiento recordándoles la importancia de hacer muchas preguntas al resto del equipo, de hacer esfuerzos por conocer a los compañeros y de programar encuentros con sus superiores de forma regular.
Los primeros días de trabajo: ideas de grandes empresas para hacer el camino sencillo a la oficina
Algunas ideas, según grandes empresas, para que la llegada de nuevos empleados vaya bien son:
No exigir mucho los primeros días. Dimos Raptis, un antiguo empleado de Amazon, explicó en Quora que el onboarding en las filas del gigante de ventas online “es el único período en el que puedes ser "improductivo" y hacer muchas preguntas a tus compañeros”. Según el ingeniero, es bueno aprender todo lo que se pueda en este tiempo puesto que, “más tarde, cuando tengas más trabajo que tiempo libre te agradecerás a ti mismo poder estar al día con todas las herramientas y procesos”.
Cercanía y comodidad en el trato. En Facebook, una persona que vivió este proceso, comentó en un comunicado de prensa oficial que lo que más valoró fue el hecho de que “fuera accesible y disponible para cualquier cosa cuando lo necesitaba, fue realmente útil y eso redujo mis preocupaciones".
- Motivación y expectativas del trabajador. Un nuevo empleado de Tesla filtró el llamado "The Anti-Handbook Handbook", el libro que reciben los recién llegados a las filas de la empresa de Elon Musk. En él hay ciertas afirmaciones relacionadas con lo que la compañía quiere de los trabajadores. "Si ves oportunidades para mejorar la forma en que hacemos las cosas, habla aunque estén fuera de tu área de responsabilidad. Y es que, añade el libro que "tus buenas ideas no significan nada si te las guardas para ti". Además, motivacionalmente, este documento dice: "Somos Tesla. Estamos cambiando el mundo. Estamos dispuestos a repensar todo. Somos diferentes y nos gusta así".
Cuando el recibimiento a los empleados se hace con la frialdad de la distancia: Onboarding en tiempos de teletrabajo
Dedicar más tiempo al proceso de recepción. Kelly Chuck, que es la persona encargada de liderar el currículo del programa de incorporación en LinkedIn, vio un nuevo reto con la llegada de la pandemia y la necesidad enviar a todo el mundo a trabajar en sus casas: averiguar cómo asegurarse de que los nuevos empleados se sintieran bienvenidos y contentos de su nuevo empleo en ausencia de visitas a la oficina, comidas con el equipo o encuentros con los nuevos compañeros. Una de las primeras decisiones de Chuck fue cambiar el programa de onboarding de un día a una semana.
Procura poder dar las herramientas adecuadas a tus trabajadores a pesar de la distancia. Este año Google tuvo problemas para conseguir equipos para que sus nuevos trabajadores (ahora en remoto). En una información publicada por CNBC, una fuente anónima explicó que el aprovisionamiento de equipos para las nuevas contrataciones estuvo limitado y eso llevó a que "el proceso de incorporación de nuevos empleados haya sido más lento" desde que todo el personal pasase a trabajar en casa en el mes de marzo.
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Cabe recordar que una de las máximas de Laszlo Bock, antiguo director de Recursos Humanos en Google y ahora CEO de Humu, firma que ofrece herramientas para crear mejores espacios de trabajo, tiene una máxima: "Pasamos más tiempo trabajando que haciendo cualquier otra cosa en la vida. Por ello no está bien que la experiencia de trabajar sea desmotivadora o deshumanizante".
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